Công việc đầu tiên của nhà quản lý nhân sự trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự của tổ chức là xem xét lại tình trạng nhân sự hiện naỵ Nhiều nhà quản lý gọi đây là bước kiểm kê lại nhân sự của tổ chức để xây dựng kế hoạch cho giai đoạn tiếp theọ Trong các tổ chức nhỏ, vấn đề kiểm kê không gặp nhiều khó khăn, nhưng tổ chức lớn, đặc biệt là các cơ quan nhân sự trung ương của hệ thống hành chính nhà nước việc
kiểm kê này gặp không ít khó khăn. Nhiều nước không có số liệu chính xác về người làm việc cho các cơ quan nhà nước. Áp dụng công nghệ hiện đại và những kỷ luật quy định về thống kê nhân sự của các bộ phận trong các tổ chức hành chính nhà nước cũng như các tổ chức khác có thể giúp cho các nhà quản lý nhanh chóng có được bản kiểm kê nhân sự hàng quý, nửa năm và hàng năm.
Kiểm kê nhân sự không chỉ đơn thuần dừng lại ở số lượng nhân sự hiện đang được sử dụng ở các đơn vị, các tổ chức hành chính nhà nước mà vấn đề quan trọng hơn của báo cáo kiểm kê nhân sự chỉ ra được những đặc trưng chủ yếu của nguồn nhân lực như: tuổi; trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, tay nghề và những yếu tố nhân sự khác. Báo cáo nhân sự cũng tiến hành đồng thời việc phân tích công việc trong tổ chức hiện tạị Xác định các loại công việc và những đòi hỏi cần thiết cho các loại công việc đó. Ví dụ, một công việc ở bậc ba chuyên viên chính là gì; sự khác nhau giữa bậc ba chuyên viên chính với bậc 1 hay bậc 2 là gì hay chỉ do thâm niên để chuyển từ bậc ba lên bậc bốn mà không cần có yêu cầu gì khác.
Phân tích công việc và trả lời được các câu hỏi trên cũng chính là cách thức để xác định người cần thiết cho các vị trí đó. Đây cũng là một công việc khó khăn cho mô hình nhân sự chức nghiệp, lấy thâm niên làm yếu tố quan trọng cho việc tăng bậc hay chuyển ngạch. Áp dụng nhiều phương pháp khác nhau có thể giúp cho các nhà quản lý biết được đích thực sự đòi hỏi của công việc đối với nhân sự. Các phương pháp như: quan sát; phỏng vấn; điều tra bằng các phiếu hỏi; phương pháp chuyên gia và phương pháp ghi chép quá trình công tác của một người tại một công việc cụ thể.
Trên cơ sở các loại thông tin thu lượm được qua phân tích công việc, các nhà quản lý cần mô tả công việc bằng các báo cáo cụ thể: việc gì người lao động phải làm; làm như thế nào và tại sao phải làm như vậỵ
Hai hoạt động trên có ý nghĩa quan trọng trong việc xem xét, đánh giá nguồn nhân lực hiện có của tổ chức nhà nước. Phân tích công việc cũng như kiểm kê nguồn nhân lực của tổ chức phải được coi như là một công việc mang tính cập nhật, thường xuyên của quản lý nhân sự tổ chức. Đó là hoạt động cung cấp nhiều loại thông tin cần thiết cho các nhà quản lý tổ chức nói chung. Đây cũng là một trong những hạn chế của hoạt động quản lý nhân sự trong cơ quan nhà nước hiện naỵ
- Cung cấp thông tin để mô tả công việc; - Cung cấp thông tin để cụ thể hóa công việc;
- Cung cấp thông tin để thiết kế công việc tốt hơn; - Cung cấp thông tin để tuyển chọn nhân sự; - Cung cấp để đánh giá công việc;
- Cung cấp thông tin để bồi dưỡng và phát triển nhân lực; - Cung cấp để phát triển chức nghiệp;
- Cung cấp thông tin để xác định tiền công, phúc lợi;
- Cung cấp thông tin để xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển.