Quy trình đào tạo của Sở cần được thiết lập theo chương trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Các bước cụ thể trong quy trình gồm:
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN Phòng TCCB/Các đơn vị Phòng Tổ chức cán bộ Lãnh đạo Sở/đơn vị Phòng TCCB/Các đơn vị Phòng TCCB/Các đơn vị có liên quan Lãnh đạo Sở/đơn vị Phòng TCCB/Các đơn vị có liên quan Phòng TCCB/Các đơn vị có liên quan
Hình 3.2: Quy trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực Xác định nhu cầu đào tạo:
Nhu cầu đào tạo được xác định trên các cơ sở sau:
- Đào tạo định hướng cho đội ngũ nhân viên mới được tuyển dụng. Phê duyệt
Lập kế hoạch đào tạo Xác định nhu cầu Cơ quan/Sở tự tổ chức tổ chức Tổ chức đào tạo N Liên hệ tổ chức đào tạo Chuẩn bị tài liệu Tiếp nhận tài liệu Phê duyệt Y
Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo
Y
N N
- Căn cứ vào đánh giá kết quả công tác của cán bộ nhân viên được thực hiện định kỳ. Thông qua kết quả đánh giá công việc, tổ chức có thể biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân, từ đó đưa ra nội dung đào tạo phù hợp nguyện vọng và sự phát triển của các cá nhân.
- Đào tạo để đáp ứng yêu cầu mở rộng công việc hoặc đào tạo để cán bộ nhân viên có thể khai thác và sử dụng hiệu quả các trang thiết bị của hệ thống công nghệ thông tin hiện đạị
- Đào tạo các cán bộ nguồn để đáp ứng các yêu cầu mở rộng hoạt động tương laị
- Đào tạo kiến thức về các hoạt động và quy trình mớị
Hàng năm, phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm dự kiến các chương trình đào tạo sẽ được tổ chức trong năm kế hoạch, thông báo tới cán bộ nhân viên trong toàn Sở để mọi người được biết và chủ động đăng ký với phòng Tổ chức cán bộ về nhu cầu đào tạo trong năm kế hoạch (Phụ lục 1).
Các cá nhân cũng có thể đề đạt nhu cầu đào tạo của bản thân qua cán bộ quản lý trực tiếp của mình để cán bộ quản lý báo cáo lên phòng Tổ chức cán bộ tổng hợp nhu cầụ
Kế hoạch đào tạo:
Căn cứ vào các nhu cầu đào tạo nêu trên, phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tổng hợp và phân tích để xác định nhu cầu đào tạo của cán bộ nhân viên trong toàn Sở và thứ tự ưu tiên đào tạo, trên cơ sở đó lập Kế hoạch đào tạo cho cán bộ nhân viên.
Phòng Tổ chức cán bộ và bộ phận tổ chức của các đơn vị trực thuộc Sở chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch đào tạo hàng năm. Cụ thể là :
- Chủ trì xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch hàng năm của từng đơn vị và toàn Sở.
- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận xác định, lựa chọn đối tượng đào tạo phù hợp với nhu cầu cá nhân và yêu cầu công việc.
- Lựa chọn cá nhân, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo theo đúng các qui định quản lý hành chính của Nhà nước và của Sở.
- Giám sát đơn vị (cá nhân) cung cấp dịch vụ đào tạo trong quá trình triển khai các hoạt động đào tạọ
- Thực hiện công tác đánh giá hiệu quả đào tạo, bao gồm đánh giá trong và sau khi đào tạọ
- Thực hiện các thủ tục hành chính theo đúng qui định của Nhà nước, của Sở đối với những cá nhân được cử đi học tập, đào tạọ
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong Sở, các cơ quan bên ngoài có liên quan đảm bảo nguồn kinh phí, cơ sở vật chất cho các khoá đào tạọ
Ngân sách đào tạo:
Ngân sách cho các hoạt động đào tạo là vấn đề quan trọng nhất để có thể tiến hành được các khóa đào tạo theo kế hoạch. Trong điều kiện nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho Sở thực hiện công tác đào tạo có hạn thì việc huy động các nguồn lực tài trợ từ bên ngoài là hết sức quan trọng, thậm chí ảnh hưởng quyết định đến việc triển khai kế hoạch đào tạọ Trách nhiệm trong việc đưa ra giải pháp giải quyết những khó khăn về ngân sách cho đào tạo như sau:
- Phòng Tổ chức cán bộ kết hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính lập kế hoạch ngân sách cho hoạt động đào tạo về các mặt như lượng kinh phí cần thiết cho từng năm, cân đối giữa nguồn tự có, ngân sách cấp hàng năm và đề xuất các biện pháp huy động nguồn kinh phí tài trợ.
- Để có thể triển khai tốt kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực, Lãnh đạo Sở, phòng Tổ chức cán bộ và các đơn vị trực thuộc thành lập Ban chỉ đạo thực hiện để xúc tiến việc triển khai, kiểm soát các hoạt động đào tạo và chủ động tìm các nguồn tài trợ hoặc huy động kinh phí cho đào tạọ
Nguồn kinh phí cho đào tạo sẽ bao gồm:
- Quỹ đào tạo trích trong kinh phí hoạt động hàng năm (đối với đơn vị có thu). - Nguồn tài trợ trong và ngoài nước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngân sách Nhà nước dành cho đào tạo (cấp trực tiếp cho Sở và theo chỉ tiêu). - Các chương trình, chính sách đào tạo của Nhà nước theo từng dự án.
- Cá nhân tự túc kinh phí cho các khoá đào tạọ
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo thực hiện kế hoạch đào tạo:
- Xúc tiến việc tổ chức triển khai, kiểm soát các hoạt động đào tạo theo từng năm và xem xét điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Xác định lượng kinh phí cần huy động cho mỗi hoạt động đào tạọ - Các nguồn cụ thể để tiếp cận và mức huy động từ mỗi nguồn.
- Xây dựng kế hoạch tạo nguồn kinh phí và các biện pháp, hoạt động triển khai cụ thể để tạo được nguồn kinh phí cần thiết.
- Thực hiện đúng theo trách nhiệm của từng cá nhân trong Ban đối với việc theo dõi từng nguồn kinh phí.
Kế hoạch về huy động kinh phí đào tạo này phải được lãnh đạo Sở phê duyệt cùng với kế hoạch ngân sách chung của Sở để triển khai thực hiện các kế hoạch đào tạọ Lãnh đạo Sở xem xét và ra quyết định phê duyệt kế hoạch về kinh phí đào tạo đồng thời chỉ đạo phòng Tổ chức cán bộ, các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch ngân sách đã phê duyệt.
Kế hoạch chi tiết về ngân sách, kinh phí đào tạo cho năm sau được xây dựng và phê duyệt vào cuối quý IV của năm trước. Trước khi xây dựng kế hoạch năm sau cần có đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch của năm, làm cơ sở xây dựng kế hoạch năm saụ
Phê duyệt kế hoạch đào tạo:
Kế hoạch đào tạo được lãnh đạo Sở/đơn vị trực tiếp xem xét và phê duyệt trước khi được tổ chức triển khaị
Sở tự đào tạo hoặc liên hệ tổ chức đào tạo bên ngoài:
Đối với các khoá đào tạo do Sở tự tổ chức: Trên cơ sở kế hoạch đào tạo đã được lãnh đạo Sở/đơn vị phê duyệt, phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan xác định các loại hình đào tạo phù hợp (đào tạo định hướng, kèm cặp, huấn luyện tại nơi làm việc, tổ chức các buổi hội thảo, các khoá đào tạo ngắn hạn).
Đối với trường hợp Sở thuê các cơ sở đào tạo bên ngoài: phòng Tổ chức cán bộ thu thập thông tin và đánh giá năng lực của trường, trung tâm, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạọ Trên cơ sở đó lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo đáp ứng được các yêu cầu đặt ra cho mỗi chương trình đào tạọ Các khóa đào tạo bên ngoài thường thuộc các nội dung sau: Đào tạo về kiến thức, kỹ năng, năng lực và hành vị
Chuẩn bị tài liệu:
Các khoá đào tạo do Sở tự tổ chức: Phòng Tổ chức cán bộ sẽ phối hợp với các đơn vị trong toàn Sở chuẩn bị tài liệu cho các khoá đào tạo nàỵ
Các khoá đào tạo do Sở thuê trường, trung tâm, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức: Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm liên hệ với các cơ sở đào tạo để tiếp
nhận, xem xét và đánh giá các tài liệu do các cơ sở đào tạo chuẩn bị trước khi trình lãnh đạo Sở/đơn vị xem xét và phê duyệt.
Phê duyệt tài liệu đào tạo:
Tài liệu đào tạo do Sở tự tổ chức hoặc do phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức đều phải được lãnh đạo Sở/đơn vị xem xét và phê duyệt trước khi cho tổ chức thực hiện.
Tổ chức các khoá đào tạo:
Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với các Phòng/Ban/đơn vị có liên quan trong toàn Sở tổ chức các khoá đào tạo theo kế hoạch và chương trình đã được lãnh đạo Sở/đơn vị phê duyệt.
Phối hợp với Trường đại học Nông Lâm thành phố với các khóa đào tạo về đo đạc bản đồ, quy hoạch, Trung tâm ngoại ngữ và tin học để đào tạo tin học, ngoại ngữ. Sở có thể mời các chuyên gia, giảng viên trường Đại học Nông Lâm về giảng dạỵ
Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo:
Đánh giá ngay sau khi đào tạo: Ngay sau khi tham dự các khoá đào tạo, các khoá hội thảọ Mỗi cán bộ nhân viên có trách nhiệm hoàn thành đánh giá đào tạo và gửi về phòng Tổ chức cán bộ. Việc đánh giá đào tạo có thể được thực hiện trước, trong và sau khi đào tạo với qui trình như sau:
Bảng 3.2 :Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo
Cái gì/mặt gì Người đánh giá Khi nào
Như thế nào
(có thể thực hiện một hay một số trong những cách
thức dưới đây) Năng lực của đối (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tượng đào tạo, nội dung, chương trình, phương pháp đào tạo
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, cán bộ phụ trách công tác đào tạo
Trước khi khóa học được tiến hành
Khảo sát, điều tra, nghiên cứu tài liệụ
Thực hiện các hoạt động (các khóa) đào tạo Người tổ chức, quản lý khóa học, học viên, cơ sở đào tạo Trong khi thực hiện khóa học
Giám sát, điều tra thăm dò (qua phiếu đánh giá), ý kiến báo cáo, phản ánh của những người có liên quan.
Kết quả học tập Cơ sở đào tạo, học
viên Sau khóa học Kết quả học tập đạt được. Kết quả ứng dụng, áp dụng kiến thức, kỹ năng vào thực tế công việc Lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác Định kỳ, sự vụ
Kết quả hoàn thành công việc, phiếu thăm dò, phiếu đánh giá (Phụ lục 2). Kết quả phát triển cá nhân Cá nhân, đồng nghiệp, lãnh đạo trực tiếp Thường xuyên Cảm nhận, giao việc để đánh giá năng lực, phiếu trắc nghiệm, thăm dò, góp ý, đề xuất, sáng kiến. Chia sẻ thông tin,
phối hợp, hợp tác (hành vi) Đồng nghiệp, đối tác, lãnh đạo Thường xuyên, sự vụ, quá trình làm việc Thăm dò, góp ý, kết quả công việc của cả tập thể. Cảm nhận của học
viên về khóa học Học viên, tổ chức Sau khóa học
Phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp (Phụ lục 3).
Căn cứ vào đánh giá kết quả công tác được thực hiện định kỳ, phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm phân tích và tổng hợp chất lượng các khoá đào tạo đã được tổ chức, trên cơ sở đó có những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng các khoá đào tạọ
Hàng năm, phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm đánh giá tổng hợp việc thực hiện kế hoạch đào tạo thông qua các tiêu chí sau: Số khoá đào tạo đã được tổ chức, số lượt học viên tham dự, số giờ học bình quân trên mỗi cán bộ nhân viên, chất lượng của các khoá đào tạọ Ngoài ra, Phòng Tổ chức cán bộ có thể tổng hợp các sáng kiến đã áp dụng được vào thực tế do tham dự các khóa đào tạọ