3.4.3.1. Hoàn thiện quy trình hoạch định nguồn nhân lực
Sở nên chú trọng hơn nữa trong việc hoạch định nguồn nhân lực để đáp ứng được nhu cầu phát triển trong tương laị Chính điều đó sẽ giúp Sở chủ động trong việc tổ chức và bố trí nhân sự. Tiến trình hoạch định nguồn nhân lực Sở nên tiến hành qua các bước:
- Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực - Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
- Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực - Bước 4 : Lập kế hoạch thực hiện
- Bước 5 : Đánh giá việc thực hiện kế hoạch → B1 : Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Trong tương lai, Sở không có nhu cầu mở rộng quy mô, thêm đơn vị, phòng ban vì cơ cấu tổ chức hiện tại đã tương đối ổn định và hợp lý. Do đó, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của Sở sẽ căn cứ vào những mục tiêu cần đạt được, những hoạt động trong thời gian tới cụ thể là căn cứ vào tầm nhìn, mục tiêu, sứ mệnh của Sở đến năm 2020 và các dự án, chương trình đang và sẽ triển khai thực hiện.
Trong thời gian tới, Sở cần nguồn nhân lực để thay thế đội ngũ cán bộ, nhân viên sắp về hưu (từ 50 tuổi trở lên) đồng thời làm trẻ hóa và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân viên.
- Số lượng: 50 ngườị
- Chất lượng: Trình độ chuyên môn, năng lực đáp ứng yêu cầu của vị trí tuyển dụng, có phẩm chất đạo đức tốt.
- Thời gian: đến năm 2020.
→ B2 : Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng, cơ cấu… và các chính sách quản lý nguồn nhân lực và rút ra ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực như đã phân tích ở chương 2.
→ B3 : Đưa ra quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực
Trong thời gian tới, Sở sẽ thiếu hụt nguồn nhân lực do đó cần có kế hoạch tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ.
• Kế hoạch đề bạt, bổ nhiệm: Trong 50 cán bộ, nhân viên độ tuổi 50 trở lên có 21 người giữ vị trí lãnh đạo, cán bộ quản lý; số còn lại là công chức, viên chức, nhân viên thừa hành. Để thay thế những cán bộ này, Sở nên lập kế hoạch xem xét việc bổ nhiệm, đề đạt những cán bộ ở vị trí thấp hơn, những cán bộ có năng lực quản lý, trình độ, phẩm chất đủ tiêu chuẩn vào những vị trí đó.
• Kế hoạch tuyển dụng: Sở cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài cho những vị trí còn thiếu, cụ thể hóa tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Nhà nước cho từng vị trí, chức danh cần tuyển dụng.
- Đối với lãnh đạo, cán bộ quản lý: yêu cầu trình độ đại học trở lên, đúng chuyên ngành, ưu tiên thạc sĩ, tiến sĩ, có năng lực, kinh nghiệm quản lý, phẩm chất đạo đức tốt.
- Đối với công chức, viên chức, nhân viên thừa hành: yêu cầu có trình độ, kiến thức đáp ứng yêu cầu công việc ở vị trí tuyển dụng, có phẩm chất đạo đức tốt.
→ B5 : Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
- Xác định những sai lệch giữa mục tiêu vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch.
- Phân tích nguyên nhân dẫn đến những sai lệch đó.
- Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện.
3.4.3.2. Hoàn thiện chính sách tuyển dụng cán bộ
Xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học, phù hợp với yêu cầu phát triển nguồn nhân lực trong tình hình mớị
Một là, đã đến lúc cần thực hiện công khai công tác tuyển chọn (xem xét cả hai nguồn tuyển chọn bên trong và bên ngoài Sở); các tiêu chuẩn tuyển chọn phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng, minh bạch; quy trình tuyển dụng phải chặt chẽ, quy cũ.
- Mục tiêu tuyển dụng:
+ Thực hiện nhiệm vụ được giao theo đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. + Đáp ứng đủ nguồn nhân lực để thực hiện yêu cầu công việc của đơn vị trong thời gian trước mắt và lâu dàị
- Nguyên tắc tuyển dụng:
+ Việc tuyển dụng bổ sung cần thực hiện theo nguyên tắc: căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí công tác của các chức danh cán bộ, công chức còn thiếu trong cơ quan và chỉ tiêu biên chế được giaọ Người được tuyển dụng phải có phẩm chất đạo đức,
đúng với tiêu chuẩn nghiệp vụ và thông qua thi tuyển theo quy định của pháp luật, đảm bảo nguyên tắc đúng người đúng việc, phù hợp với chuyên môn được đào tạo, phát huy được năng lực, sở trường của người được tuyển dụng vào làm việc.
+ Tuyển dụng theo đúng quy trình, công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và theo đúng quy định của Nhà nước. Thi tuyển công khai sẽ giải quyết được căn bản những hạn chế của xét tuyển thời gian qua như: thân quen, nể nang, cảm tính. + Các tiêu chuẩn tuyển chọn phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng, minh bạch, thực hiện quyền được biết tình hình, quyền tham dự, quyền tuyển chọn và quyền giám sát của quần chúng trong tuyển chọn khắc phục tình trạng quan hệ thân thích. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiêu chuẩn:
+ Phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm công tác. + Tiêu chuẩn về chuyên viên chính, nhân viên... theo quy định của Bộ Nội vụ.
- Quy trình:
Sở cần đổi mới công tác lập kế hoạch tuyển dụng, hoàn thiện quy trình, thủ tục hồ sơ, điều kiện dự thi… và tổ chức thi tuyển, biên soạn tài liệu ôn thi phù hợp với mỗi ngạch công chức:
(a) Liệt kê tất cả những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cần được thực hiện trong toàn Sở và trong các phòng ban bộ phận.
(b) Liệt kê tất cả những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu, thực tế đang được thực hiện tại các phòng ban, bộ phận.
(c) Tổng hợp các chức năng, nhiệm vụ ở mục (b), đối chiếu với mục (a) để: + Bổ sung thêm những nhiệm vụ còn bị bỏ sót.
+ Xác định vị trí, số lượng cần tuyển dụng.
+ Điều chỉnh, phân công lại những công việc chồng chéọ + Tổ chức tuyển dụng:
+ Thông báo tuyển dụng công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng. + Thành lập Hội đồng tuyển dụng theo quy định của Nhà nước để chỉ đạo và tổ chức thi tuyển công bằng, minh bạch.
Kế hoạch hóa Tập sự Tuyển chọn Thu hút, tạo Nhận Không
+ Thiết lập mẫu hồ sở đảm bảo các thông tin cần thiết cho việc sơ tuyển qua hồ sơ.
+ Tổ chức thi tuyển công khai, áp dụng phương pháp trắc nghiệm bao gồm: trắc nghiệm trí thông minh, tham vọng quản trị, khả năng chuyên môn...
- Đánh giá kết quả thử việc và tuyển dụng chính thức. Sau khi có quyết định công nhận kết quả thi tuyển, Sở quyết định tuyển dụng vào ngạch công chức cho số thí sinh trúng tuyển và quyết định bổ nhiệm ngạch công chức khi hết thời gian tập sự đạt được yêu cầu, đảm bảo đúng thời gian theo quy định chung. Sở cần quan tâm tới việc phân công, bố trí người có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có uy tín để làm nhiệm vụ hướng dẫn tập sự cho người mới tuyển dụng. Mỗi người tập sự có một người hướng dẫn, bởi vì hướng dẫn tập sự là giúp cho người mới được tuyển dụng làm quen với môi trường công tác mới, thông qua tập sự để bổ sung thêm kiến thức cần thiết cho nghề nghiệp, trau dồi kỹ năng chuyên môn, khả năng viết và sọan thảo văn bản, rèn luyện tác phong công chức và gắn kết được những kiến thức được đào tạo với thực tế, nếu người tập sự không đạt yêu cầu thì chấm dứt hiệu lực của quyết định tuyển dụng.
- Tiến hành sơ kết công tác tuyển dụng công chức vào cuối mỗi năm để đánh giá những việc làm được, chưa được theo kế hoạch đã đề ra, qua đó rút kinh nghiệm làm tốt hơn cho công tác tuyển dụng công chức tiếp theọ
3.4.3.3. Sở cần phải có chính sách thu hút, giữ chân nhân tài
Để thu hút được nhân tài, Sở nên có chế độ đãi ngộ thích hợp như: Cam kết cử đi đào tạo, hỗ trợ kinh phí đào tạo, trả một phần chi phí đào tạo cho thạc sĩ, tiến sĩ về Sở làm việc, đặc cách tăng lương, phụ cấp thu hút…
Sở cần có chính sách thu hút, giữ chân người tài từ 4 mặt trận: thu hút, tuyển dụng, hội nhập và cộng tác. Trong đó danh tiếng là yếu tố đầu tiên, quan trọng nhằm thu hút người giỏi từ bên ngoài vào đồng thời cũng giữ được người giỏi bên trong. Việc giữ người phải bắt đầu ngay từ khâu tuyển dụng, lúc nhân viên “bước vào cửa”, Sở phải tìm cách hướng dẫn nhân viên mới hội nhập nhanh chóng. Trong quá trình công tác, cần luôn minh bạch, nhất quán trong chính sách nhân sự, công bằng trong đánh giá năng lực, cơ hội đào tạo, phát triển như nhau, công việc thu hút và quan hệ làm việc tích cực. Những tiêu chí định tính và định lượng giúp Sở nhận ra nhân viên giỏi cần giữ:
+ Luôn hoàn thành xuất sắc mục tiêu công việc.
+ Đảm trách công việc đòi hỏi kỹ năng, kiến thức rộng.
+ Thành quả cá nhân đóng góp vào thành quả chung của tập thể. + Không ngừng cải tiến hiệu quả làm việc.
+ Tâm huyết với sự phát triển của ngành. - Các tiêu chí định lượng:
+ Năng lực, thành tích chính là cơ sở để xác định nhân viên giỏị
+ Một điểm lưu ý là không phải lúc nào Sở cũng phải giữ tất cả những nhân viên giỏi sau khi được xác định mà là theo thứ tự ưu tiên.
- Những yếu tố quyết định để giữ nhân viên giỏi : + Yếu tố tạo nguồn: bao gồm thu hút và tuyển dụng.
+ Yếu tố giảm bất mãn: bao gồm lương bổng đãi ngộ và điều kiện làm việc. + Yếu tố động viên: bao gồm khen thưởng, đào tạo và kèm cặp, tạo sức hút công việc và văn hoá công sở.
(Nguồn: Hội thảo “Làm thế nào để giữ được nhân viên giỏi ?”-Provided by Business Edge Viet Nam)
3.4.4. Hoàn thiện công tác đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo 3.4.4.1. Đào tạo cho công chức dự bị 3.4.4.1. Đào tạo cho công chức dự bị
- Mục đích: Giúp cho nhân viên mới làm quen và nắm bắt yêu cầu công việc đồng thời thích nghi với môi trường mới, nội quy, chính sách của cơ quan.
- Đối tượng: Công chức mới tuyển dụng. - Nội dung: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nội quy, quy chế. + Pháp lệnh công chức.
+ Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị. - Hình thức đào tạo:
+ Tham gia một khoá học tiền công chức (từ 6-8 tuần). + Phân công người kèm cặp.
= + Yếu tố tạo nguồn Yếu tố giảm bất mãn Yếu tố động viên Giữ nhân viên giỏi +
- Kinh phí: Trích quỹ đào tạo của cơ quan. - Quyền lợi, nhiệm vụ người được đào tạo:
+ Hoàn thành nhiệm vụ học tập áp dụng vào công việc hiệu quả. + Hưởng lương chính thức.
+ Hiễu rõ các nhiệm vụ phải thực hiện theo từng vị trí công việc.
3.4.4.2. Đào tạo cấp bằng
(Đào tạo dài hạn tập trung: trung cấp, cử nhân/kỹ sư, thạc sỹ, tiến sĩ)
- Mục tiêu: Đào tạo chuyên môn để đáp ứng vị trí còn thiếu và sẽ thiếu để có cán bộ có năng lực để đáp ứng được yêu cầu phát triển của Sở trong từng thời kỳ.
- Đối tượng:
+ Cán bộ công chức, viên chức đang công tác, theo chủ trương quản lý của Nhà nước, theo đề bạt, theo nguyên tắc quản lý tài chính.
Cán bộ đang làm công tác có liên quan và phù hợp với chiến lược phát triển chung của Sở trong thời gian dài và với những vị trí/chức danh thuộc lĩnh vực chuyên môn còn thiếu trong thời gian tớị
- Hình thức đào tạo:
+ Trung hạn hoặc dài hạn (tập trung hoặc từ xa). + Trong nước hoặc ngoài nước.
- Nội dung: Đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ: quản lý - hành chính - chuyên môn - chính trị.
+ Đối với hoạt động đào tạo trung hạn: Đào tạo ngoại ngữ (12 tháng/khóa).
Đào tạo nâng cao kiến thức về tin học (03 tháng/khóa). Quản lý Nhà nước (03 tháng/khóa).
Trung cấp và cao cấp Chính trị (12 tháng/khóa).
+ Đối với hoạt động đào tạo dài hạn: Trung cấp, cử nhân/kỹ sư, thạc sĩ, tiến sĩ. - Kinh phí: Ngân sách, chương trình hợp tác, nguồn tài trợ khác; tự túc tài chính.
- Quyền lợi và nghĩa vụ:
+ Nhiệm vụ: đáp ứng thời gian làm việc 5 năm (theo quy định của Nhà nước), phải hoàn thành được bằng cấp, nếu không phải hoàn trả lại một phần kinh phí nhất định; Tuân thủ Quy định đối với người đi học theo các chương trình, dự án.
3.4.4.3. Đào tạo không cấp bằng
- Mục tiêu: nâng cao kỹ năng thực hiện từng công việc cụ thể.
- Đối tượng: Toàn thể cán bộ công nhân viên chức (do kinh phí hạn chế nên khuyến khích các cán bộ tham gia, trong khi lựa chọn cán bộ sẽ chọn người có chuyên môn liên quan để đi học).
- Tiêu chuẩn lựa chọn: Theo thứ tự ưu tiên từng lĩnh vực công việc và năng lực cán bộ của đơn vị.
- Hình thức:
+ Tự nghiên cứu sách báo tài liệụ + Tổ chức tập huấn.
+ Tổ chức hội thảo, hội nghị. + Các khoá đào tạo ngắn hạn.
- Nội dung các khoá đào tạo ngắn hạn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Đối với cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý cần tập trung vào:
Đào tạo, tập huấn về tư duy chiến lược và lập kế hoạch; tư duy sách lược.
Đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực chuyên môn như: tổ chức các khoá đào tạo về chuyên môn, chuyên ngành, vi tính và ngoại ngữ.
Đào tạo nâng cao năng lực quản lý.
Tổ chức khoá học ngắn hạn về kỹ năng nghề nghiệp và giao tiếp ứng xử như: kỹ năng đàm phán, thương thuyết, kỹ năng giao tiếp tạo lập mối quan hệ.
+ Đối với cán bộ chuyên môn, nội dung đào tạo tập trung vào: Đào tạo, tập huấn về các lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành. Tổ chức các hội thảo, tọa đàm, phổ biến chính sách Pháp luật.
Đào tạo, tập huấn bồi dưỡng về các kỹ năng thu thập và xử lý thông tin dữ liệu, sử dụng trang thiết bị trong chuyên môn.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch công việc. Kỹ năng giao tiếp và tạo lập mối quan hệ.
Phổ biến kinh nghiệm quản lý bản thân.
Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch công việc. Nâng cao năng lực chuyên môn hành chính.
Chính trị, tư tưởng.
Đào tạo, tập huấn nâng cao kỹ năng giao tiếp và ứng xử.
+ Đào tạo kỹ năng mềm cho cán bộ công nhân viên bên cạnh đào tạo kỹ năng cứng: Kỹ năng mềm giúp cán bộ công nhân viên thành công trong công việc và cuộc sống, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giaọ Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là phải biết kết hợp cả hai kỹ năng nàỵ Các kỹ năng mềm cần chú trọng như: Quan điểm lạc quan, Hòa đồng với tập thể, Giao tiếp hiệu quả, Tỏ thái độ tự tin, Luyện kỹ năng sáng tạo, Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình, Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác, Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách, Có cái nhìn tổng quan...
- Kinh phí: nguồn ngân sách và từ các kênh khác.
- Nghĩa vụ và trách nhiệm: Sau đào tạo phải đáp ứng được công việc tốt hơn theo nhiệm vụ được giaọ
3.4.4.4 Quy trình đào tạo
Quy trình đào tạo của Sở cần được thiết lập theo chương trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Các bước cụ thể trong quy trình gồm:
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN