2.1.3.1. Cơ cấú tổ chức Nhà Sách Phương Nam Nha Trang như sau
Cơ cấu của nhà sách Phương Nam mới đây được thay đổi cho chức của hàng trưởng kiêm cả chức giám đốc chi nhánh.
3
8
Sơ đồ 2.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC NHÀ SÁCH PHƯƠNG NAM NHA TRANG
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH/CỬA HÀNG TRƯỞNG NVBH TỔNG HỢP NV THÔNG TIN NV THU NGÂN NV HC-NS- THỦ QUỸ NHÂN VIÊN TẠP VỤ KẾ TOÁN VIÊN NV THU NGÂN TRƯỞNG CA BC NVBH SÁCH NHÂN VIÊN BẢO VỆ TỔ TRƯỞNG NGÀNH HÀNG SÁCH TỔ TRƯỞNG NGÀNH HÀNG TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG TRƯỞNG CA NS TỔ TRƯỞNG BẢO VỆ QUẢN LÝ BOOKCAFE NV TẠP VỤ NV PHA CHẾ NV PHỤC VỤ
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà sách: Cửa hàng trưởng Cửa hàng trưởng
- Quản lý hiệu quả và tổ chức tốt hoạt động kinh doanh của nhà sách.
- Trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động kinh doanh tại cửa hàng theo mục tiêu kế hoạch của Tổng công ty.
- Phối hợp với bộ phận Marketing của chi nhánh và Công ty triển khai các chương trình khuyến mãi, các hoạt động hỗ trợ bán hàng nhằm tăng hiệu quả bán hàng cho đơn vị.
- Thực hiện phân tích, đánh giá nhu cầu Khách hàng, đưa ra cái nhìn chung về các biến động theo mùa vụ để có kế hoạch đặc hàng và bán hàng phù hợp.
- Trực tiếp giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng vượt quá thẩm quyền của trưởng ca.
- Thực hiện các báo cáo kinh doanh định kỳ hoặc các báo cáo khác theo yêu cầu của chi nhánh hoặc công ty.
Trưởng ca
- Quản lý hiệu quả và tổ chức tốt hoạt động kinh doanh của Nhà sách trong ca bán hàng được phân công.
- Chịu trách nhiệm về ngành hàng được phân công, tổ chức nhân sự và hàng hóa tại cửa hàng trong ca.
- Hổ trợ cửa hàng trưởng tổ chức các chương trình bán hàng lưu động hoặc chương trình bán hàng mùa vụ tại Nhà sách theo kế hoạch đã duyệt.
- Theo dõi hàng bán chạy và kiểm soát hàng tồn của các quầy, kiểm soát và duyệt phiếu đề nghị đặt hàng của quầy.
- Thực hiện phân tích, đánh giá nhu cầu của khách, đua ra nhìn nhận chung về các biến động theo mùa vụ để có kế hoạch đặt hàng, trưng bày hợp lý.
- Giám sát việc thực hiện và đề xuất các phương án khả thi để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch năm của nhà sách: doanh thu, trị giá hàng tồn kho, tỷ lệ thất thoát hàng hóa…
- Quản lý nhân sự tại Nhà sách. Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: lịch làm việc, chấm công, đánh giá, phân công công việc, đào tạo nhân viên…
- Kiểm soát lưu trữ hồ sơ, chứng từ của các quầy đảm bảo lưu trữ đầy đủ và khoa học.
Bán hàng
- Luôn hướng đến mục tiêu chung: sự hài lòng của khách hàng và bán được nhiều hàng.
- Chịu trách nhiệm về quầy hàng được phân công . Bán hàng và tư vấn cho Khách hàng khi có nhu cầu.
- Theo dõi hàng bán chạy, kiểm soát hàng tồn của quầy, chịu trách nhiệm đặt hàng, không để xảy ra trường hợp thiếu hàng. đồng thời thường xuyên vệ sinh hàng hóa, quầy kệ.
- Thường xuyên cập nhập thông tin về hàng mới và giới thiệu hàng hóa của quầy và/hoặc của cửa hàng đến với Khách hàng.
Bảo vệ
- Bảo vệ an toàn hàng hóa, tài sản của Khách hàng, kiểm soát tình hình an ninh trật tự trong ca.
- Bảo vệ an toàn cho xe của Khách hàng và xe của NV chi nhánh gửi trong bãi xe của Nhà sách, tạo thuận lợi cho Khách hàng đến mua hàng.
- Giám sát lượng khách ra vào, hướng dẫn khách gửi hành lý, vật dụng đúng nơi quy định. Quản lý tủ gửi đồ của Khách hàng.
- Phối hợp với các nhân viên trong nhà sách thực hiện niêm phong, đóng cửa nhà sách hàng ngày.
Thu ngân
- Xử lý các hóa đơn thanh toán của khách nhanh, chính xác và khoa học. - Thu tiền đầy đủ, đúng và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng của Nhà sách. - Theo dõi doanh thu thừa thiếu hàng ngày. Lập báo cáo thừa thiếu thu ngân.
Tạp vụ
- Làm vệ sinh sạch sẽ cho khu vực bên trong, xung quanh và mặt tiền của Nhà sách. Luôn đảm bảo cửa kính bóng sạch.
- Làm vệ sinh khu vực WC.
Bookcafe:
• Quản lý
- Chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động của BC trước cấp trên về tài sản, nhân sự, tình hình hoạt động kinh doanh, tổ chức bán hàng, tổ chức các chương trình, sự kiện.
- Tổ chức, kiểm tra đảm bảo BookCafe (sàn, vách, bàn ghế, vật dụng, cây cảnh,…) luôn sạch sẽ, các trang thiết bị, vật dụng luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động.
- Tổ chức họp Nhân viên vào đầu ca để phổ biến hoạt động của BookCafe, các dịch vụ cần cải tiến, ý kiến của Khách hàng, các công việc không thường xuyên trong ca,… đồng thời kiểm tra để đảm bảo tất cả các Nhân viên có đồng phục đúng tiêu chuẩn, tác phong sẳn sàng.
• Trưởng ca
- Chịu trách nhiệm trước QLBC về toàn bộ hoạt động của BC trong ca mình phụ trách như: sự vận hành của BC, thái độ làm việc của NV BC, tổ chức các chương trình, sự kiện lớn, vừa, nhỏ diễn ra tại BC.
- Tiếp nhận các ý kiến đóng góp và giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của Khách hàng trong ca trực, nếu sự việc nghiêm trọng phải báo cáo kịp thời cho QLBC xin ý kiến chỉ đạo.
- Sắp xếp lịch làm việc, theo dõi việc tăng ca, nghĩ phép của nhân viên BookCafe, trên cơ sở đó để xuất khen thưởng, kỉ luật thích hợp.
• Thu ngân
- Nhận các thông tin những Khách hàng đặt bàn trước để chuẩn bị những chứng từ, hóa đơn liên quan để đáp ứng nhanh khi Khách hàng yêu cầu thanh toán.
• Phục vụ
- Chịu trách nhiệm phục vụ Khách hàng một cách chu đáo với tác phong lịch sự, nhã nhặn, tươi cười, niềm nở và ân cần khi đến BC của mình.
- Hoàn thành tốt công việc được giao và đạt tiêu chuẩn của một BC Phương Nam. - Đưa thực đơn đến khách lựa chọn và ghi order của khách.
• Pha chế
- Chịu trách nhiệm về thức uống, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo về thời gian nhanh chóng các thức uống nhằm đáp ứng nhanh chóng, phục vụ Khách hàng.
- Pha chế hoặc soạn thức uống theo yêu cầu từ thu ngân chuyển đến và đảm bảo yêu cầu về chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Luôn chú trọng cải tiến chất lượng thức uống pha chế và tìm tòi bổ sung thức uống mới phù hợp với thị hiếu Khách hàng.
• Tạp vụ
- Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác vệ sinh trong BC: vệ sinh quán, khu vực toilet, đảm bảo mọi thứ luôn sạch sẽ, gọn gàng ngăn nắp.
- Kiểm tra các công cụ dụng cụ vào đầu giờ làm việc, nếu hư hỏng, thiếu công cụ phải báo cáo để sửa chữa hoặc thay thế ngay.
- Tiến hành vệ sinh các khu vực được phân công.
2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ chính:
Qua những tiêu chí: mô hình hiện đại, dịch vụ thân thiện, tiện ích đa dạng, vị trí thuận lợi, sản phẩm có chọn lọc, giá cả phù hợp, Nhà sách Phương Nam đã và đang mang đến cho khách hàng các chuẩn mực mua sắm mới, đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng một cách có chọn lọc và định hướng. Nhà sách Phương Nam đang từng bước trở thành một nhà bán lẻ hàng đầu tại nha Trang- Khánh Hòa.
Nhà sách Phương Nam Nha Trang là một trong những nhà bán lẻ sách lớn nhất Miền Trung với khoảng hơn 30.000 đầu sách, cùng các mặt hàng văn phòng phẩm, dụng cụ học tập. Bên trong nhà sách có khu dành cho các bạn yêu sách có thể đọc sách và có khu giải trí tô tượng dành cho mọi lứa tuổi.
Ngoài ra dịch vụ bookcafe có sức chứa khoảng 300 khách với các thức uống ngon, đảm bảo chất lượng vệ sinh luôn phục vụ mọi người với không gian yên tĩnh thoáng mát.
2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian qua:
Kể từ khi thành lập từ năm 2008 đến nay nhà sách đã nỗ lực rất nhiều để phục vụ cho khách hàng ngày một tốt hơn và kết quả kinh doanh của nhà sách luôn được cải thiện.Cụ thể như sau:
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm qua
Chỉ tiêu Năm 2008
( 7 tháng) Năm 2009 Năm 2010 1. Doanh thu BH & C.Cấp dịch vụ 10,544,927,129 16,647,938,796 26,022,192,434
1.1. Doanh thu bán lẻ 10,392,210,911 16,481,459,408 25,963,254,821
1.1.1. Sách 4,430,806,242 7,746,285,922 10,589,166,323
1.1.2. Hàng tổng hợp 4,269,373,219 8,240,729,704 10,115,217,594
1.1.3. Băng đĩa 430,745,950 494,443,782 923,831,498
1.1.4. Cà phê sách 1,261,285,200 4,031,646,150
1.2. Danh thu bán buôn 152,716,228 166,479,388 58,874,613
1.2.1. Sách 110,919,598 33,295,878 5,159,142
1.2.2. Hàng tổng hợp 41,796,630 133,183,510 52,179,179
1.2.3. Băng, đĩa 1,536,293
2. Các khoản giảm trừ 583,409,739 965,580,450 1,628,906,690 3. Doanh thu thuần BH & C.Cấp DV 9,961,517,400 15,682,358,346 24,393,519,744 4. Giá vốn hàng bán 6,635,008,405 10,255,130,299 15,060,699,654
4.1. Giá vốn bán lẻ 6,435,869,408 10,113,872,664 14,857,278,717
4.1.1. Sách 2,957,248,098 4,851,242,699 6,653,536,082
4.1.3. Băng, đĩa 332,708,799 605,693,633 627,489,272
4.2. Giá vốn bán buôn 121,042,106 141,257,635 54,431,919
4.2.1. Sách 88,152,766 43,367,755 4,892,897
4.2.2. Hàng tổng hợp 32,889,340 97,889,880 48,126,848
4.3. Chi phí hoạch toán vào giá vốn 78,096,891 148,989,018
5. Lợi nhuận gộp 3,326,508,995 5,427,228,047 9,332,820,090
5.1. Lợi nhuận gộp bán lẻ 3,300,054,258 5,372,955,767 9,481,788,536
5.2. Lợi nhuận gộp bán buôn 26,454,737 54,272,280 20,573
6. Doanh thu hoạt động tài chính 1,356,161 5,914,572
7. chi phí hoạt động tài chính 85,957 8,676,731
8. Chi phí bán hàng 3,502,429,246 4,663,373,154 6,089,852,232
8.1. Định phí 1,356,929,123 2,474,876,580 2,698,198,950
8.2. Biến phí 2,145,500,123 2,118,496,574 3,391,653,282
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp
10. Lợi nhuận từ hoạt động KD chính (175,920,251) 763,854,893 3,240,205,699 11. Thu nhâp khác 56,112,264 79,200,000 6,433,882
12. Chi phí khác 504 669,463
13. Lợi nhuận khác 56,121,760 79,200,000 5,764,419 14. Tổng lợi nhuận trước thuế (119,798,491) 843,054,893 3,245,970,118
15. Thuế TNDN 210,763,723.3 811,492,529.5
16. Lợi nhuận sau thuế (119,798,491) 632,291,169.7 2,434,477,589
Nguồn : Nhà sách Phương Nam Nha Trang
Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của 3 năm trên ta có thể đưa ra những nhận xét sau:
• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Nhà sách Phương Nam có mức
tăng trưởng cao qua từng năm. Năm 2010 tăng 9,374,253,638 đồng tương đương tăng 56% so với năm 2009. Qua kết quả này cho thấy nhà sách hoạt động ngày càng đạt kết quả cao.
• Các khoản giảm trừ doanh thu năm 2010 tăng 663,326,240 đồng tăng 69% so
cho Nhà nước vì những khoản chiết khấu này chủ yếu là để nộp thuế giá trị gia tăng.
• Chi phí bán hàng năm 2009 là 4,663,373,154 đồng tăng 33% so với năm
2008. Năm 2010 là 6,089,852,232 đồng tăng 31% so với năm 2009. Trong đó chi phí bán hàng năm 2009 tăng lên là do sự tăng lên của định phí với mức tăng 82% so với 2008. Có thể giải thích sự tăng này là do mới bước vào hoạt động nên mua sắm máy móc thiết bị và trả tiền thuê mặt bằng cao nên chi phí này tăng lên. Nhưng qua năm 2010 do tình hình lạm phát cao, đồng thời kết hợp với chính sách ưu đãi nhân viên của Nhà sách nên chi phí bán hàng tăng lên là do tăng biến phí cụ thể mức tăng biến phí là 60%.
• Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2010 tăng 2,402,915,225 đồng tăng 285% so
với năm 2009. Thể hiện năng lực kinh doanh rất tốt của nhà sách.
2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Nhà Sách Phương Nam Nha Trang: Sách Phương Nam Nha Trang:
Vì nhà sách chỉ là một chi nhánh nên có một số yếu tố trong các yếu tố ảnh hưởng trên không có.
2.2.1. Môi trường vĩ mô: 2.2.1.1. Môi trường kinh tế 2.2.1.1. Môi trường kinh tế
Nền kinh tế của Việt Nam mới trải qua cuộc khủng hoảng và đang trên đà phục hồi ước tính GDP trong Quý I/2011 tăng 5,43% so với cùng kỳ năm 2010. Nhưng kèm với sự tăng trưởng đó thì tỷ lệ lạm phát cũng đang tăng rất nhanh, ước tính trong 3 tháng đầu năm 2011 chỉ số CPI đã tăng 6,12% so với tháng 12/2010 và dự đoán trong năm 2011 lạm phát sẽ rất cao. Điều này làm cho chi tiêu cho tiêu dùng của người dân phải tiết kiệm lại. Điều này tạo ra nguy cơ cho Nhà sách rất lớn. Về tình hình tỷ giá, lãi suất hiện nay cũng có những biến đổi rất khó lường mặc dù chính phủ đang đưa ra những chính sách ổn định nhưng hiệu quả rất hạn chế. Đặc biệt khi Nhà sách một chi nhánh của một công ty có nhập khẩu sách để bán. Vì vậy tác động của nó đến nhà sách cũng rất lớn.
Mặc dù vậy thì theo thống kê thì GDP/đầu người tỉnh Khánh Hòa liên tục tăng trong những năm qua và cao hơn bình quân trong cả nước cụ thể là GDP/ đầu người năm 2009 là 1330 USD/ người cao hơn năm 2008 1200 USD/ người điều này tạo điều kiện cho dân chúng trong tỉnh có điều kiện mua sắm nhiều hơn. Đặc biệt ở Nha Trang thì thu nhập của người dân còn cao hơn có thể nói đây là một trong những cơ hội của nhà sách.
2.2.1.2. Môi trường chính trị pháp luật
Việt Nam là một trong những quốc gia có nền chính trị ổn định nhất trên thế giới. Vì vậy tạo điều kiện cho Nhà Sách có thể ổn định kinh doanh một cách thuận lợi.
Đặc biệt hiện nay chính phủ đang có phương hướng phổ biến sách đến mọi miền của tổ quốc vì vậy hoạt động mua bán sách sẽ là hoạt động ưu tiên trong chính sách của Nhà Nước.
Tuy nhiên hệ thống luật xuất bản của Việt Nam vẫn chưa hoàn thiện mặc dù mới có sửa đổi và bổ sung năm 2008. Hệ thống luật vẫn chưa phù hợp với hệ thống luật trên thế giới làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn khi liên kết xuất bản với thế giới bên ngoài.
Ngoài ra tình trạng làm nhái sách, ăn cắp bản quyền tác phẩm cũng phổ biến khá nhiều. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến khách hàng vào nhà sách mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu của nhà sách nếu sách đó là do Nhà Sách độc quyền xuất bản và lưu thông.
2.2.1.3. Môi trường kỹ thuật công nghệ
Công nghệ có thể nói đang phát triển với tốc độ như vũ bão. Việc áp dụng công nghệ vào hoạt động của doanh nghiệp cũng mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi thế trong cạnh tranh.
Hiện nay Nhà sách đang áp dụng hệ thống máy tính vào phục vụ khách hàng đặc biệt có máy tra cứu sản phẩm hiện đại giúp cho việc cạnh tranh của nhà sách tăng lên nhiều.
Ngoài ra hệ thống luật sở hữu trí tuệ cũng đang được hoàn thiện dần làm cho Nhà sách khá an tâm trong việc kinh doanh sách và sản phẩm liên quan của tổng công ty.
2.2.1.4. Môi trường văn hóa – xã hội
Có thể nói dân tộc Việt Nam chúng ta là một dân tộc hiếu học nhất trên thế giới và sách là một món ăn tinh thần không thể thiếu của mỗi người dân chúng ta. Đặc biệt là đối với giới tri thức thì việc này càng quan trọng. Vì vậy doanh nghiệp kinh doanh sách cũng góp một phần nhỏ sức lực của mình để nâng cao trình độ học vấn cho mọi người. Đặc biệt trong thời gian gần đây khi mà trình độ học vấn của người dân không ngừng tăng lên thì việc mua sách, đọc sách ngày càng trở thành vai trò cốt yếu. Theo thống kê thì trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa thì trong năm học 2008-2009 thì toàn tỉnh có 35.390 học sinh mẫu giáo, 98.015 học sinh tiểu học, 81.248 học sinh trung học cơ sở, 39.700 học sinh trung học phổ thông, 12.736 giáo