2.2.1.1.Tính trung thực và các giá trị đạo đức
2.2.3.1. Quy trình tiền lƣơng
Bƣớc 01: Ngƣời lao động làm đơn đề xuất khi có u cầu liên quan đến cơng tác tổ chức nhân sự (nghỉ phép, ốm đau, thai sản, chuyển công tác, thôi việc, làm ngoài giờ, dạy ngắn hạn, doanh số ký hợp đồng với doanh nghiệp trong tháng…) gửi trƣởng bộ phận xác nhận.
Chứng từ cụ thể: Giấy đề nghị, đơn nghỉ phép, phiếu làm ngoài giờ …
Bƣớc 02: Bộ phận trực tiếp quản lý ngƣời lao động xét duyệt trên các đề xuất cá nhân và chuyển Phòng tổ chức cán bộ để tiếp tục giải quyết, thực hiện chấm công.
Chứng từ cụ thể: Trƣởng bộ phận ký xác nhận lên giấy đề nghị, đơn nghỉ phép, phiếu làm ngoài giờ, …
Bƣớc 03: Phòng Tổ chức cán bộ xét duyệt chứng từ lƣơng do các bộ phận gửi lên, rà sốt tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ, sau đó lên bảng lƣơng vào trƣớc kỳ trả lƣơng.
Phòng tổ chức cán bộ ghi nhận và báo cáo, lƣu trữ chứng từ lƣơng. Chứng từ cụ thể:
Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép, phiếu làm ngồi giờ, bảng chấm cơng các phòng ban, khoa …
Bƣớc 04: Bảng lƣơng, chứng từ lƣơng đƣợc phòng Tổ chức cán bộ chuyển sang nhân viên kế toán tiền lƣơng kiểm tra.
KTTL chuyển trƣởng phịng kế tốn và Hiệu trƣởng ký duyệt trên bảng lƣơng sau đó bảng lƣơng đƣợc chuyển sang kế toán thanh toán.
Sau khi trả lƣơng xong, kế tốn thanh tốn thơng báo cho phịng Tổ chức cán bộ, phòng Tổ chức cán bộ gửi email thông báo tới các bộ phận thời điểm chuyển lƣơng.
Chứng từ cụ thể: Bảng lƣơng, chứng từ lƣơng đƣợc duyệt.
Sơ đồ 2.2: Quy trình tiền lƣơng
Ngƣời lao động Bộ phận trực tiếp quản lý ngƣời lao động Phòng Tổ chức cán bộ Phịng Kế tốn tài chính TP. TCKT/ Hiệu trƣởng
Các chứng từ trong quy trình tiền lƣơng đƣợc lập và kiểm soát nhƣ
Ký hợp đồng lao động, làm đơn nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, phiếu làm ngoài giờ Theo dõi ngƣời lao động Trƣởng phòng ký duyệt Nhân viên theo dõi sự thay đổi nhân sự Lên bảng lƣơng Kiểm tra chứng từ lƣơng Ký duyệt bảng lƣơng
– Hợp đồng lao động:
Mục đích : Làm căn cứ để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của ngƣời lao động
đối với công việc đang làm. Hợp đồng lao động phải đƣợc lập đúng theo qui định của Luật lao động Việt Nam.
Phân cơng trách nhiệm: Phịng Tổ chức cán bộ lập; Hiệu trƣởng hoặc ngƣời
đƣợc ủy quyền và ngƣời lao động ký.
Phương thức thực hiện và lập chứng từ : Bước 01:
– Tất cả lao động bao gồm: nhân viên, nhân viên thời vụ, giáo viên thỉnh giảng đều phải đƣợc ký kết hợp đồng lao động và phải có một bộ hồ sơ cá nhân gồm đầy đủ các giấy tờ sau: chứng minh thƣ, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch có dán ảnh 4x6 cm, bằng cấp chuyên môn, giấy khám sức khỏe.
– Phòng Tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm lập và lƣu các hồ sơ nhân viên nhƣ: Hợp đồng lao động kèm mô tả công việc phải thực hiện, các thay đổi trong công việc nhƣ quyết định đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tăng lƣơng, kỷ luật, quyết định chấm dứt hợp đồng, quyết định sa thải…v.v liên quan đến lao động của trƣờng.
– Để ràng buộc trách nhiệm và qui định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của ngƣời lao động trong thời gian thử việc phòng Tổ chức cán bộ phải lập biên bản thoả thuận với ngƣời lao động trong đó qui định rõ mức lƣơng và phụ cấp đƣợc hƣởng, thời gian thử việc, mô tả công việc và các chế độ khác nếu có.
Bước 02:
– Sau thời gian thử việc, căn cứ vào thoả thuận giữa Ban giám hiệu và ngƣời lao động, phịng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm lập hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động phải có đủ các yêu cầu theo đúng qui định của Pháp luật.
– Khi lập hợp đồng lao động phải đính k m mơ tả chi tiết công việc.
Bước 03:
– Tất cả các Hợp đồng lao động đều phải đăng ký sử dụng lao động không phân biệt dài hạn, ngắn hạn, thời vụ, bán thời gian hay thử việc.
– Bảng chấm công:
Mục đích :Theo dõi ngày cơng thực tế làm việc, ngày nghỉ việc để làm cơ sở
tính và thanh tốn lƣơng và các quyền lợi khác cho ngƣời lao động.
Phân công trách nhiệm :
- Trƣởng phịng, Trƣởng khoa, bộ mơn có trách nhiệm lập. - Phòng Tổ chức cán bộ kiểm tra.
Phương thức thực hiện và lập chứng từ :
Bƣớc 01:
– Đối với nhân viên mỗi cá nhân khi đi làm đều phải bấm thẻ chấm công và phải đƣợc Trƣởng phịng xác nhận vào cuối mỗi tháng, sau đó chuyển cho phịng Tổ chức cán bộ chậm nhất vào ngày cuối của tháng làm việc để tính lƣơng.
Bƣớc 02:
– Phịng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận bảng chấm công và tiến hành tính, lập bảng lƣơng cho nhân viên.
– Bảng chấm cơng phải đƣợc phịng Tổ chức cán bộ kiểm tra và Ban giám hiệu phê duyệt trƣớc khi lập bảng thanh toán lƣơng.
– Bảng tính lƣơng:
Mục đích : Là căn cứ để thanh toán tiền lƣơng và các khoản phụ cấp cho ngƣời lao động, là cơ sở để lập bảng phân bổ chi phí tiền lƣơng hàng tháng.
Phân công trách nhiệm :
- Nhân viên phòng Tổ chức cán bộ lập.
- Kế toán tiền lƣơng, kế toán trƣởng kiểm tra, Ban giám hiệu duyệt.
Phương thức thực hiện và lập chứng từ :
Bƣớc 01:
– Bảng tính lƣơng do phịng Tổ chức cán bộ lập trên cơ sở bảng chấm cơng và hợp đồng làm khốn của các bộ phận, phòng ban.
– Bảng lƣơng đƣợc lập vào cuối tháng tƣơng ứng với bảng chấm công cuối tháng, trong bảng lƣơng này thể hiện các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, thuế thu nhập (nếu có).
– Bảng lƣơng phải thể hiện rõ nội dụng: Kỳ lƣơng đang tính, mã tên nhân viên, chức vụ, bộ phận, ngày công, lƣơng căn bản, trợ cấp, các khoản nghĩa vụ phải nộp, tạm ứng, ngoài giờ, lƣơng thực nhận. Sau khi lập xong chuyển cho Kế toán tiền lƣơng, kế toán trƣởng kiểm tra và Hiệu trƣởng duyệt thanh toán.
Bƣớc 02:
– Khi thanh tốn lƣơng phịng Tổ chức cán bộ phải lập Phiếu thanh toán lƣơng cho từng nhân viên trên đó ghi đầy đủ các thơng tin nhƣ trên bảng tính lƣơng. Phiếu thanh tốn lƣơng đƣợc lập thành 02 bản, nhân viên giữ 01 bản và Phịng kế tốn lƣu 01 bản đã có chữ ký nhận tiền của Nhân viên .
Bƣớc 03:
– Thời gian trả lƣơng đƣợc tiến hành trƣớc ngày 05 của tháng sau.
– Tiền lƣơng của nhân viên nào do chính nhân viên đó nhận, có thể uỷ quyền trƣởng bộ phận nhận thay và ngƣời nhận thay phải ký nhận vào phiếu thanh toán lƣơng.
Nhận xét, đánh giá:
– Ưu điểm: Quy trình cơ bản đã tổ chức đƣợc cơng việc tính lƣơng, có sự
phân công phân nhiệm và phối hợp công việc giữa các bộ phận trong quy trình. Phiếu lƣơng đƣợc in và gửi tới từng nhân viên ký nhận, do đó, ngƣời lao động đƣợc tham gia kiểm tra giám sát hoạt động trả lƣơng và phát hiện sai sót kịp thời.
– Hạn chế:
Trong quy trình tiền lƣơng, việc phòng Tổ chức cán bộ vừa làm công tác tuyển dụng, thu thập chứng từ lƣơng, làm hợp đồng lao động và đồng thời lên bảng tính lƣơng dễ dẫn tới gian lận và sai sót.
Quy trình cịn có nhiều sai sót phần lớn là do Hiệu trƣởng khơng thƣờng xun có mặt tại trƣờng, trình ký gấp nên kiểm sốt khơng tốt (VD: phiếu làm ngồi giờ chƣa có sự ký duyệt của Hiệu trƣởng đã đƣa và bảng lƣơng, trình ký Hiệu trƣởng bảng lƣơng cùng phiếu làm ngồi giờ. Hiệu trƣởng khơng phê duyệt làm ngoài giờ nhƣng lại ký duyệt bảng lƣơng. Thống kê dạy ngắn hạn và dài hạn khơng chính xác, dẫn tới việc một ngày dạy tối đa 8 giờ nhƣng trên bảng chấm công là 13
giờ do có 5 giờ ghép dạy ngắn hạn và dài hạn ), thƣờng xuyên có ý kiến thắc mắc xoay quanh vấn đề thanh toán các khoản chế độ ngƣời lao động.
Chƣa quy định thời gian cụ thể cho từng cơng đoạn trong quy trình.
Trƣởng bộ phận có quyền và trách nhiệm quản lý, giám sát nhân viên nhƣng khơng có quyền phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc, do đó chƣa động viên khuyến khích ngƣời lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả.