2.2.1.1.Tính trung thực và các giá trị đạo đức
2.2.3.2. Quy trình mua sắm, sửa chữa
Bƣớc 01: Xác định nhu cầu mua hàng vào kho.
Các khoa, phòng ban, các bộ phận lập yêu cầu vật tƣ dựa vào các kế hoạch, dự án nộp lên phịng Hành chính quản trị trƣớc khoảng từ 10 tới 15 ngày kể từ khi nộp yêu cầu cho tới khi nhận vật tƣ.
- Các yêu cầu vật tƣ k m theo kế hoạch vật tƣ giảng dạy của các khoa đƣợc lập từ đầu mỗi học kỳ.
- Các Phòng, Ban, Bộ phận lập đề xuất vật tƣ theo kế hoạch của từng dự án, hoặc theo nhu cầu sử dụng gửi về Phịng Hành chính quản trị.
- Thủ kho khảo sát các vật tƣ tồn kho, lên kế hoạch dự trù vật tƣ tối thiểu và đề xuất mua vật tƣ.
- Riêng văn phịng phẩm, trƣởng các bộ phận có trách nhiệm lên kế hoạch và dự trù các loại văn phòng phẩm sử dụng trong tháng sau, đƣợc gửi lên phịng Hành chính quản trị từ ngày 22 – 25 của tháng này.
- Tất cả các yêu cầu vật tƣ đƣợc thực hiện theo mẫu quy định ghi rõ các nội dung trong biểu mẫu, có chữ ký của ngƣời yêu cầu và những ngƣời phụ trách có chức năng liên quan.
- Đối với các yêu cầu mua hàng gấp, cần có sự giải trình và đƣợc trƣởng phịng Hành chính quản trị phê duyệt.
Chứng từ cụ thể: Phiếu yêu cầu vật tƣ, sửa chữa; kế hoạch giảng dạy, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ…
Bƣớc 02: Bộ phận vật tƣ, phịng Hành chính quản trị nhận phiếu u cầu, Trƣởng Phịng Hành chính quản trị kiểm tra tính thỏa đáng của kế hoạch mua hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng. Các trƣờng hợp không phê duyệt đều phải ghi rõ lý do để có sự điều chỉnh phù hợp trƣớc khi trình Hiệu trƣởng phê duyệt. Nếu Hiệu trƣởng đồng ý sẽ tiến hành bƣớc 3, khơng đồng ý sẽ kết thúc quy trình.
Chứng từ cụ thể: Phiếu yêu cầu vật tƣ, sửa chữa; kế hoạch giảng dạy, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ…
Bƣớc 03: Khi nhận đƣợc Phiếu yêu cầu vật tƣ đã đƣợc duyệt, Bộ phận vật tƣ kiểm tra với thủ kho, kế toán kho số lƣợng vật tƣ thực tế tồn kho (được ghi chú vào
cột số lượng duyệt), sau đó đề xuất vật tƣ cần mua.
Bƣớc 04: Bộ phận vật tƣ (có thể kết hợp cùng các bộ phận yêu cầu ) tìm nhà cung cấp, tập hợp các báo giá của các cơ sở sau đó chuyển đến Phịng kế tốn. Phịng Kế tốn cân đối tài chính, tham mƣu với bộ phận vật tƣ lựa chọn nhà cung cấp. (ít nhất phải có 03 báo giá nếu là nhà cung cấp mới). Lƣu ý đến các tiêu chí xét chọn: chất lƣợng, hậu mãi, phƣơng thức thanh tốn, giá cả…. sau đó trình Hiệu trƣởng quyết định chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng.
Chứng từ cụ thể:
- Báo giá hàng hóa kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các nhà cung cấp tiềm năng (Tối thiểu có 3 báo giá của 3 nhà cung cấp)
- Biên bản họp xét chọn đơn vị thực hiện.
- Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (trên 20 triệu đồng). - Hợp đồng (trên 10 triệu).
Bƣớc 05: Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng:
- Đối với loại thiết bị có giá trị cao, Trƣởng Phịng HCQT thành lập Hội đồng tƣ vấn gồm các Trƣởng Bộ mơn, bộ phận trực tiếp sử dụng, Kế tốn trƣởng căn cứ vào các tính năng, hồ sơ khảo sát của bộ phận vật tƣ, giá cả và mục đích sử dụng để đƣa ra tƣ vấn hợp lý giúp cho P.Hiệu trƣởng quyết định; xúc tiến hợp đồng.
- Đối với vật tƣ, hàng hố có giá trị cao trên 10.000.000 đồng phải có hợp đồng. Kế tốn Trƣởng có trách nhiệm nghiên cứu các điều khoản và tƣ vấn hợp lý để đem tới lợi ích, Trình Hiệu trƣởng ký hợp đồng.
- Đối với loại vật tƣ hàng hố có giá trị dƣới 10.000.000 đồng, có những trƣờng hợp phải lập hợp đồng và có những trƣờng hợp chỉ có đơn đặt hàng. Trƣởng Phịng TCHC ký đơn đặt hàng (dành cho các nhà cung cấp truyền thống, đã có hợp đồng nguyên tắc).
- Đối với những loại vật tƣ, hàng hố khơng có trong các trƣờng hợp trên phải có giải trình.
Bƣớc 06: Nhập hàng.
- Tiến hành thủ tục nhập kho đối với vật tƣ mua vào có kết quả kiểm tra đạt yêu cầu.
- Đối với máy móc, thiết bị, cơng cụ dụng cụ, lập Biên bản nghiệm thu bàn giao cho bộ phận sử dụng.
- Đối với vật tƣ dùng trực tiếp không qua kho, lập phiếu nhập xuất thẳng cho bộ phận sử dụng
Chứng từ cụ thể: Biên bản nghiệm thu, bàn giao, hóa đơn, biên nhận, phiếu giao hàng…
Bƣớc 07: Kết thúc việc mua sắm, sửa chữa, Phịng Hành chính quản trị tập hợp một bộ chứng từ bản chính hồn chỉnh và đề nghị phịng Kế tốn tài chính thực hiện tiếp công đoạn thanh toán (thuộc quy trình thanh tốn), lƣu trữ bảo quản một bộ chứng từ (bản sao) liên quan đến thủ tục mua sắm, ghi nhận và báo cáo (theo dõi tài sản).
Nhận xét, đánh giá:
Ưu điểm:
– Nhân viên thu mua làm việc có trách nhiệm, ln quan tâm tới số lƣợng, giá cả và tầm quan trọng của vật tƣ hàng hóa đối với q trình đào tạo.
Sơ đồ 2.3: Quy trình mua sắm , sửa chữa tài sản Bộ phận đề xuất Phịng Hành chính quản trị Phịng tài chính kế tốn Nhà cung cấp Hiệu trƣởng - . Yêu cầu vật tƣ, sửa chữa Xét duyệt yêu cầu Chọn nhà cung cấp mới, giá trị trên 10 triệu (tối thiểu có 3 báo giá) Hợp đồng/ đơn đặt hàng Quyết định nhà cung cấp, ký hợp đồng Ký duyệt yêu cầu Lên đơn đặt hàng với nhà cung cấp truyền thống, giá trị nhỏ hơn 10 triệu Nghiệm thu, bàn giao Đề xuất số lƣợng vật tƣ cần mua Xét duyệt đơn đặt hàng Lấy báo giá
– Công tác phối hợp giữa bộ phận đề xuất, phòng Hành chính quản trị và phịng Kế tốn tài chính khá nhịp nhàng
- Lựa chọn đƣợc và có mối quan hệ tốt với một số nhà cung cấp truyền thống.
- Vật tƣ hàng hóa thơng dụng trên thị trƣờng, dễ tìm nhà cung cấp cạnh tranh.
Hạn chế :
– Kế hoạch mua sắm xây dựng chƣa tốt do chƣa có sự phối hợp đồng bộ với kế hoạch đào tạo dẫn tới bị động về tài chính.
– Phịng Hành chính quản trị chƣa trú trọng tới việc theo dõi tiến độ hợp đồng và đơn đặt hàng, chỉ tới khi tới thời hạn giao hàng cho các bộ phận trong trƣờng mà hàng chƣa về mới phát hiện ra dẫn tới việc không cung ứng kịp thời vật tƣ, trang thiết bị dạy học làm giảm chất lƣợng đào tạo.
– Khâu xác định nhu cầu mua hàng cần đƣợc trú trọng, không nên tôn trọng quá mức đề xuất của các phòng ban, nên cân đối giữa lợi ích và chi phí trƣớc khi mua hàng.. (VD: mua máy hàn giá trị cao hàng trăm triệu với nhiều chức năng nhƣng trong học tập chỉ cần đến một vài chức năng cơ bản, tƣơng đƣơng với máy chỉ vài chục triệu trên thị trƣờng), gây lãng phí.
– Thành phần tham gia mua hàng cũng chính là thành phần nghiệm thu, bàn giao và nhận hàng, do đó, dễ xảy ra sai sót gian lận.