2.2.1.1.Tính trung thực và các giá trị đạo đức
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin nhà trƣờng sử dụng đƣợc thể hiện dƣới các dạng phần mềm, văn bản, chứng từ, truyền miệng, báo đài, tạp chí, website, qua các cuộc họp, thơng tin từ khảo sát thực tế.
Thông tin đa chiều, đa nguồn, do đó, cơng tác sàng lọc, phân loại, xử lý thông tin trung thực là hết sức quan trọng, đòi hỏi ngƣời tiếp nhận thơng tin phải có tƣ duy logic, có năng lực tốt để sàng lọc thông tin. Qua bản khảo sát, tác giả thấy hiện nay, công tác này tại trƣờng còn bộc lộ nhiều điểm yếu.
Hệ thống thơng tin kế tốn cực kỳ quan trọng đối với nhà trƣờng, tuy nhiên số liệu kế toán thống kê vẫn chƣa truyền tải đƣợc một số thông tin thực sự cần thiết tới ban giám hiệu, VD: chƣa có số liệu thống kê vật tƣ tiêu hao tới từng mô đun thực hành, số liệu vật tƣ tiêu hao tính trung bình trên một học viên do kế tốn chƣa có số liệu đầy đủ ghi nhận vật tƣ xuất cho mô đun nào, giảng dạy cho khoa nào, số lƣợng học viên là bao nhiêu; hạch tốn doanh thu khơng gắn liền với chi phí phát sinh dẫn tới ghi nhận không đúng lãi lỗ của từng hợp đồng đào tạo do doanh thu và chi phí
Hiện nay, Nhà trƣờng đã sử dụng phần mềm kế tốn, tuy nhiên chƣa sử dụng phần mềm tích hợp giữa các chu trình hoạt động trong trƣờng nên công tác thu thập và xử lý thông tin giữa các phịng ban gặp khơng ít khó khăn, nhiều khi bị trùng lắp. Các phòng ban khác trong trƣờng đều chƣa đƣợc trang bị phần mềm quản lý hỗ trợ.
Các hình thức truyền thơng thông tin giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp tham gia trong các hoạt động của nhà trƣờng bao gồm trao đổi bằng miệng, điện thoại trực tiếp, email, chứng từ, văn bản. Tuy nhiên, đôi khi do sự kết hợp không nhịp nhàng giữa các cách thức truyền thông làm ảnh hƣởng tới tính kịp thời của thông tin.
Các văn bản nhà nƣớc thƣờng xuyên sửa đổi làm ngƣời sử dụng bị nhiễu loạn thơng tin, gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản để áp dụng.
Nhà trƣờng trang bị đầy đủ máy tính cho CBGV, email nội bộ nên việc truyền thông tin qua email là rất thuận lợi, tuy nhiên, một số cá nhân khơng có thói quen đọc email mỗi ngày, do đó việc nắm bắt thơng tin cịn chậm.
2.2.5. Giám sát
Nhà trƣờng có quy mơ hoạt động nhỏ nên hiện tại chƣa thành lập ban kiểm sốt. Tuy nhiên mảng tài chính của trƣờng có bộ phận kiểm sốt tài chính tập đồn giám sát. Ngồi ra, trong các quy trình hoạt động cũng có lồng sự kiểm tra giám sát chéo giữa các phòng ban.
Việc giám sát các hoạt động chủ yếu do ban giám hiệu đảm nhận với sự trợ giúp của phịng kế tốn. Ngồi ra, nhà trƣờng còn thực hiện giám sát hoạt động thơng qua việc tiếp nhận ý kiến đóng góp của các cá nhân, bộ phận, học viên trong trƣờng và khách hàng. Tuy nhiên, 26% CBGV cho rằng những ý kiến đóng góp đó khơng đƣợc Ban giám hiệu quan tâm đúng mức.
Nhìn chung, cơng tác giám sát trong nhà trƣờng chƣa đƣợc ban lãnh đạo quan tâm thích đáng, nhất là việc giám sát q trình thực hiện theo kế hoạch và các mục tiêu chiến lƣợc. Thành phần Ban giám hiệu thƣờng xuyên thay đổi nên chƣa triệt để coi lại các quy trình hoạt động và lồng ghép các cách thức kiểm tra chéo
giữa các phịng có hiệu quả hay chƣa để đƣa ra các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp.