2.2.1.1.Tính trung thực và các giá trị đạo đức
2.2.3.3. Quy trình thanh toán
Bƣớc 01: Thu thập chứng từ và đề nghị thanh tốn:
- Sau khi hồn thành việc mua hàng hoá, tài sản, dịch vụ, nhân viên phụ trách việc mua hàng hoá, dịch vụ phải lập Phiếu đề nghị thanh tốn kèm tồn bộ chứng từ liên quan đến việc mua hàng này nhƣ: Đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng xuất thẳng cơng trình, hố đơn tài chính (do Bộ tài chính
tốn, sau đó Phiếu đề nghị thanh tốn đã đƣợc cấp thẩm quyền duyệt đƣợc chuyển sang Phịng kế tốn để Phịng kế toán tiến hành làm các thủ tục cần thiết cho việc thanh toán.
- Mọi khoản thanh toán đƣợc yêu cầu thực hiện thông qua ngân hàng (chuyển khoản, phát hành cheque thanh tốn). Trƣờng hợp có giá trị thanh tốn nhỏ hơn 10 triệu đồng hoặc do điều kiện khách quan khác mà không thể chuyển khoản, phát hành cheque thanh tốn hoặc có chỉ đạo của Ban giám hiệu thì đƣợc quyền chi trả bằng tiền mặt, nhƣng phải tuân thủ các quy định trong thanh toán tiền mặt theo nội dung của quy định này.
Sơ đồ 2.4: Quy trình thanh tốn
Bƣớc 02: Kế toán thanh toán phải căn cứ vào phiếu đề xuất thanh toán đã đƣợc duyệt kèm bộ chứng từ thanh toán đối chiếu với kế hoạch thanh toán hoặc lệnh của Ban giám hiệu tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi đƣợc lập thành 02 bản kèm theo toàn bộ chứng từ liên quan.
Bƣớc 03: Phiếu chi sau khi đƣợc lập kèm bộ chứng từ thanh toán sẽ chuyển
cho Kế toán trƣởng kiểm tra sau đó trình Ban giám hiệu duyệt trƣớc khi tiến hành thanh toán cho khách hàng.
Bộ chứng từ thanh tốn bắt buộc phải có các chứng từ sau:
1. Các khoản chi từ 200,000 đồng trở lên phải có chứng từ hóa đơn theo quy định nhà nƣớc ( Hóa đơn đỏ, VAT)
Ngƣời đề nghị thanh toán Kế toán thanh toán Hiệu trƣởng Thủ quỹ, ngân hàng Đơn đề nghị có xác nhận của phịng ban Kiểm soát lập UNC, thanh toán, hạch toán
Phê duyệt Chuyển tiền Trƣởng
phòng TC – KT
2. Hóa đơn phải hợp lệ: có mộc và chữ ký của thủ trƣởng đơn vị hoặc có mộc treo; hóa đơn khơng tẩy xóa, rách, nhàu nát.
3. Các chứng từ hóa đơn phải ghi đúng tên cơng ty, địa chỉ, mã số thuế và ghi đúng với khoản chi đƣợc quy định của trƣờng.
4. Các khoản chi thanh tốn dƣới 200,000 phải có hóa đơn lẻ, hóa đơn đƣợc in ấn, có mộc của chủ thể kinh doanh. Trƣờng hợp mua lẻ nhiều lần tại một nơi có thể xuất hóa đơn đỏ, VAT thì tập hợp hóa đơn lẻ lại để xuất hóa đơn đỏ, VAT.
5. Bộ chứng từ thanh toán phải yêu cầu đầy đủ: – Giấy đề nghị thanh toán.
– Giấy yêu cầu mua vật tƣ, trang thiết bị, TSCĐ, CCDC….đã đƣợc ký duyệt. – Bảng báo giá đã đƣợc duyệt; trong trƣờng hợp khơng có báo giá thì bộ phận mua vật tƣ dựa trên bảng yêu cầu, dự tính chi phí của bộ phận để mua.
– Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, kế hoạch chi phí đã đƣợc ký duyệt. – Hóa đơn GTGT, biên lai (của bộ tài chính).
6. Các trƣờng hợp khơng đƣợc thanh tốn: – Không đúng với quy định ở mục 1,2,3,4,5. – Khơng đúng với quy trình thanh tốn. – Chứng từ giả mạo.
– Giá trị thanh tốn khơng đúng với bảng báo giá đã đƣợc duyệt hoặc giá trị thực tế theo thị trƣờng.
– Kê khống chứng từ hóa đơn.
Bƣớc 04: Phiếu chi sau khi đƣợc Ban giám hiệu duyệt sẽ đƣợc chuyển cho Thủ quỹ tiến hành thực hiện việc thanh toán.
Bƣớc 05: Sau khi thanh toán xong, Thủ quỹ phải đóng dấu : “ĐÃ CHI TIỀN’ lên Phiếu chi. Phiếu chi đƣợc chuyển lại cho Kế toán thanh toán lƣu trữ, việc lƣu trữ phải theo từng loại phiếu chi và lƣu theo từng tháng (quý, năm). Kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm kiểm tra và lƣu trữ phiếu chi.
Ƣu điểm: nhà trƣờng có quy chế tài chính nội bộ với các mẫu biểu về thanh tốn thống nhất trong tồn trƣờng, có bộ phận kiểm sốt tài chính tập đồn hỗ trợ về mặt nghiệp vụ nếu cần.
Hạn chế :
- Quy chế chi tiêu nội bộ trong trƣờng có nhƣng bản thân CBGV chƣa thực sự quan tâm. Những cá nhân tham gia khơng thƣờng xun thƣờng cảm thấy cơng việc này khó khăn, rắc rối và hay mắc sai sót dẫn đến chứng từ phải làm đi làm lại nhiều lần, vừa mất cơng lại cảm thấy khơng đƣợc hài lịng.
– Bộ chứng từ thanh tốn có sai sót, gian lận, khi kế tốn phát hiện thì làm lại, chƣa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên các bộ phận cứ làm ẩu, thậm chí cố ý làm sai.