Hoạt động kiểm soát là tập hợp những chính sách, thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện nhằm đạt đƣợc các mục tiêu. Các chính sách và thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra đƣợc thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong tồn doanh nghiệp. Hoạt động kiểm sốt diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Hoạt động kiểm
sốt bao gồm:
– Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát.
– Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
– Mối quan hệ giữa hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro: Khi đánh giá
rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định các hành động cần phải thực thi để đối phó với những rủi ro đe dọa tới việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Các hành động cần thiết này đóng vai trị định hƣớng cho việc xây dựng các thủ tục kiểm soát.
– Các loại hoạt động kiểm soát: có nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thiết kế và áp dụng.
Xét về mục đích, người ta chia hoạt động kiểm sốt thành ba loại:
– Kiểm sốt phịng ngừa: là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp.
– Kiểm soát phát hiện: là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã thực hiện. Thơng thƣờng, ngƣời ta có thể kết hợp giữa kiểm sốt phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của kiểm soát. Sau khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải thay thế những hoạt động kiểm soát đã bị “qua mặt” này bằng những hoạt động kiểm soát khác hữu hiệu hơn hay phải tăng cƣờng thêm các hoạt động kiểm soát. Việc tăng cƣờng thêm thủ tục kiểm soát nhằm bổ sung cho một thủ tục kiểm sốt khác chính là kiểm sốt bù đắp.
Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm:
– Soát xét của nhà quản lý cấp cao: là việc soát xét của nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp nhƣ so sánh kết quả thực tế với dự toán, với kỳ trƣớc hay với các đối thủ khác. Các chƣơng trình quan trọng phải đƣợc sốt xét để xác định mức độ hoàn thành.
– Quản trị hoạt động: ngƣời quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với dự toán hoặc kế hoạch đã đề ra. Việc soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của KSNB.
– Phân chia trách nhiệm hợp lý: Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp cần phải đƣợc xem xét một cách nghiêm túc và đƣợc coi nhƣ một loại kiểm sốt phịng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả. Bởi lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng nhƣ giúp phát hiện ra các sai sót, gian lận này trong quá trình tác nghiệp. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu: Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc; Phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt (phê chuẩn) nghiệp vụ và chức năng bảo vệ tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt (phê chuẩn) nghiệp vụ và chức năng kế tốn.
– Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Các hệ thống thông tin ngày nay đƣợc xử lý phần lớn bằng các chƣơng trình máy tính kết hợp với một số thủ tục đƣợc xử lý thủ cơng bằng con ngƣời. Vì vậy, kiểm sốt q trình xử lý thơng tin có thể chia ra làm hai loại chính đó là kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng.
Kiểm soát chung: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Cụ thể, kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng.
Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể. Kiểm soát ứng dụng phải đảm bảo dữ liệu đƣợc nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng nhƣ phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chƣa đƣợc sự xét duyệt của nhà quản lý. Cụ thể kiểm soát ứng dụng sẽ tập trung vào kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm sốt q trình xử lý và cuối cùng là kiểm soát dữ liệu đầu ra.
Kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng có sự liên quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau. Kiểm soát chung rất cần để đảm bảo cho sự vận hành của kiểm soát ứng dụng. Ngƣợc lại kiểm soát ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đƣa ra các đề xuất để
sửa đổi và hoàn thiện hệ thống, từ đó làm cho kiểm sốt chung đầy đủ hơn và hữu hiệu hơn.
– Kiểm soát vật chất: Đây là hoạt động kiểm soát “cứng”, một loại hoạt động kiểm soát thƣờng đƣợc mọi ngƣời nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong doanh nghiệp. Cụ thể, kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp nhƣ máy móc, nhà xƣởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu và các tài sản khác đƣợc bảo vệ một cách chặt chẽ. Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu sổ sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần đƣợc giải trình và xử lý thỏa đáng. Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lƣợng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định của doanh nghiệp.
– Phân tích rà sốt: đây là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thƣờng để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.