5.1 Thời gian làm việc
5.2 Địa điểm làm việc
5.3 Phương tiện làm việc
NGƢỜI LẬP TRƢỞNG BỘ PHẬN TRƢỞNG PHÒNG TCCB BGH
Mức độ Nhiệm vụ chính %Thời gian
1. 2. 2.
Nhà trƣờng hỗ trợ nhà nghỉ cho cán bộ, giáo viên ở xa về làm việc, cơng tác. Phịng Tổ chức cán bộ phải xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá ứng viên làm tiêu chuẩn chung trong tuyển dụng nhận sự.
Trƣờng cần phải thành lập hội đồng tuyển dụng, trong đó phải có ngƣời phụ trách chun mơn có trình độ tay nghề cao, có thể là CBGV trong trƣờng, khi cần thiết thì mời thêm chuyên gia tham gia vào hội đồng này.
Xây dựng quy chế thi đua khen thƣởng, kỷ luật và nghiêm túc thực hiện theo quy chế, chú ý nâng cao tinh thần chống lãng phí trong đội ngũ CBGV.
Xây dựng quy chế lƣơng theo hƣớng công bằng, hợp lý.
Hàng năm, nhà trƣờng cần có sự điều chỉnh lƣơng dựa trên hiệu quả làm việc của từng cá nhân.
Chính sách nhân sự
Nhà trƣờng cần mạnh dạn tái cơ cấu lại tổ chức nhằm đảm bảo tính hợp lý và kinh
tế. Quy mơ đào tạo của trƣờng cịn nhỏ, do đó cần làm tinh gọn lại bộ máy quản lý, tránh cồng kềnh, lãng phí. Phịng dịch vụ học sinh sinh viên, phịng marketing, bộ phận tƣ vấn tuyển sinh và thƣ viện cần gộp chung lại với phòng đào tạo, trƣởng phòng đào tạo sẽ chủ động sắp xếp và điều phối công việc chung nhằm giảm chi phí quản lý tại các phịng ban.
Từ việc xây dựng bản mô tả chi tiết công việc, kết hợp rà soát bằng cấp, kinh nghiệm của từng cá nhân, nhà trƣờng có thể tiến hành nâng cao năng suất lao động bằng cách cho nhân viên kiêm nhiệm. Việc này sẽ góp phần làm cho cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà trƣờng tinh gọn và đạt hiệu quả cao.
Nhà trƣờng miễn phí đào tạo tiếng anh đối với CBGV trƣờng, sẵn sàng cử CBGV tham dự các khóa bồi dƣỡng chun mơn nghiệp vụ trong và ngoài nƣớc. Để thu hút ứng viên, trƣờng cần công khai nhu cầu tuyển dụng trên website, báo chí, mạng tuyển dụng.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu của Nhà trƣờng luôn hƣớng tới việc nâng cao chất lƣợng đào tạo, hiệu quả khai thác sử dụng các nguồn lực, bảo vệ tốt cơ sở vật chất, chống lãng phí,
nâng cao thu nhập, ổn định đời sống ngƣời lao động. Để đạt các mục tiêu trên, Nhà trƣờng cần phải nhận dạng và phân tích đƣợc những yếu tố tác động, những rủi ro, mà nếu chúng xảy ra sẽ làm cho mục tiêu bị ảnh hƣởng từ đó đề ra các biện pháp xử lý, ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu tác hại gây ra.
Để nhận dạng và phân tích rủi ro, Ban giám hiệu cần phải thực hiện rà soát các nguy cơ tiềm ẩn tác động từ những nhân tố bên ngồi thơng qua sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng và các văn bản (chính trị, xã hội, kinh tế, chính sách giáo dục, pháp luật, …). Bên cạnh đó, Nhà trƣờng cần chú ý tới các nhân tố bên trong qua việc tiếp nhận thông tin trực tiếp từ nhân viên, các cấp quản lý thơng qua q trình giải quyết nghiệp vụ, các cuộc họp, từ đó rà sốt lại cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, công tác quản lý điều hành trong trƣờng, giúp Nhà trƣờng nhận dạng, phân tích rủi ro, từ đó tìm ra biện pháp quản trị rủi ro, đồng thời tiếp tục theo dõi để điều chỉnh biện pháp thích hợp hơn.
Phòng ban chức năng là bộ phận trực tiếp tiếp cận với thông tin và am hiểu về các hoạt động của Nhà trƣờng, do đó, cần chủ động quan sát, nhận dạng rủi ro trong các quy trình hoạt động, đánh giá khả năng phối hợp và đề xuất những biện pháp kiểm soát phù hợp.
Nhà trƣờng cần phối hợp với công tác kiểm định chất lƣợng hàng năm nhằm phát huy thế mạnh, khắc phục điểm yếu, giảm thiểu rủi ro, tiến đến đạt Mục tiêu đề ra.
Theo tác giả nghiên cứu, hiện nay trƣờng đang đứng trƣớc một số rủi ro chủ yếu ở phạm vi toàn đơn vị, bao gồm:
- Rủi ro sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của nhà trƣờng (tài sản mua về nhƣng kông sử dụng, xảy ra gian lận, sai sót đáng kể…).
– Rủi ro bị sai phạm chính sách, chế độ, quy định của nhà nƣớc và của trƣờng (trợ cấp thôi việc, điều chuyển công tác...).
– Rủi ro không đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo. Trong đó, các nguyên nhân chính yếu là do công tác quản lý giáo viên lỏng lẻo, nhất là đội ngũ giáo viên thỉnh giảng dẫn đến tình trạng giáo viên dạy thiếu giờ, khơng đầu tƣ vào
cơng tác xây dựng chƣơng trình, giáo án, giáo trình bài giảng dẫn tới chất lƣợng bài giảng khơng cao. Ngồi ra, chƣơng trình đào tạo tín chỉ sẽ đƣợc trƣờng tổ chức thực hiện trong năm học 2013-2014, do đó, nếu không quan tâm đến việc xây dựng và kiểm định các chƣơng trình đào tạo của các ngành học theo tín chỉ ngay từ bây giờ sẽ khơng thể đảm bảo chất lƣợng đào tạo sau này.
Với các rủi ro nêu trên, cần phải hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Trong phạm vi luận văn này, tác giả xin đề xuất hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát sau:
– Hồn thiện một số quy trình, hoạt động về quản lý tài chính và tài sản: quy trình tiền lƣơng; quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản; quy trình thanh tốn; và hoạt động quản lý tài sản nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các sai sót, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong nhà trƣờng, đồng thời nâng cao tính tuân thủ các luật lệ và quy định.
– Hoàn thiện quy trình xây dựng chƣơng trình đào tạo nhằm xây dựng kịp thời chƣơng trình đào tạo theo hệ thống tín chỉ phù hợp với quy chế đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Bộ GD&ĐT.
– Hoàn thiện hoạt động quản lý đào tạo nhằm hƣớng tới mục tiêu nâng cao chất lƣợng đào tạo của nhà trƣờng.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
3.2.3.1. Hồn thiện quy trình tiền lƣơng
Xác định Mục tiêu của quy trình:
– Qui định các tài liệu, biểu mẫu theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên trong trƣờng.
– Phối hợp với các bộ phận nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận. – Tính lƣơng đúng, đủ, trả kịp thời cho cán bộ công nhân viên. Đánh giá rủi ro của quy trình
– Rủi ro do nhân viên khai khống giờ công, khai báo sai số ngày nghỉ.
- Rủi ro không thu hồi đƣợc lƣơng đã trả cho các trƣờng hợp đột ngột thôi việc trong kỳ.
– Rủi ro áp dụng sai quy định nhà nƣớc.
– Rủi ro sai dữ liệu tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của ngƣời lao động.
– Rủi ro khai khống nhân viên.
– Rủi ro tính tốn sai: tính thiếu, tính thừa, tính khơng đúng theo thực tế công lao động…
– Rủi ro không cập nhật kịp thời nhân viên tuyển dụng mới để trả lƣơng.
Giải pháp hồn thiện quy trình
Để hạn chế rủi ro, Nhà trƣờng cần quy định rõ thời hạn tính lƣơng và trách nhiệm của từng bộ phận, tách riêng chức năng tuyển dụng lao động và chức năng tính lƣơng và phê chuẩn bảng chấm cơng và thực hiện theo quy trình cụ thể nhƣ sau.
Bước 1: Chấm công cho từng cán bộ CNV vào cuối giờ chiều hàng ngày.
Cuối tháng ký Bảng chấm cơng và nộp cho phịng Tổ chức cán bộ vào ngày 2 của tháng sau.
Bước 2: Dựa vào máy chấm công và bảng chấm công để xác nhận số công
làm việc của từng CBGV vào ngày 03 của tháng sau.
Bước 3: Căn cứ vào đơn giá, ngày công, giờ cơng Kế tốn tiền lƣơng lập
Bảng tính Lƣơng cho từng CBGV vào ngày 04 của tháng sau.
Bước 4: Kiểm tra và duyệt. Hợp lý: Ký duyệt; Không hợp lý: yêu cầu bộ
phận tiền lƣơng và bộ phận liên quan giải trình sau đó duyệt 1 ngày.
Bước 5: Kế toán tiền lƣơng viết phiếu chi hay Ủy nhiệm chi (UNC) vào ngày
05 hàng tháng.
Bước 6: Sau khi cân đối thu chi, xin ngân sách từ tập đồn, kế tốn chuyển
ngân hàng hoặc thủ quỹ chi lƣơng vào ngày 10 hàng tháng.
Sơ đồ 3.1: Lƣu đồ quy trình tiền lƣơng
Bƣớc thực hiện
Trách nhiệm thực
hiện Lƣu đồ Ghi chú
1 Trƣởng Bộ phận
2 Phòng Tổ chức cán bộ
Bảng chấm cơng
3 Kế tốn tiền lƣơng Bảng tính lƣơng theo
hợp đồng, giao khốn 4 Kê tốn trƣởng, Hiệu trƣởng Bảng tính lƣơng theo hợp đồng, giao khoán
5 Kế toán tiền lƣơng Phiếu chi, Bảng tính
lƣơng theo hợp đồng, giao khoán
6 Ngân hàng hoặc Thủ Quỹ
Phiếu chi, Danh sách nhận lƣơng
7 Kế toán tiền lƣơng hoặc Thủ Quỹ Phiếu chi, Bảng tính lƣơng, danh sách nhận lƣơng Chấm cơng Kiểm tra, xác nhận Tính tốn
Kiểm tra, ký duyệt