Lƣu hồ sơ
3.2.3.6. Hoàn thiện hoạt động quản lý đào tạo
– Phòng đào tạo kết hợp với phòng Dịch vụ học viên theo dõi việc thực hiện giờ giấc, tác phong dạy và học.
– Phòng đào tạo kết hợp với khoa, bộ mơn có biện pháp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thƣờng xun giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên, sổ đầu bài… với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trƣờng về đảm bảo giờ giảng; có biện pháp xử lý nghiêm đối với trƣờng hợp giáo viên tự ý bỏ giờ, hoặc dạy dồn dập làm học viên không kịp tiếp thu bài giảng…
– Phòng Đào tạo thƣờng xuyên dự giờ đột xuất để đánh giá đúng thực trạng chất lƣợng giảng dạy của giáo viên, trọng tâm vào những giáo viên đƣợc đánh giá không cao qua phiếu khảo sát.
– Quản lý chặt chẽ đội ngũ giáo viên thỉnh giảng về giờ giấc lên lớp, bằng cấp chuyên mơn, kinh nghiệm, giáo án giáo trình giảng dạy.
3.2.4. Thơng tin và truyền thơng
Thơng tin đóng vai trị hết sức quan trọng cho việc ra quyết định. Thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời khơng chỉ giúp nhà quản lý ra quyết định đúng, kịp thời mà cịn giúp CBGV thực hiện hiệu quả, góp phần đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, việc thu thập, xử lý thông tin là hết sức cần thiết. Hiện công tác này chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp để nâng cao vai trị, vị trí của hệ thống thơng tin trong nhà trƣờng, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:
– Đầu mối để tiếp nhận thông tin và truyền thông là ban giám hiệu, cần phải thƣờng xuyên có mặt tại đơn vị, theo sát hoạt động của trƣờng.
- Hoàn thiện trang web và cập nhật thông tin của trƣờng kịp thời lên trang web, chú ý các thông báo về tuyển sinh, đào tạo và quản lý sinh viên phải đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, kịp thời hơn nữa. Phụ huynh học viên có thể lên trang web của trƣờng để theo dõi thời khóa biểu học tập, bảng điểm, kết quả rèn luyện của con em.
– Gấp rút hoàn thiện cuốn sổ tay học viên để truyền tải các thông tin cần thiết của nhà trƣờng tới học viên, nâng cao chất lƣợng dịch vụ học viên.
– Trang bị phần mềm quản lý tích hợp, gồm các chu trình quản lý đào tạo, nhân sự, hợp đồng đào tạo, quản lý tài chính – tài sản, mua hàng, bán hàng, quản lý sinh viên, quản lý thƣ viện….
– Các chứng từ kế toán phải đƣợc cập nhật theo đúng kỳ báo cáo, các phịng ban khi có chứng từ thanh tốn cần phải đƣa ngay về phịng kế tốn để kế tốn hạch tốn chi phí, tƣơng ứng với doanh thu trong kỳ.
– Trong phiếu đề xuất vật tƣ thực hành, các khoa nhất thiết phải điền đầy đủ nội dung thông tin theo biểu mẫu quy định, trong đó có thơng tin vật tƣ yêu cầu cho
lƣợng học viên, từ đó kế tốn sẽ có số liệu thống kê tiêu hao vật tƣ trên đầu học viên theo từng mô đun học. Đây là một thông tin cần thiết đối với một trƣờng nghề trong quá trình vân hành và quản lý.
– Để biết đƣợc thông tin về lãi lỗ cho từng hợp đồng đào tạo, nên mã hóa số hợp đồng, khi hạch tốn doanh thu, chi phí, kế tốn khai thêm thơng tin theo mã số đó, đến kỳ báo cáo, tìm theo mã số thống kê để biết đƣợc chi phí nào đi với hợp đồng nào, giúp nhà quản lý biết đƣợc công việc nào mang lại lợi ích kinh tế nhiều hơn.
– Thơng tin phải đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản, các bộ phận lấy đó làm căn cứ thực hiện, tránh tình trạng nói miệng làm quá trình xử lý thông tin bị rối, thực hiện không đúng hoặc không hiệu quả.
– Rà sốt, hồn thiện hệ thống quy chế, quy định của nhà trƣờng và phổ biến rộng rãi đến toàn thể CBGV để mọi ngƣời biết và thực hiện theo.
Nâng cao năng lực thu thập xử lý thông tin và truyền thông của CBGV, đặc biệt là đội ngũ quản lý của nhà trƣờng.
- Các mảng thông tin truyền thông trong trƣờng cần đƣợc phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, phòng ban phụ trách.
– Cần cài phần mềm chát nội bộ để các bộ phận liên lạc, truyền tải thông tin với nhau đƣợc thuận lợi hơn.
– Xây dựng quy trình truyền thơng thơng tin trong đó chú trọng đến thời gian truyền tin, đầu mối giao nhận thông tin, lƣu trữ dữ liệu.
– Làm rõ công tác phối hợp, thời gian thực hiện, lƣu chuyển chứng từ… trong các quy trình, hoạt động.
- Các cơng văn trƣớc khi truyền thơng ra bên ngồi cần phải đƣợc kiểm sốt; các cơng văn đến cần phải kịp thời xác định và nhanh chóng chuyển đến đơn vị cần tiếp nhận thông tin. Các bộ phận phải cập nhật, lƣu trữ văn bản có hệ thống.
– Hƣớng dẫn và phổ biến ứng dụng các tiện ích của mạng internet cho tất cả mọi ngƣời và ứng dụng làm phƣơng tiện thu thập thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận.
3.2.5. Giám sát
Thành lập tổ ban tra chuyên trách có chức năng kiểm tra giám sát, xây dựng cơ chế giám sát một cách toàn diện mọi hoạt động trong trƣờng.
Bồi dƣỡng nghiệp vụ, kiến thức cơ bản liên quan đến công tác đào tạo, quản lý học viên, tài chính kế tốn…cho cán bộ thanh tra.
Các phòng ban cần phải tự theo dõi, giám sát việc thực hiện theo kế hoạch đặt ra và có báo cáo định kỳ gửi ban giám hiệu về kết quả và tiến độ thực hiện.
Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ đạo giải quyết.