Lƣu hồ sơ
3.2.3.2. Hồn thiện quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản
Xác định Mục tiêu của quy trình
- Đảm bảo kế hoạch mua sắm sửa chữa trong trƣờng.
Mua hàng đáp ứng đƣợc mục đích và nhu cầu sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất lƣợng và số lƣợng theo yêu cầu, hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, giá cả phù hợp và cung ứng kịp thời.
- Sửa chữa tài sản: giám định và chữa đúng bệnh với giá cả phù hợp và phải đảm bảo chất lƣợng dịch vụ sửa chữa nhƣ cam kết, chế độ bảo hành tốt.
- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan. Đánh giá rủi ro của quy trình
– Khơng có nhu cầu mà vẫn mua hàng dẫn tới không sử dụng hết các nguồn lực, gây lãng phí.
- Mua sắm khơng có kế hoạch và không nằm trong kế hoạch làm ảnh hƣởng đến dự toán chi tiêu và giá thành đào tạo.
- Mua hàng không kịp thời, không đúng tiến độ làm ảnh hƣởng đến hoạt động của nhà trƣờng và chất lƣợng giảng dạy.
– Mua hàng hóa có nhiều chức năng nhƣng khơng khai thác hết. Hàng mua không đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng.
Mua không đúng loại hàng, quy cách phẩm chất, số lƣợng yêu cầu.
Mua giá cao hơn so với giá của hàng hóa cùng loại trên thị trƣờng tại cùng một thời điểm.
– Chọn mua máy móc ở các nƣớc phƣơng tây, giá cả cao lại không phù hợp với điều kiện khí hậu Việt Nam.
Giải pháp hồn thiện quy trình
Quy trình hiện chứa đựng nhiều vấn đề, nguyên nhân chủ yếu do không xác định tốt nhu cầu và đánh giá đúng hiệu quả đầu tƣ, nên có nhiều tài sản mua sắm về không khai thác sử dụng tốt, bị lãng phí…Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các biện pháp hoàn thiện nhƣ sau:
Mua sắm, sửa chữa theo kế hoạch
Bước 01: Xác định nhu cầu
Rà soát danh mục vật tƣ, máy móc thiết bị theo chƣơng trình khung của Bộ, đối chiếu với số lƣợng, danh mục Nhà trƣờng hiện có, tầm quan trọng của mơn học trong chƣơng trình đào tạo, cân nhắc giữa lợi ích, chi phí để quyết định mua sắm mới, sửa chữa, thuê ngoài hay liên kết với doanh nghiệp cho học viên thực tập; nên mua loại nào, chất lƣợng, giá cả, mẫu mã... Nên đầu tƣ, mua mới trong giai đoạn nào của quá trình đào tạo.
Bước 02: Lập hồ sơ xét duyệt phƣơng án mua sắm
Bộ phận vật tƣ căn cứ kế hoạch mua sắm, sửa chữa đã đƣợc Hiệu trƣởng phê duyệt đầu năm học, lên phƣơng án thực hiện, lấy báo giá (tối thiểu 03 nhà cung cấp đối với tài sản có đơn giá từ 500.000đ trở lên hoặc có tổng giá trị từ 5.000.000đ trở lên và 01 nhà cung cấp đối với tài sản có đơn giá dƣới 500.000đ hoặc tổng giá trị dƣới 5.000.000đ), lựa chọn nhà cung cấp, lập dự tốn kinh phí.
Hồn chỉnh hồ sơ gửi phịng Hành chính Quản trị (HCQT) và phịng Tài chính – Kế tốn (TCKT) thẩm định, trình Hiệu trƣởng ký duyệt.
Hồ sơ xét duyệt phƣơng án mua sắm gồm: giấy yêu cầu vật tƣ (tài sản); dự tốn kinh phí; giấy báo giá; biên bản xét chọn nhà cung cấp ; các hồ sơ khác có liên quan.
Thời gian thực hiện: Bộ phận vật tƣ hồn thành hồ sơ khơng quá 05 ngày, Phòng HCQT xác nhận khơng q 02 ngày, Phịng TCKT thẩm định trình Hiệu trƣởng duyệt khơng q 03 ngày.
Bước 03: Ký hợp đồng mua sắm
Đối với các hồ sơ mua sắm, sửa chữa có giá trị từ 10.000.000đ trở lên thì bộ phận vật tƣ làm các thủ tục dự thảo hợp đồng trình Hiệu trƣởng ký.
Đối với các hồ sơ mua sắm, sửa chữa có giá trị dƣới 10.000.000đ thì bộ phận vật tƣ thực hiện mua sắm ngay (không cần ký hợp đồng).
Thời gian thực hiện ký hợp đồng đối với các loại tài sản thông thƣờng không quá 03 ngày làm việc.
Sơ đồ 3.2: Quy trình mua sắm
.
Bước 04: Thực hiện hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao tài sản
Bộ phận vật tƣ giám sát việc thực hiện hợp đồng cung cấp, lắp đặt.
Các đơn vị liên quan nghiệm thu số lƣợng và chất lƣợng tài sản tại vị trí lắp đặt theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
TRÁCH
NHIỆM LƢU ĐỒ THỰC HIỆN CÔNG TÁC MUA SẮM
Bộ phận
Phòng Hành chính quản trị
Ban giám hiệu
Phịng Hành
chính quản
trị, bộ phận, Phịng Tài chính kế tốn Ban giám hiệu
Phịng Hành chính quản trị
Bộ phận
Đề xuất vật tƣ, thiết bị
Xét duyệt dựa vào kế hoạch năm, xác định lại nhu cầu, kiểm tra danh mục Nhà
trƣờng hiện có, dự trù kinh phí
Xét duyệt đề xuất mua hàng
Tập hợp báo giá, biên bản chọn nhà cung cấp
Quyết định nhà cung cấp, ký hợp đồng
Theo dõi thực hiện hợp đồng
Sau khi nghiệm thu đạt yêu cầu thì lập biên bản bàn giao tài sản cho đơn vị sử dụng.
Phòng HCQT, Phòng TCKT và ngƣời sử dụng tài sản có trách nhiệm cập nhật tài sản để làm số liệu đối chiếu kiểm kê cuối năm.
Bước 05: Thanh lý hợp đồng, thanh toán
Bộ phận vật tƣ phối hợp với phòng HCQT, TCKT làm các thủ tục thanh lý hợp đồng trình Hiệu trƣởng ký.
Bộ phận vật tƣ gửi Hồ sơ thanh toán đến trƣởng phịng HCQT, TCKT để thanh tốn. Hồ sơ thanh toán gồm: giấy đề nghị thanh toán ; hồ sơ xét duyệt phƣơng án mua sắm; hợp đồng, thanh lý hợp đồng; hóa đơn tài chính; biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản.
Mua sắm, sửa chữa đột xuất
Bước 01: Đơn vị có nhu cầu mua sắm, sửa chữa đột xuất lập phiếu đăng ký
mua sắm, sửa chữa tài sản gửi bộ phận vật tƣ.
Bước 02: Bộ phận vật tƣ tiếp nhận, xem xét yêu cầu, tổ chức kiểm tra và lập
biên bản hiện trạng, đề xuất phƣơng án giải quyết và gửi trƣởng phịng Hành chính – Quản trị để trình Hiệu trƣởng duyệt chủ trƣơng.
Thời gian trả lời cho đơn vị kết quả giải quyết: không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu.
Bƣớc 03: Thực hiện trình tự nhƣ trên Mua sắm, sửa chữa gấp
Trƣờng hợp đơn vị có nhu cầu mua sắm, sửa chữa gấp để tránh thất thốt, lãng phí hoặc ảnh hƣởng đến sự an tồn trang thiết bị, cơ sở vật chất của nhà trƣờng thì bộ phận vật tƣ có trách nhiệm kiểm tra, báo cáo bằng văn bản cho Hiệu trƣởng và thực hiện ngay nếu đƣợc Hiệu trƣởng phê duyệt, đồng thời thơng báo cho phịng HCQT, TCKT biết để phối hợp.