Để tiến hành một nghiệp vụ mua bán ngoại thương, khâu đầu tiên cần tiến hành là
đàm phán. Việc đàm phán thắng lợi là bước đảm bảo đầu tiên cho sự thành công của chuyến làm ăn. Đàm phán trong ngoại thương rất phức tạp vì các đối tác đều từ các nền văn hố khác nhau nên sẽ có biểu lộ và thái độ phản ứng khác nhau trước mỗi bất đồng. Vì vậy ta nên có sự chuẩn bị trước một số thơng tin về phong cách đàm phán của đối tác. Vậy văn hoá Australia đã ảnh hưởng đến phương cách đàm phán của các doanh nhân người Australia như thế nào?
Nói chuyện ngắn sau giới thiệu
Sau màn giới thiệu và trước khi một cuộc đàm phán diễn ra, thường có những cuộc nói chuyện nhỏ. Những đối thoại ban đầu thường là những đề tài khách quan và ít quan trọng. Những câu chuyện này có thể đề cập đến những sự kiện thể thao, chính trị, tin tức sự kiện hàng ngày hay phong cảnh, thời tiết và thế giới thiên nhiên phong phú của Australia. Thông thường người ta mở đầu câu chuyện bằng các câu nói như:
Do you live here?-Ông /Bà sống ở vùng này à? hay Do you like here?-Ơng/Bà có thích ở đây khơng?
Những mẩu chuyện khai vị thường cũng rất có ý nghĩa. Do sự cách biệt về địa lý của Australia, các thương gia Australia rất thường xuyên đi du lịch. Bạn có thể thấy họ rất am hiểu về con người và đất nước bạn cùng các tập quán kinh doanh nên việc biết điều gì đó về lịch sử cũng như văn hố của Australia bạn sẽ được đánh giá cao. Nếu như câu chuyện diễn ra trong vui vẻ và thoải mái, chủ nhà có ấn tượng ban đầu tốt về khách sẽ giúp cho việc đàm phán có sự khởi đầu thuận lợi trong khơng khí nhẹ nhàng, dễ chịu.
Thời gian đàm phán
Người Australia trước hết là những người rất thực tế. Với họ thời gian được xem là một thứ tài sản quý giá, khơng được lãng phí mà phải biết sử dụng triệt để. Điều này thể hiện trong kinh doanh ở chỗ người Australia khơng thích tiến hành đàm
phán trong khoảng thời gian dài. Do vậy các cuộc đàm phán không nên kéo dài quá lâu mà nên hạn chế trong một khoảng thời gian nhất định.
Phong cách đàm phán của người Australia
Người Australia ưa nói thẳng và vì vậy trong đàm phán các vấn đề giao dịch đưa ra cần phải được trình bày rõ ràng, đầy đủ và khơng che dấu bất cứ vấn đề gì có thể nảy sinh trong q trình thực hiện. Trong quá trình đàm phán, mọi vấn đề về giá cả, chiết khấu, chuyên chở... đều được đưa ra trao đổi trực tiếp giữa hai bên. Người Australia đôi khi chú trọng tới lợi nhuận hơn là thị phần nên việc mặc cả về giá cả rất thông thường. Theo thông lệ, các điều kiện và điều khoản trong hợp đồng dự thảo phải rõ ràng minh bạch, và nếu có muốn thêm một sự ưu đãi nào đó họ thường nêu vấn đề ngay lập tức. Bất cứ cố gắng nào như khen ngợi quá đà, sử dụng mánh khoé nhằm lôi kéo đều có thể bị xem thường và dẫn tới thất bại trong đàm phán. Thói quen nhìn thẳng khi nói chuyện, trao đổi một vấn đề của người Australia giúp cho họ nhanh chóng quan sát những biểu lộ của đối tác. Bất kỳ kiểu cảm xúc nào của bạn cũng đều có thể làm cho họ dấy lên nghi ngờ rằng đối tác đang có một mục đích nào đó, có phải họ đang bị làm cho lúng túng hay bị lừa khơng. Vì vậy bạn nên tránh biểu lộ lời nói, nét mặt, cử chỉ khơng nên có của mình. Các lời chỉ trích hoặc những điều góp ý trực diện khơng nên mang tính phiến diện cá nhân, mà phải được khẳng định một cách quả quyết pha chút hài hước cũng như không nên đề cập tới những vấn đề mang tính cá nhân trong thương lượng kinh doanh. Trong quá trình trao đổi, bạn cần phải đợi người đối thoại kết thúc câu nói rồi mới tiếp tục do người Australia cho rằng ngắt lời người khác khi đang nói là khiếm nhã.
Đặc biệt trong đàm phán, người Australia ln bám chặt vào chính sách của
cơng ty cũng như luật kinh doanh của Australia, do vậy bạn nên tìm hiểu chính sách
của đối tác và Luật trước khi tiến hành công việc làm ăn với họ. Với nhà kinh doanh Australia, những bằng chứng và sự việc mang tính chất kinh nghiệm thường được coi là chứng cứ hợp lệ nhất.
Đề cao sự bình đẳng và hợp tác trong đàm phán nên với người Australia, mọi
người dù ở vị trí nào thì cũng có quyền quyết định bình đẳng ngang nhau, họ khơng quan tâm xem đối tác có phải là giám đốc công ty hay là trưởng bộ phận nào đó. Trong cơng việc, với họ mỗi người đều được tôn trọng ngang nhau. Thường thường, ban đầu người Australia hay đặt niềm tin vào những người mà họ cho rằng có địa vị ngang bằng họ hơn những người ở địa vị cao hơn, tuy nhiên, thái độ này sẽ thay đổi nhanh chóng nếu họ nhận thấy một dấu hiệu khả nghi nào đó. Bạn hãy giữ thái độ khiêm tốn trong suốt thời gian cuộc đàm luận và cũng không nên đề cập đến học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, thành công trong kinh doanh và những thành tích có liên quan. Do tính cách tự trọng, khơng thích bị chi phối nên nếu đối tác làm ăn có ý định điều khiển cuộc đàm phán đi theo cách đối tác mong muốn là điều mà các doanh nhân người Australia khơng thích và họ sẽ phản ứng lại. Hơn nữa, người Australia khơng thích bị áp lực và sẽ bực tức ngay cả khi áp lực đó đi cùng với sự đánh giá cao. Trong đàm phán, thái độ hợp tác chứ không phải là lấn át sẽ giúp bạn dễ đi đến thành công hơn.
Giới thiệu sản phẩm (Sales Presentation)
―Khiêm tốn là sự lựa chọn tốt nhất‖ là lời khuyên chung cho tất cả các doanh nhân Việt Nam khi giới thiệu sản phẩm của công ty cho đối tác Australia. Các thương nhân có kinh nghiệm trên thị trường Australia cho hay rằng tại thị trường này cách bán hàng mềm có hiệu quả hơn, bạn khơng nên q khen về sản phẩm của mình, việc chỉ rõ và chứng minh cho đối tác thấy được những lợi ích và sự ưu việt do sản phẩm đem lại tốt hơn rất nhiều lần so với việc chỉ nói về nó. Người Australia nói chung khơng thích những kỹ xảo bán hàng tấn công hay thương thuyết, họ coi trọng sự thẳng thắn, bất kỳ sự trình bày nào cũng phải minh bạch, khơng úp mở, kể cả nhấn mạnh trên cả hai mặt tốt hay xấu của kết quả. Một cách trình bày quá sốt sắng và nhiệt tình kết hợp với nhấn mạnh quá mức về tính ưu việt của sản phẩm sẽ làm cho người nói trở thành mục tiêu của sự nhạo báng. Hãy thực hiện phần trình bày của bạn đơn giản, đi vào
điểm chính, vì sự lạc đề và chi tiết quá mức sẽ bị coi là lãng phí thời gian và khơng được người Australia nồng nhiệt tiếp nhận.
Khi nào có thể, bạn hãy để người thứ ba nói về sản phẩm của bạn bởi đối tác cho rằng ý kiến hay nhận xét của người thứ ba bao giờ cũng khách quan và trung thực hơn. Nếu được, bạn hãy đưa ra những giấy tờ, biên bản, tài liệu để chứng minh cho những điều bạn đã nói về sản phẩm của mình.
Tính khiêm tốn, sự tự nhiên và một khơng khí lãnh đạm là nét đặc thù riêng trong văn hoá kinh doanh Australia. Tuy nhiên người Australia có xu hướng dễ tiếp thu những ý kiến mới. Nhìn chung, họ là những nhà suy nghĩ có nhận thức và có sự phân tích.
Đưa ra quyết định (Making decision)
Theo nguyên tắc quản lý hiện đại, môi trường làm việc trong kinh doanh của người Australia ngày càng có xu hướng cộng tác, tuy nhiên những quyết định được đưa ra trong đàm phán ở Australia vẫn có xu hướng tập trung vào một số vị trí quan trọng nhất của công ty. Trong những công ty gia đình, quyết định cuối cùng được đưa ra phụ thuộc chủ yếu vào sự đồng ý chấp nhận của các thành viên trong gia đình hoặc các thành viên gia đình chủ chốt trong hội đồng quản trị. Đơi khi một quản lý cấp cao cũng sẽ tham gia giai đoạn thương lượng trong đàm phán, thậm chí ơng ta cịn tìm kiếm sự đồng tình ở những người ngang bằng địa vị với mình. Trừ các trường hợp có sự tham gia của các công ty lớn, người Australia thường nghĩ tới kết quả cuối cùng. Họ thích đưa ra quyết định nhanh chóng, cũng như nhanh chóng triển khai quyết định thành hành động. Tại các doanh nghiệp nhỏ, một người có thể trở thành người duy nhất đưa ra quyết định đối với vận mệnh cả cơng ty, và có thể đưa ra quyết định ngay lập tức. Người Australia tương đối bảo thủ và chính q trình đưa ra quyết định phản ánh rõ điều đó.
Mặc dù mong muốn chung của các bên là tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng và hợp lý cho những vấn đề còn bỏ ngỏ. Nhưng trước khi một quyết định được
đưa ra, người quản lý sẽ tham khảo kỹ càng ý kiến nhân viên cấp dưới của mình, hoặc chờ đợi sự đồng ý của ban lãnh đạo. Bất kỳ một hình thức quyết định nào thì cũng phải phù hợp với chính sách của cơng ty. Trong thời gian chuyển giao giữa hai vấn đề cần giải quyết, bạn khơng nên dồn ép tìm kiếm một câu trả lời sớm hơn, bởi nó có thể sẽ phản tác dụng. Trong mỗi tình huống, sẽ rất tốt nếu một người đại lý của bạn ở nước Australia trao đổi với bạn những câu hỏi hay vấn đề mà khách hàng Australia thắc mắc.
Đi đến thoả thuận (Reaching an Agreement)
Khi vấn đề đưa ra đã thoả mãn lợi ích của cả hai bên thì một cái bắt tay đơn giản cũng tượng trưng cho sự thoả thuận cuối cùng. Mọi thoả thuận mua bán sẽ được xác nhận lại trên giấy tờ theo mẫu hoặc trong bản hợp đồng có giá trị pháp lý. Các hợp đồng cùng với những điều kiện bên trong là tiêu chuẩn chính để thực hiện hoạt động kinh doanh ở Australia. Những văn bản viết tay nên bao gồm tất cả những vấn đề quan trọng và phải chi tiết rõ ràng. Australia giải quyết tranh chấp những tranh chấp theo luật hiện hành. Các tổ chức nước ngồi khơng quen với luật dựa theo luật của nước Anh này nên tìm kiếm một luật sư quốc tế có khả năng và đủ thẩm quyền trên tất cả các trung tâm kinh doanh Australia.
2.1.3.3. Chiêu đãi
Đồ uống
Quá trình giao dịch thường được tiến hành cùng với việc sử dụng đồ uống, tuy nhiên khi tiến hành bàn bạc công việc làm ăn với người Australia bạn chỉ nên sử dụng đồ uống khi đến lượt bạn và bạn cũng không nên dùng đồ uống bên ngồi vì như vậy là khiếm nhã. Khi việc giao dịch được tiến hành ở những quán rượu của Australia, hãy nhớ rằng mỗi người trong quán rượu đều được mong chờ thanh tốn cho một vịng rượu. Việc bỏ qua vòng khi đến lượt bạn sẽ chỉ tạo ra một ấn tượng xấu và hơn nữa như thế là bạn đã tự loại mình ra khỏi vịng. Một điều quan trọng nữa là nếu như bạn
được mời đi uống nước, bạn đừng nên đề cập đến vấn đề kinh doanh trừ khi đối tác Australia đề cập đến trước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ăn trưa hay ăn tối ở nhà hàng
Khi các mối quan hệ xã hội được thiết lập, nhà kinh doanh thường thu xếp các cuộc hẹn gặp vào bữa trưa lúc 12 giờ hay bữa tối thường được dùng vào khoảng 18 giờ. Do đặc điểm của người Australia là ưa sự đúng giờ, do vậy bạn nên đến sớm hơn một chút hoặc đến đúng giờ. Khi mời khách ăn tối ở một nhà hàng, có lẽ bạn phải tự đem rượu đi vì có thể nhà hàng đó khơng được kinh doanh đồ uống có cồn. Nếu nghi ngờ, hãy hỏi nhà hàng trước. Hơn nữa, những người khách Australia sẽ khơng thích nếu bữa ăn khơng có rượu, bia lại có vẻ là đồ uống phổ biến hơn cả ở đất nước Australia. Người Australia thơng thường khơng cầm hố đơn để trả tiền bữa ăn cho cả hai khi họ mời ai đi ăn tối, mỗi người sẽ tự phải thanh toán cho phần ăn của mình. Trường hợp ngoại lệ khi đó là dịp đặc biệt họ sẽ thanh toán vào đầu hoặc cuối bữa ăn.
Trước khi rời khỏi bữa ăn bạn nên nói lời cảm ơn. Khi bạn tiếp xúc với các nhà lãnh đạo cao cấp hay khi mối quan hệ được thiết lập thì sự chiêu đãi địi hỏi phải long trọng hơn. Các cuộc gặp gỡ mạng tính hình thức thường diễn ra tại các câu lạc bộ, thường được lập gần các sự kiện thể thao hoặc để phục vụ từng tầng lớp xã hội hay nghề nghiệp.
2.2. Vài nét về quan hệ Việt Nam – Australia.