- Tài khoản 334: Phải trả người lao động.
3.3.5. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán 1 Chứng từ kế toán.
3.3.5.1. Chứng từ kế toán.
* Kế toán tiền lương.
Tiền lương khơng chỉ là cơng cụ để khuyến khích vật chất đối với người lao động mà còn là một bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, liên quan đến lơị nhuận của doanh nghiệp sau này. Do đó kế tốn tiền lương phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để kiểm tra và ghi chép vào sổ sách kế toán. Những chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán bao gồm:
Bảng chấm công - Mẫu số 01-LĐTL
Đối với bộ phận trả lương theo thời gian thì chứng từ làm cơ sở để tính lương là” Bảng chấm cơng” Bảng này theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH... để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Việc ghi chép bảng chấm cơng hàng ngày do tổ trưởng (ban, phịng, nhóm,...) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm cơng cho từng người trong ngày. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế tốn kiểm tra, đối chiếu quy ra cơng để tính lương.
Bảng thanh toán tiền lương - mẫu số 02 - LĐTL
Để thanh toán tiền lương cho người lao động, kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ, bộ phận và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương của từng người và các chứng từ liên quan. Sau đó chuyển cho kế tốn trưởng
duyệt để làm căn cứ chuyển tiền vào tài khoản của cá nhân người lao động. (Hiện nay Cơng thanh tốn lương cho người lao động một lần và trả qua thẻ ATM vào tài khoản của ngân hàng)
Ngồi ra để có dủ những thơng tin cần thiết cho việc tính lương của doanh nghiệp thì có thể sử dụng một số chứng từ sau:
Phiếu báo làm thêm giờ - Mẫu số 07 - LĐTL Hợp đồng khoán - Mẫu số 08 - LĐTL
Bảng thanh toán tiền thưởng - Mẫu số 05 - LĐTL.
Khi thanh tốn với người lao động thì kế tốn sử dụng: phiếu chi, báo nợ..... người lao động, đồng thời đó cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các quy định, chế độ của Nhà nước.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà chọn nhưng chứng từ cần thiết cho kế toán tiền lương.
*Kế tốn các khoản trích theo lương.
Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí cơng đồn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Các quỹ này được tính trên tiền lương của người lao động với tỷ lệ % khác nhau. Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để phản ánh. Những chứng từ thường được kế toán sử dụng bao gồm:
- Biên bản điều tra tai nạn lao động - Mẫu 09 - LĐTL. - Phiếu nghỉ lương hưởng BHXH - Mẫu 03 - LĐTL. - Bảng thanh toán BHXH - Mẫu 04 - LĐTL.
- Phiếu chi. - Báo nợ.
Khi người lao động nghỉ do ốm đau, thai sản,... thì cần có xác nhận của cơ quan y tế vào phiếu nghỉ BHXH. Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu này để tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho từng đơn vị. Sau đó bảng này được chuyển đến trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi.