- Tài khoản 334: Phải trả người lao động.
3.3.5.2. Hệ thống sổ kế toán
a. Kế toán tiền lương
Sổ sách kế toán được mở khi bắt đầu niên độ kế tốn (01/01) và khóa sổ khi kết thúc niên độ kế toán (31/12). Sổ sách kế toán được dùng để ghi các nghiệp vụ
kết cấu và quan hệ ghi chép giữa các sổ ra sao cịn tùy thuộc vào hình thức tổ chức sổ mà doanh nghiệp áp dụng. Tùy vào từng loại hình thức tổ chức sổ khác nhau mà kế toán tiền lương và thanh tốn với cán bộ cơng nhân viên sử dụng các loại sổ khác nhau, cụ thể:
- Hình thức nhật ký chung: Kế toán sử dụng sổ sách gồm: Nhật ký chung, sổ cái TK 334, sổ - thẻ chi tiết TK 334. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến tiền lương, kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 334. Ngoài ra trong trường hợp cần thiết doanh nghiệp có thể mở sổ kế tốn chi tiết tài khoản 334, đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết TK 334.
- Hình thức Nhật ký - sổ cái: Kế tốn sử dụng sổ sách gồm: Nhật ký - sổ cái,
các sổ - thẻ kế toán chi tiết TK 334. Căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ liên quan đến tiền lương, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký sổ cái. Sau đó ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết TK 334.
-Hình thức Chứng từ ghi sổ: Kế toán sử dụng sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ, sổ cái TK 334, sổ thẻ kế toán chi tiết TK 334. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến tiền lương, kế tốn lập chứng từ ghi sổ. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và được dùng để ghi vào sổ cái TK 334.
- Hình thức Nhật ký chứng từ: Kế toán sử dụng sổ kế toán: Nhật ký chứng
từ số 7, bảng phân bổ số 1 (bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội), sổ cái tài khoản 334, sổ, thẻ chi tiết tài khoản 334. Căn cứ vào bảng phân bổ số 1, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Sau đó lấy số liệu của nhật ký chứng từ số 7 ghi trực tiếp vào sổ cái TK 334.
b. Kế tốn các khoản trích theo lương.
Cũng như sổ sách kế tốn tiền lương thì sổ sách kế tốn các khoản trích theo lương cũng tùy thuộc vào từng loại hình sổ sách khác nhau. Song ở bất kỳ loại hình tổ chức nào kế tốn cũng cần phải mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho TK 338 (chi tiết theo tài khoản cấp 2: 3382, 3383, 3384, 3389) để theo dõi tình hình biến động của các tài khoản thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo các mẫu quy định về sổ sách kế tốn mà Bộ tài chính đã ban hành phù hợp với hình thức kế tốn mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Ngoài ra, để phân bổ tiền lương phải trả cho người lao động và các khoản bảo hiểm, kinh phí cơng đồn vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế tốn cần phải mở bảng phân bổ số 1. Bảng được lập căn cứ vào các bảng thanh toán lương, thanh toán làm thêm giờ, tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và tiền lương cơ bản phải
trả người lao động trong doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng để tính số tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN ghi vào bảng phân bổ.