2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý kênh phân phối sản phẩm của Công ty
2.2.4. Thực trạng quản trị hậu cần trong kênh phân phối
Quản trị hậu cần và xúc tiến thƣơng mại trên kênh phân phối là hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc vận tải và lƣu kho hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nhằm phục vụ nhu cầu của nƣời tiêu dùng ở thị trƣờng mục tiêu và thu đƣợc lợi nhuận cao nhất.
Chi phí phân phối vật chất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phân phối và tổng doanh số của doanh nghiệp. Phân phối vật chất là công cụ có tiềm năng để tạo ra nhu cầu. Nhờ hệ thống phân phối vật chất tốt có thể giảm chi phí và qua đó giảm giá bán thu hút thêm đƣợc khách hàng. Ngƣợc lại Công ty sẽ mất khách hàng nếu không đảm bảo cung ứng hàng đúng thời hạn.
Sản phẩm của TRIUMPH là những mặt hàng thời trang, gọn nhẹ và có giá trị., Do đó TRIUMPH đã lựa chọn phƣơng tiện vận tải bằng đƣờng hàng không từ tổng kho Bình Dƣơng ra đến các kho tạm của từng chi nhánh, rồi từ đây từng chi nhánh sẽ sử dụng phƣơng tiện vận tải bằng ô tô đi giao hàng đến từng đại lý. Còn ở các tỉnh xa chi nhánh Công ty sẽ giao hàng từ tổng kho đến từng đại lý bằng đƣờng chuyển nhanh (EMS) . sơ đồ 2.4 dƣới đây sẽ mô tả
chi tiết quá trình quản trị hậu cần và xúc tiến thƣơng mại tại Công ty TRIUMPH Việt Nam.
KHÁCH HÀNG ĐẶT HÀNG XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CHI NHÁNH IN HÓA ĐƠN VÀ BỐC HÀNG TẠI BD ĐẾN TỪNG ĐẠI LÝ TẠI CÁC TỈNH XA CHI NHÁNH NHÂN VIÊN GIAO NHẬN ĐI GIAO HÀNG GIAO HÀNG TỚI KHO TẠM CỦA CHI NHÁNH Bằng ô tô tải của Chi nhánh
Giao hàng tới đại lý Thông qua đại diện thƣơng mại Bằng thƣ điện tử Bằng EMS
99
* Tại TRIUMPH từng công đoạn trên đƣợc thực hiện một cách rất chuyên nghiệp hóa:
a) Xử lý đơn hàng:
Bộ phận xử lý đơn hàng phải thực hiện các công việc xử lý càng nhanh càng tốt, họ phải nhanh chóng kiểm tra khách hàng, đặc biệt là khả năng thanh toán nhƣ nợ quá hạn... Thƣờng khâu xử lý đơn hàng, bắt đầu tính từ khi tiếp nhận đơn hàng từ đại diện thƣơng mại đến khi gửi đi là mất từ 1 cho đến 2 ngày.
b) Quyết định về kho bãi dự trữ hàng:
Sản phẩm của TRIUMPH khơng phải là ngành hàng tiêu dùng nhanh, có kích thƣớc cồng kềnh. do vậy việc lựa chọn nhiều kho bãi nghĩa là làm tăng chi phí kho bãi. Nên việc lựa chọn một tổng kho duy nhất tại Bình Dƣơng là tƣơng đối hợp lý đối với ngành hàng thời trang nhƣ của TRIUMPH có đặc điểm gọn nhẹ, khơng thiu thối... Khi tất cả các chi nhánh gửi đơn đặt hàng của đại lý đến tổng kho Bình Dƣơng bằng con đƣờng thƣ điện tử, tại đây sẽ tiếp tục xử lý in hóa đơn và thực hiện bốc hàng theo hóa đơn đã in. Sau đó những đơn hàng và hàng hóa này sẽ đƣợc gửi tới từng chi nhánh. Còn những đại lý ở cách xa chi nhánh từ 50 km trở lên sẽ đƣợc Công ty gửi bằng con đƣờng phát chuyển nhanh tới từng đại lý. Lƣu ý rằng Công ty TRIUMPH Việt Nam áp dụng phƣơng thức giao hàng này với các tỉnh ở xa chi nhánh (ngoài 50 km) đƣợc là do, hiện nay số lƣợng đại lý ở các tỉnh lẻ là rất hạn chế (từ 1 cho đến 5 đại lý trên 1 tỉnh) , ngoài ra các đại lý của TRIUMPH đều nằm trên những con phố lớn, hoặc ở các trung tâm thƣơng mại của các tỉnh, bên cạnh đó các đại lý của TRIUMPH phần lớn đều có biển hiệu và tủ của Cơng ty TRIUMPH cung cấp dẫn đến việc các đại lý giao nhận phát chuyển nhanh có thể dễ dàng tìm ra và giao hàng cho những đại lý này.
c) Quyết định lượng hàng hóa dự trữ trong kho
Mức lƣu kho là một quyết định ảnh hƣởng đến việc thỏa mãn của khách hàng. Nhƣng đối với Cơng ty TRIUMPH việc duy trì một khơí lƣợng hàng dự trữ lớn sẽ là khơng có lợi do chi phí lƣu kho tăng dần theo mức độ tăng của lƣợng hàng dự trữ và chúng ảnh hƣởng đến doanh số và lợi nhuận. Tại TRIUMPH việc liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận sản xuất đã phần nào tháo gỡ những vƣớng mắc nhƣ: cần đặt thêm hàng và đặt thêm bao nhiêu, từ đó để tránh tình trạng mức tồn kho của Cơng ty khơng thể đáp ứng đƣợc đơn đặt hàng. Ngƣợc lại nếu mức lƣu kho quá cao sẽ gây lãng phí hàng ứ đọng.
d) Quyết định về vận tải
Phƣơng châm vận chuyển của TRIUMPH dựa trên sáu yếu tố cơ bản sau:
- Tốc độ vận chuyển
- Tần suất giao hàng.
- Độ tin cậy
- Khả năng vận chuyển các loại hàng khóa khác nhau
- Khả năng vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu
- Chi phí vận chuyển.
Do vậy TRIUMPH đã chọn phƣơng tiện vận chuyển bằng đƣờng hàng khơng có tốc độ nhanh nhất, đƣờng EMS vì nó có độ tin cậy cao. Nhƣng hình thức vận chuyển này nó cũng chiếm một chi phí lớn trong doanh nghiệp.