CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CẢNG
3.2. THIẾT KẾ TỔ CHỨC CẢNG
Cấu trúc tổ chức cảng phụ thuộc vào mục tiêu, chức năng của một cảng. Mỗi cảng đều có một số phịng ban chức năng khác nhau phụ thuộc vào cấu trúc chung, yêu cầu báo cáo cho bên ngoài và sự khác nhau về chủ sở hữu và hoạt động cảng. Thơng thường cảng có bộ phận quản lý cao nhất điều hành các trưởng phòng chức năng và các bộ phận khác. Một số phịng có thể cần được chia thành các nhóm chức năng. Cấu trúc của bộ phận quản lý cao nhất phụ thuộc vào hình thức sở hữu, chức năng, các yếu tố bên ngồi và u cầu báo cáo. Tính tồn quyền của chính quyền cảng là điều thơng thường dù họ có chịu trách nhiệm về hoạt động hay không.
Trong việc thiết kế cấu trúc cần phải cân nhắc đến các nhân tố bên ngoài như: - Ai xây dựng mục tiêu của cảng, đánh giá hoạt động của nó và có quyền lực về ngân quỹ.
- Mức độ tồn quyền của cảng và của quản lý cảng
- Các điều lệ báo cáo và các yêu cầu tương tự. Các tác động (hoạt động, môi trường) ảnh hưởng đến cảng.
- Quyền lực pháp lý, tính hợp pháp và các quyền lực khác của cảng và của quản lý cảng.
- Các chức năng được đề nghị của cảng.
Việc trả lời những vấn đề này cho phép quyết định quyền ra quyết định và những yêu cầu đối với quản lý cấp cao nhất của cảng và cũng cho phép xây dựng một cấu trúc thích hợp của bộ phận này.
Khi chức năng của cảng đã được xác định, cấu trúc các phòng của cảng sẽ được thiết kế. Thông thường, trước hết quyết định phạm vi cấu trúc của việc ra quyết định
cần thiết ở tất cả các cấp bậc quản lý cho việc hoạt động có hiệu quả của cảng. Các quyết định này sau đó được nhóm vào các đơn vị quyết định logic theo chức năng để hình thành cấu trúc cho việc thiết kế tổ chức. Điều quan trọng là: đảm bảo chức năng quản lý ở từng cấp quản lý phải đầy đủ, chắc chắn và yêu cầu chuyên môn, kinh nghiệm, thông tin và việc thực hiện những chức năng quản lý liên quan.
3.3. CÁC MƠ HÌNH QUẢN LÝ CẢNG
Hiện nay trên thế giới có 4 mơ hình quản lý cảng. Những mơ hình này được phân biệt bởi các đặc điểm sau:
- Do nhà nước, tư nhân hay cả nhà nước và tư nhân cung cấp dịch vụ;
- Quyền sở hữu các cơ sở hạ tầng của cảng như luồng tàu, cầu bến, đường giao thông;
- Quyền sở hữu các cấu trúc thượng tầng văn phòng, nhà kho và thiết bị; - Ai là những người khai thác và cung cấp lao động cảng.
Về vấn đề tư nhân hóa cảng, có 3 yếu tố khác biệt và thiết yếu cần được xem xét cẩn thận, đó là:
- Ai sẽ là người quản lý cảng; - Ai là người chủ sở hữu đất cảng; - Ai là người khai thác cảng.
Yếu tố thứ nhất là quản lý hoạt động trong một cảng thường liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm như thực thi các quy tắc, cung cấp các dịch vụ và giám sát hoạt động. Hầu hết các vấn đề này đều được quy định bởi luật. Chức năng này thường được thực hiện bởi các cơ quan chính phủ. Một chính quyền cảng cũng có thể được dự kiến sẽ giám sát việc thực hiện của một cảng, phối hợp xây dựng chính sách với chính quyền địa phương và quốc gia về các kế hoạch phát triển mở rộng cảng trong tương lai, mở rộng thị trường và thúc đẩy phát triển về cơ sở vật chất của cảng.
Yếu tố thứ hai là vấn đề đất cảng. Nhiệm vụ trọng tâm mà chủ đất cảng sẽ cần phải thực hiện là:
- Quản lý và phát triển bất động sản của cảng (kết cấu hạ tầng); - Nắm bắt và thực hiện các chính sách và chiến lược phát triển cảng; - Giám sát các cơng trình xây dựng dân dụng lớn;
- Cung cấp và duy trì hệ thống kênh đào, luồng tàu. đê chắn sóng, bến tàu...; - Cung cấp và thu xếp hệ thống đường giao thông nối với cảng.
Yếu tố thứ ba là vấn đề khai thác. Điều này bao gồm nhiều hoạt động giá trị gia tăng và hoạt động tại các khu vực thương mại tự do liên quan đến bất động sản của cảng. Hầu hết các đơn vị tư nhân sẽ tham gia trong lĩnh vực này.
Loại cảng Cơ sở hạ tầng của cảng
Cấu trúc thượng
Cảng dịch vụ
(Public service port) Nhà nước Nhà nước Nhà nước
Nhà nước / Tư nhân Cảng công cụ
(Tool port) Nhà nước Nhà nước Tư nhân
Nhà nước / Tư nhân Cảng chủ nhà
(Landlord port) Nhà nước Tư nhân Tư nhân
Nhà nước / Tư nhân Cảng dịch vụ tư nhân
(Private service port) Tư nhân Tư nhân Tư nhân Chủ yếu tư nhân
3.4. QUY MƠ VÀ PHẠM VI CỦA CHÍNH QUYỀN CẢNG
Cảng cung cấp hàng loạt các dịch vụ rất rộng và khác nhau, nó có nhiều thị trường cho các sản phẩm của mình. Nhu cầu của thị trường vận tải hàng rời khác hẳn nhu cầu của thị trường vận tải hàng lỏng. Điều đó yêu cầu các cơ sở vật chất khác nhau của cảng không những chỉ về cầu tàu mà cịn cả sự bố trí xếp dỡ. Tương tự, nhu cầu của hàng container khác thị trường dịch vụ hành khách. Hơn nữa các dịch vụ hàng hải khác nhau đó cần những cơ sở vật chất thích hợp ở những bến riêng và nguồn lực hỗ trợ như: hải quan, biên phịng, bố trí hàng,…
Quy mơ của chính quyền cảng, tổ chức và cấu trúc chi phí của nó và giá cước bị ảnh hưởng chủ yếu bởi loại cơ sở vật chất mà nó cung cấp. Ví dụ, điều này có thể bao gồm cung cấp dịch vụ xếp dỡ, kiểm soát hoạt động của tàu kéo; khai thác khu vực hàng container, dịch vụ bảo vệ hoặc lực lượng cảng sát riêng của cảng. Do đó có sự khác nhau rất lớn về quy mô của chính quyền cảng, từ cơng ty tư nhân nhỏ đến những tập đoàn khổng lồ.
Nhân tố khác là bản thân chính quyền cảng có nhiều loại quy chế quản lý khác nhau. Nó có thể là một phần cấu trúc chính quyền địa phương; một cơng ty tư nhân, một công ty cổ phần, một khu vực cửa sông bao gồm nhiều cảng hoặc một công ty cổ phần.
Nhân tố khác quyết định cấu trúc tổ chức là khu vực cảng nó có thể bao gồm nhiều bến tàu liên hợp cách nhau.
Bởi vì có sự khác nhau rất lớn về quy mơ của chính quyền cảng, từ quan điểm kinh tế các nhà quản lý sẽ cố gắng tối đa lợi nhuận của mình và do đó làm tăng đầu ra; miễn là mức tăng tổng chi phí chậm hơn mức tăng tổng thu nhập. Họ sẽ tiếp tục tăng đến điểm khi chi phí biên bổ sung ngang bằng với doanh thu biên bổ sung.
Lợi nhuận tăng thêm thường là do từ việc giảm chi phí cho đến từ hoạt động quy mơ lớn hoặc từ khả năng kiểm sốt giá cả của sản phẩm. Chắc chắn có tính kinh tế nhờ quy mơ khi hoạt động với quy mơ lớn. Các hãng lớn có khả năng chun mơn hóa và sử dụng các thiết bị tiên tiến, chi phí của hãng được phân chia cho số đơn vị đầu ra rất lớn.
Khuynh hướng những năm gần đây, một số cảng đã được hợp lý hóa và đối với các cảng lớn và cảng cũ đã được hiện đại hóa và hợp lý hóa hơn. Điều này dẫn đến kết quả một số bến đã được bán để phát triển khu vực công nghiệp hoặc dân cư. Những thu nhập từ việc bán này được đầu tư để hiện đại hóa cho các bến cịn lại. Một khía cạnh khác là khuynh hướng phát triển cảng hiện đại ở cửa sông chứ không phải ở sâu trong sông như các bến trước đây. Các cảng cũng khơng cịn phải dựa vào khu vực hậu phương ở ngay vùng xung quanh cảng. Cuối cùng, các chủ tàu nhận thức rõ nhu cầu tối đa mức độ sử dụng tàu và có khuynh hướng ưa thích những cảng ở vị trí thích hợp trong tuyến đường hàng hải.
Những lý do cho sự hợp lý hóa và hiện đại hóa có rất nhiều. Chúng bao gồm những nhân tố mà tính kinh tế dựa vào chi phí quản lý; viễn cảnh được cải thiện bằng cách tăng vốn đầu tư phát triển/ hiện đại hố cảng thơng qua việc bán những khu bến cũ; hợp lý hóa các cơ sở vật chất thơng qua việc có ít cầu tàu nhưng sử dụng với cường độ cao hơn để giảm chi phí đơn vị; việc tập trung các cơ sở vật chất của cảng hướng tới hợp lý hóa số lượng các văn phòng cần thiết cho đại lý, văn phòng của chính quyền cảng… Việc hiện đại hóa cảng làm giảm chi phí và khuyến khích những tàu hiện đại, do đó cải thiện triển vọng mở rộng; và cuối cùng, với công nghệ hiện đại bao gồm các cầu tàu, máy móc thiết bị, máy tính và các cơ sở vật chất tạo điều kiện có một giá cước có ưu thế cạnh tranh.
Như vậy, chúng ta đã xem xét quy mơ và phạm vi của chính quyền cảng, điều quan trọng là tổ chức được cấu trúc như thế nào để khai thác/ phát triển cơ hội kinh doanh tối đa của cảng và các cơ sở vật chất của nó.
3.5. TỔ CHỨC CHÍNH QUYỀN CẢNG
Cấu trúc của chính quyền cảng được quyết định chủ yếu bởi bản chất của lĩnh vực kinh doanh mà nó hoạt động và quy mơ các hoạt động của nó. Bất luận quy mơ của công ty, cấu trúc của nó được thiết kế để cho phép ra quyết định nhanh. Tổ chức cồng kềnh làm cho việc ra quyết định chậm chạp, làm giảm ưu thế cạnh tranh chung. Hơn nữa, trách nhiệm trực tuyến cần phải chính xác và rõ ràng; mà từng người có cơng việc được xác định rõ ràng. Điều cũng quan trọng là sự bảo đảm rằng trách nhiệm được giao phó bất cứ ở đâu có khả năng. Tổ chức tập quyền làm triệt tiêu sáng tạo và tạo tâm lý chán nản. Chính quyền cảng hoạt động như một đơn vị độc lập dưới sự điều hành của Ban quản lý với quyền lực tự chủ rộng tạo ra nhiều ưu thế: Ra quyết định nhanh, giảm chi phí hành chính và định hướng đến mục tiêu chính xác hơn. Ủy quyền càng nhiều càng làm đơn giản nhiệm vụ đánh giá năng lực của người lao động.
Do vậy, hầu hết các cảng chủ yếu trên thế giới do chính phủ sở hữu và quản lý. Cấu trúc của tổ chức chính quyền cảng là khác nhau. Một cấu trúc tổ chức khá hợp lý là của chính quyền cảng Singapore.
Cần phải biết chức năng của từng bộ phận của cấu trúc tổ chức. Cần thấy rằng ở đây chỉ đề cập đến bản chất chung để so với thực tiễn ở các cảng khác nhau.
Chủ tịch hội đồng quản trị và ban quản lý của chính quyền cảng.
Vai trị của chủ tịch là người điều hành và quản lý cuối cùng của chính quyền cảng. Chủ tịch chịu trách nhiệm về chính sách và phát triển kinh doanh của cảng, với sự cộng tác của những thành viên của chính quyền cảng là những người hình thành lên hầu hết các nhóm quản lý cấp cao.
Các phịng ban chính quyền cảng
* Phịng hàng hải:
Phòng hàng hải liên quan đến các vấn đề thủy văn, hóa chất, phịng cháy và an toàn, dịch vụ tàu đẩy và là bộ phận kiểm sốt mơi trường. Nói chung nó liên quan đến tất cả các khía cạnh hàng hải và sự di chuyển của tàu trong phạm vi khu vực cảng.
*Phòng thương mại
Phòng này liên quan đến các khía cạnh về thị trường và thương mại của kinh doanh bao gồm các mức phí và lệ phí. Nó cũng liên quan đến vấn đề bất động sản, sự bảo trợ của chính quyền cảng và cảng tự do.
*Phòng khai thác
Phòng này đặc biệt liên quan đến việc quản lý và khai thác, bao gồm bố trí cầu tàu trong khu vực cảng và là người liên lạc với tất cả bên liên quan để đảm bảo xếp dỡ tàu nhanh và cung cấp dịch vụ có chất lượng.
*Phịng hệ thống và kiểm sốt
Liên quan chủ yếu đến kiểm sốt nội bộ của cảng
*Phịng hành chính
Chức năng cơ bản của phịng này là chức năng của chính quyền cảng. Nó có nhân viên văn phịng và làm việc chặt chẽ với nhà tổng quản lý và các thành viên của chính quyền cảng. Nó có một nhân viên quan hệ xã hội. Việc kiểm soát an ninh cũng nằm trong phòng này cùng với các kế hoạch kinh doanh tổng thể và những vấn đề pháp lý.
*Phòng nhân sự
Liên quan đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự, quan hệ ngành và bố trí lao động cảng.
*Phịng kỹ thuật
Là phịng quan trọng trong chính quyền cảng, nó liên quan đến các kỹ thuật hàng hải, điện, cơ khí và dân dụng; các dịch vụ xây dựng và lắp đặt; lập kế hoạch và thiết kế các dự án chủ yếu; lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng, duy trì và nghiên cứu phát triển.
*Phịng tài chính
Nhà tổng quản lý
Tổ chức cảng của nhà nước (cảng Singapore)
Phó tổng quản lý Phịng hàng hải - Cảng trưởng - Vấn đề thủy văn - Hóa chất - Phịng cháy và an tồn - Dịch vụ tàu đẩy và tàu khác - Bộ phận kiểm sốt mơi trường Phịng kỹ thuật - Kỹ thuật bến container - Kỹ thuật điện - Dịch vụ xây dựng - Kỹ thuật hàng hải - Hợp đồng - Lập kế hoạch và thiết kế các dự án chủ yếu - Xây dựng và duy trì - Nghiên cứu và phát triển
Phòng khai thác - Bến Keppel - Bến Pasir - Bến Telok Ayer - Dịch vụ kho bãi - Bến container - Bến Sembawang - Cảng Jorong Phịng hệ thống và kiểm sốt
Hệ thống kiểm sốt nội bộ
Phòng thương mại
- Dịch vụ hàng rời - Rác thải
- Trung tâm tiếp nhận - Bất động sản - Quan hệ quốc tế Phịng hành chính - Thư ký - Pháp chế - Quan hệ cơng cộng - Cảnh sát - Cung ứng - Kế hoạch chung - Điều tra Phịng lao động - Bố trí nhân sự - Đào tạo - Tuyển dụng Phịng tài chính - Ngân quỹ - Kế tốn - Xử lý dữ liệu điện tử
CHỦ TỊCH
Trái ngược với dạng tổ chức trên, một cảng thuộc sở hữu tư nhân có cấu trúc tổ chức như sau:
GIÁM ĐỐC
Giám đốc tài chính
Nhân viên kế tốn Kế tốn hàng năm Ngân quỹ Máy tính Kiểm sốt tín dụng Giám đốc nhân sự Bố trí nhân sự Quan hệ ngành Dịch vụ quản lý Tuyển mộ Giám đốc Maketing Nhà
quản lý thị trường Quảng cáo Khiếu nại
Phát triển thương mại Quan hệ với khách hàng Giấy tờ tài liệu
cảng tự do
Giám đốc kỹ thuật
Kỹ sư trưởng của bến Dịch vụ xây dựng và thiết bị Kỹ thuật bến hàng rời Kỹ thuật bến container Các hợp đồng Xây dựng và duy trì Kỹ sư nạo vét Kỹ sư bến Kỹ sư điện Kỹ sư các dự án chủ yếu Thư ký cảng Trợ lý thư ký - Hành chính - Kế hoạch tổng thể - Vấn đề bất động sản - Vấn đề pháp chế - Thư ký
Cấu trúc trên được giải thích như sau:
Tổ chức đứng đầu bởi chủ tịch với 7 giám đốc bao gồm cả giám đốc quản lý và tổng thư ký.
Giám đốc khai thác
Bến trưởng Người quản lý khai thác
Trưởng cầu Người quản lý hàng Bộ phận môi trường Hải quan
Thuỷ văn Nhà quản lý bến Neo trưởng - Hàng rời Hoa tiêu - Hàng container cảng trưởng - cảng tự do
- Cầu đa chức năng
Người chỉ đạo giám sát xếp dỡ