CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CẢNG
3.5. TỔ CHỨC CHÍNH QUYỀN CẢNG
Cấu trúc của chính quyền cảng được quyết định chủ yếu bởi bản chất của lĩnh vực kinh doanh mà nó hoạt động và quy mơ các hoạt động của nó. Bất luận quy mơ của cơng ty, cấu trúc của nó được thiết kế để cho phép ra quyết định nhanh. Tổ chức cồng kềnh làm cho việc ra quyết định chậm chạp, làm giảm ưu thế cạnh tranh chung. Hơn nữa, trách nhiệm trực tuyến cần phải chính xác và rõ ràng; mà từng người có cơng việc được xác định rõ ràng. Điều cũng quan trọng là sự bảo đảm rằng trách nhiệm được giao phó bất cứ ở đâu có khả năng. Tổ chức tập quyền làm triệt tiêu sáng tạo và tạo tâm lý chán nản. Chính quyền cảng hoạt động như một đơn vị độc lập dưới sự điều hành của Ban quản lý với quyền lực tự chủ rộng tạo ra nhiều ưu thế: Ra quyết định nhanh, giảm chi phí hành chính và định hướng đến mục tiêu chính xác hơn. Ủy quyền càng nhiều càng làm đơn giản nhiệm vụ đánh giá năng lực của người lao động.
Do vậy, hầu hết các cảng chủ yếu trên thế giới do chính phủ sở hữu và quản lý. Cấu trúc của tổ chức chính quyền cảng là khác nhau. Một cấu trúc tổ chức khá hợp lý là của chính quyền cảng Singapore.
Cần phải biết chức năng của từng bộ phận của cấu trúc tổ chức. Cần thấy rằng ở đây chỉ đề cập đến bản chất chung để so với thực tiễn ở các cảng khác nhau.
Chủ tịch hội đồng quản trị và ban quản lý của chính quyền cảng.
Vai trò của chủ tịch là người điều hành và quản lý cuối cùng của chính quyền cảng. Chủ tịch chịu trách nhiệm về chính sách và phát triển kinh doanh của cảng, với sự cộng tác của những thành viên của chính quyền cảng là những người hình thành lên hầu hết các nhóm quản lý cấp cao.
Các phịng ban chính quyền cảng
* Phịng hàng hải:
Phịng hàng hải liên quan đến các vấn đề thủy văn, hóa chất, phịng cháy và an toàn, dịch vụ tàu đẩy và là bộ phận kiểm sốt mơi trường. Nói chung nó liên quan đến tất cả các khía cạnh hàng hải và sự di chuyển của tàu trong phạm vi khu vực cảng.
*Phòng thương mại
Phịng này liên quan đến các khía cạnh về thị trường và thương mại của kinh doanh bao gồm các mức phí và lệ phí. Nó cũng liên quan đến vấn đề bất động sản, sự bảo trợ của chính quyền cảng và cảng tự do.
*Phòng khai thác
Phòng này đặc biệt liên quan đến việc quản lý và khai thác, bao gồm bố trí cầu tàu trong khu vực cảng và là người liên lạc với tất cả bên liên quan để đảm bảo xếp dỡ tàu nhanh và cung cấp dịch vụ có chất lượng.
*Phịng hệ thống và kiểm sốt
Liên quan chủ yếu đến kiểm soát nội bộ của cảng
*Phịng hành chính
Chức năng cơ bản của phịng này là chức năng của chính quyền cảng. Nó có nhân viên văn phòng và làm việc chặt chẽ với nhà tổng quản lý và các thành viên của chính quyền cảng. Nó có một nhân viên quan hệ xã hội. Việc kiểm sốt an ninh cũng nằm trong phịng này cùng với các kế hoạch kinh doanh tổng thể và những vấn đề pháp lý.
*Phòng nhân sự
Liên quan đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự, quan hệ ngành và bố trí lao động cảng.
*Phịng kỹ thuật
Là phịng quan trọng trong chính quyền cảng, nó liên quan đến các kỹ thuật hàng hải, điện, cơ khí và dân dụng; các dịch vụ xây dựng và lắp đặt; lập kế hoạch và thiết kế các dự án chủ yếu; lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng, duy trì và nghiên cứu phát triển.
*Phịng tài chính
Nhà tổng quản lý
Tổ chức cảng của nhà nước (cảng Singapore)
Phó tổng quản lý Phịng hàng hải - Cảng trưởng - Vấn đề thủy văn - Hóa chất - Phịng cháy và an tồn - Dịch vụ tàu đẩy và tàu khác - Bộ phận kiểm sốt mơi trường Phịng kỹ thuật - Kỹ thuật bến container - Kỹ thuật điện - Dịch vụ xây dựng - Kỹ thuật hàng hải - Hợp đồng - Lập kế hoạch và thiết kế các dự án chủ yếu - Xây dựng và duy trì - Nghiên cứu và phát triển
Phịng khai thác - Bến Keppel - Bến Pasir - Bến Telok Ayer - Dịch vụ kho bãi - Bến container - Bến Sembawang - Cảng Jorong Phịng hệ thống và kiểm sốt
Hệ thống kiểm sốt nội bộ
Phịng thương mại
- Dịch vụ hàng rời - Rác thải
- Trung tâm tiếp nhận - Bất động sản - Quan hệ quốc tế Phịng hành chính - Thư ký - Pháp chế - Quan hệ công cộng - Cảnh sát - Cung ứng - Kế hoạch chung - Điều tra Phịng lao động - Bố trí nhân sự - Đào tạo - Tuyển dụng Phịng tài chính - Ngân quỹ - Kế tốn - Xử lý dữ liệu điện tử
CHỦ TỊCH
Trái ngược với dạng tổ chức trên, một cảng thuộc sở hữu tư nhân có cấu trúc tổ chức như sau:
GIÁM ĐỐC
Giám đốc tài chính
Nhân viên kế tốn Kế tốn hàng năm Ngân quỹ Máy tính Kiểm sốt tín dụng Giám đốc nhân sự Bố trí nhân sự Quan hệ ngành Dịch vụ quản lý Tuyển mộ Giám đốc Maketing Nhà
quản lý thị trường Quảng cáo Khiếu nại
Phát triển thương mại Quan hệ với khách hàng Giấy tờ tài liệu
cảng tự do
Giám đốc kỹ thuật
Kỹ sư trưởng của bến Dịch vụ xây dựng và thiết bị Kỹ thuật bến hàng rời Kỹ thuật bến container Các hợp đồng Xây dựng và duy trì Kỹ sư nạo vét Kỹ sư bến Kỹ sư điện Kỹ sư các dự án chủ yếu Thư ký cảng Trợ lý thư ký - Hành chính - Kế hoạch tổng thể - Vấn đề bất động sản - Vấn đề pháp chế - Thư ký
Cấu trúc trên được giải thích như sau:
Tổ chức đứng đầu bởi chủ tịch với 7 giám đốc bao gồm cả giám đốc quản lý và tổng thư ký.
Giám đốc khai thác
Bến trưởng Người quản lý khai thác
Trưởng cầu Người quản lý hàng Bộ phận môi trường Hải quan
Thuỷ văn Nhà quản lý bến Neo trưởng - Hàng rời Hoa tiêu - Hàng container cảng trưởng - cảng tự do
- Cầu đa chức năng
Người chỉ đạo giám sát xếp dỡ Người liên lạc với những người sử dụng cảng Người quản lý hành khách
Giám đốc tài chính liên quan đến tất cả các khía cạnh tài chính của cảng bao gồm ngân quỹ, kiểm sốt tín dụng bao gồm cả hóa đơn thanh tốn với khách hàng và tin học hóa. Tin học hóa phối hợp với các phịng khác như phòng khai thác, phòng nhân sự và phòng kỹ thuật.
Vai trò chủ yếu của giám đốc thị trường là tạo ra thu nhập và khi làm điều này sẽ khuyến khích kinh doanh và hình thành giá cước. Đây là một phòng quan trọng, mà ngày càng trở lên liên quan đến kĩ thuật tiếp thị. Phòng tiếp thị cần phối hợp chặt chẽ với phòng khai thác.
Thư ký của cảng chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp hội đồng giám đốc, chuẩn bị biên bản cuộc họp và xem xét về việc thực hiện quy chế của chính quyền cảng. Cịn bao gồm duy trì các số liệu và cổ phần và chứng khoán, xử lý các vấn đề về bất động sản như cho thuê cầu tàu, tìm kiếm khu vực đất cho sự phát triển cảng, bán tài sản,... Phòng này cũng chịu trách nhiệm về lực lượng cảnh sát của chính quyền cảng và các vật tư của cảng. Cuối cùng, các thư ký của cảng chịu trách nhiệm về quản lý hành chính chung của cảng và kế hoạch tổng thể bao gồm kế hoạch kinh doanh trong 5 năm.
Trách nhiệm của giám đốc nhân sự bao gồm tất cả các khía cạnh nhân sự. Nhà quản lý nhân sự chịu trách nhiệm trước giám đốc nhân sự. Vị trí này bao gồm đào tạo, giáo dục, tuyển dụng, phát triển nghề nghiệp, bố trí, sa thải, kỉ luật, thỏa thuận tiền công và tiền lương, các quan hệ ngành, điều kiện dịch vụ, an toàn lao động,… Các chức năng dịch vụ quản lý cung cấp các dịch vụ tư vấn cho chính quyền cảng bao gồm các nghiên cứu về khai thác, nghiên cứu tổ chức và phương pháp, nghiên cứu công việc,... Nhà quản lý nhân sự làm việc phối hợp chặt chẽ với các phòng khác.
Giám đốc khai thác có trách nhiệm hoạt động tối ưu trong phạm vi quyền lực điều hành của mình. Điều này chủ yếu liên quan đến tất cả các lao động cảng tham gia xếp dỡ cho tàu, rời cập tàu, liên lạc với đại lý, hải quan, người gửi hàng, người khai thác vận tải để lập lịch trình sử dụng cầu tàu và các nguồn lực liên quan khác cho các yêu cầu vận tải, thiết bị làm hàng, lao động cảng, hải quan,... Nhà quản lý khai thác sẽ chịu trách nhiệm về nguồn lực trên bờ và các vấn đề của khu xếp dỡ cho các hoạt động dưới nước như cập cầu, sà lan, tàu đẩy, cảnh sát,…
Giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm về tất cả các thiết bị và cơng trình và duy trì chúng. Đó là một phịng lớn và quan trọng với ngân quỹ lớn: nó liên quan đến rất nhiều hoạt động, bao gồm nạo vét khu cảng; duy trì và kiểm tra các thiết bị và cơng trình phù hợp với các nghĩa vụ theo quy chế, ký hợp đồng các dự án và phát triển mới và giám sát chúng, nghiên cứu và phát triển công nghệ mới; nghĩa vụ để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị được duy trì ở mức chi phí tối ưu và các tiêu chuẩn an tồn tiên quyết,… Phịng này địi hỏi có sự quan hệ chặt chẽ với các phịng khác của chính quyền cảng và người sử dụng cảng.
Tóm lại: khơng nên q nhấn mạnh rằng từng cấu trúc tổ chức có khuynh hướng khác nhau để phản ánh những thay đổi về nhu cầu và các tình huống. Điều lý
tưởng là nên xem xét lại sau 2 hoặc 3 năm để đảm bảo rằng nó thích hợp cho các nhu cầu của thị trường về tính hiệu quả, chất lượng của dịch vụ và thể hiện một hình ảnh đẹp để phát triển kinh doanh. Về dài hạn hồn tồn có khả năng rằng một số cảng sẽ chuyển hướng việc kinh doanh của mình với quy mơ tăng lên. Điều này bao gồm, ví dụ, phát triển bến du thuyền, khách sạn cao cấp ở những vị trí thuận lợi. Chính sách như vậy chủ yếu được quyết định bởi nhu cầu làm giảm nhẹ ảnh hưởng của những suy thoái thương mại và mức lãi thấp và để tạo nên luồng tiền thích hợp.
3.6. TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH BẾN
3.6.1. Các định nghĩa
- Cầu cảng có quyền sử dụng chung: là cầu cảng mà bất cứ con tàu nào ghé cảng đều được phép sử dụng tùy theo thời gian đến và quyền ưu tiên của nó nếu có, miễn rằng các đặc tính của cầu tàu như chiều dài, mớn nước, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu của con tàu đó và hàng hóa vận chuyển.
- Cầu cảng có quyền sử dụng ưu tiên: là cầu cảng được dành riêng, hoặc ưu tiên sử dụng độc quyền cho một hoặc một nhóm cơng ty vận tải biển. Việc khai thác loại cầu cảng này hầu như do các nhà đầu tư hoặc đại lý của họ chịu trách nhiệm.
Theo công dụng, cầu cảng được phân thành mấy loại sau: + Cầu chuyên dụng;
+ Cầu container, Ro-Ro; + Cầu đa chức năng.
3.6.2. Cầu cảng chuyên dụng
Loại cầu cảng này hầu như phục vụ cho việc xếp dỡ một loại hàng đồng nhất như than, ngũ cốc, dầu..., do vậy chúng được trang bị các thiết bị xếp dỡ chỉ phục vụriêng cho mục đích này.
Những loại cảng này sẽ tiếp nhận tàu theo một nguyên tắc cơ bản: “tàu nào đến trước sẽ được làm hàng trước”, tuy nhiên quyền ưu tiên sẽ áp dụng trong trường hợp đặc biệt như:
+ Tàu chở loại hàng có quyền ưu tiên cao;
+ Nếu 2 tàu đến cảng trong thời gian xấp xỉ như nhau thì tàu nào có thời gian xếp dỡ ngắn hơn sẽ được hưởng quyền ưu tiên.
3.6.3. Cảng container và Ro-Ro
Tàu container đắt hơn nhiều so với tàu bách hóa, điều này thúc đẩy sự cần thiết phải giảm tới mức tối đa thời gian tàu chờ. Vì vậy trong quá trình lập kế hoạch, thời gian tàu chờ là nhân tố quan trọng quyết định đầu tư, tuy nhiên cũng cần phải tính tới những tiêu chuẩn khác, đó là:
- Liệu việc sử dụng cầu tàu có đảm bảo sự cân bằng hợp lý giữa thời gian tàu chờ cầu và thời gian cầu chờ tàu?
- Liệu thời gian giải phóng tàu có thỏa mãn khách hàng thơng thường khơng? - Liệu có bảo đảm không bị tắc nghẽn cầu tàu trong thời gian cao điểm hay không?
Sự cần thiết để đạt được mức độ sử dụng cầu tàu hợp lý mà không làm tăng khả năng tàu phải chờ đợi làm nảy sinh về lịch chạy tàu. Nếu tàu đến cảng theo lịch có thể tăng hệ số sử dụng cầu tàu mà tàu không phải chờ lâu. Vì vậy, giữa người khai thác cảng và người khai thác tàu cần phải có thỏa thuận để xác định lịch chạy tàu. Nếu tàu đến cảng theo đúng lịch thì sẽ đảm bảo cập cầu ngay. Tuy nhiên, cũng cần có khoảng thời gian dự trữ trong trường hợp tàu đến trễ vì lý do thời tiết.
Điều tốt nhất với một bến container là bốc xếp hàng nhanh nhất trên cơ sở“đến trước - phục vụ trước”. Vì vậy, có thể sử dụng một khu đệm ngay tại cầu tàu để chứa tạm hàng nhập hay chuyển trước ra cầu đối với hàng xuất.
3.6.4. Bến đa chức năng
Bến đa chức năng, còn gọi là bến đa dụng hay bến tổng hợp, có thể thỏa mãn với loại tàu tổng hợp, đó là loại tàu chở các kiểu container, các loại hàng đồng nhất như sắt thép, ô tô và các loại hàng rời tổng hợp.
Để có thể bốc xếp những loại hàng này đạt hiệu quả, phải có nhiều loại thiết bị khác nhau. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cao nhưng bến đa dụng có thể đạt sản lượng thơng qua lớn nhờ tính mềm dẻo của nó. Bến đa dụng cũng có thể tận dụng được các thiết bị có năng suất cao ngay từ khi bắt đầu hoạt động và về lâu dài loại bến này có ưu thế do dễ dàng chuyển thành bến chuyên dụng.