Hoạt động quản lý và một chuỗi công việc kế tiếp nhau, đã được tách riêng từng việc trên cơ sở chuyên môn hoá. Đó là các chức năng quản lý. Đối với bất kỳ đối tượng quản lý nào, ở cấp độ quản lý nào cũng phải thực hiện những chức năng quản lý chung. Do đó, chức năng quản lý cũng là tất yếu khách quan của quản lý giáo dục hay quản lý bất kỳ đối tượng nào. Khi quản lý trường học, hiệu trưởng phải thực hiện các chức năng cơ bản đó. Hệ thống chức năng bao gồm: kế hoạch hoá tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra. Các chức năng được thực hiện kế tiếp nhau thành một chu trình khép kín. Hết chu trình này lại tiếp sang chu trình khác. Cũng cần lưu ý rằng, trong thực tiễn công tác quản lý, các chức năng thường lồng vào nhau, không thể tách biệt hoàn toàn về thời gian và thứ tự.
Chức năng kế hoạch hoá bao gồm các công việc: thu nhập và xử lý thông tin để tìm ra những căn cứ của kế hoạch, xác định mục tiêu và phân hạng các ưu tiên; tìm tòi và lựa chọn các biện pháp, các phương án thực hiện mục tiêu; soạn thảo kế hoạch, thông qua kế hoạch và truyền đạt kế hoạch đến người thực hiện.
Sau khi xây dựng xong kế hoạch thì người quản lý bắt tay vào việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Chức năng tổ chức bao gồm các phần việc: xây dựng cơ cấu bộ máy; quy định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ của từng bộ phận; lựa chọn và phân công cán bộ sao cho công việc thích hợp với năng lực và phẩm chất từng người; chuẩn bị để cung ứng kịp thời các điều kiện vật chất, tài chính và tinh thần cho việc thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch; khai thác mọi tiềm lực cho việc thực hiện thắng lợi kế hoạch…
Chức năng chỉ đạo bao gồm các phần việc ra lệnh cho các bộ phận, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ công tác; hướng dẫn cách làm; điều hoà phối hợp công tác giữa các bộ phận, các cá nhân, kích thích tập thể và cá nhân thi đua làm tốt công việc được phân công, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên. Chức năng kiểm tra thực hiện mối liên lạc ngược trong quá trình quản lý, thu thập phân tích đánh giá tình hình diễn biến và kết quả của các công việc, phát hiện sai lệch và sữa chữa kịp thời nhằm đảm bảo mọi mục tiêu đều được thực hiện đẩy đủ và chính xác.
Trong chu trình quản lý, ngoài bốn chức năng trên, còn một chức năng quan trọng nữa, đó là chức năng thông tin. Thông tin là nền tảng của quản lý. Quản lý có thông tin hai chiều: từ trên xuống, từ dưới lên. Thông tin xen lẫn trong tất cả các chức năng khác và cũng cần cho tất cả các chức năng đó. Thông tin là những tư liệu, số liệu đã được chọn lọc, xử lý để sử dụng cho một mục đích nhất định. Người hiệu trưởng phải tổ chức hệ thống thông tin trong trường học sao cho thường xuyên nắm được kịp thời, chính xác, đầy đủ về diễn biến và kết quả của việc dạy và học. Phải tổ chức tốt việc thu nhập, xử lý, truyền đạt và lưu trữ thông tin.