Những chương trình quan hệ cơng chúng của công ty (sự kiện, tài trợ, từ thiện,…) cần phải được truyền đạt tới nhóm cơng chúng mục tiêu, thu hút sự quan tâm và tham gia của họ. Qua đó để thay đổi nhận thức và quan điểm của họ đối với công tỵ Bước này cần sự hỗ trợ và hợp tác tích cực từ phía các phương tiện truyền thơng. Trong bước này doanh nghiệp cần truyền tải được thơng điệp cụ thể tới nhóm cơng chúng mục tiêu qua các phương tiện truyền thơng thích hợp.
− Thiết kế thông điệp: Thông điệp hay chủ đề thực chất là ý tưởng
cần truyền thông. Thông điệp chủ chốt cần phải rõ ràng, trực tiếp, kịp thời, dễ nhớ, trung thực và phải nhắm trúng tới mối quan tâm của cơng chúng. Chủ đề phải có tính sáng tạo, có kịch tính và thu hút được sự chú ý. Điểm quan trọng là chủ đề phải thống nhất với mục tiêu của chương trình quan hệ cơng chúng. Cần thiết phải có sự đa dạng trong cách thể hiện thông điệp nhưng vẫn phải đảm bảo tính nhất quán của chủ đề xuyên suốt và truyền tải được ý tưởng của chủ đề.
Các thông điệp trong truyền thông thường bao gồm yếu tố mới và đáng đưa tin - cung cấp những thông tin với về tổ chức sản phẩm, dịch vụ, ứng cử viên, sứ mệnh mới hay những hành động mà tổ chức tiến hành để gây dựng và gìn giữ các mối quan hệ với công chúng.
− Lựa chọn phương tiện: Sử dụng các phương tiện truyền thơng có
thể dễ dàng tiếp cận được cơng chúng mục tiêu như báo chí (báo in, phát thanh, truyền hình, báo điện tử), bản tin nội bộ, tờ rơi, sách giới thiệu, tờ chương trình, băng video, panơ, áp phích, thư tay, email, bưu phẩm... hoặc các phương thức giao tiếp trực tiếp như gặp mặt, tổ chức phỏng vấn, họp báo v.v...
Khi làm cơng tác truyền thơng tới các nhóm cơng chúng mục tiêu, nhà quản trị xúc tiến cần chú ý đến 7 yếu tố* trong quá trình giao tiếp:
o Nội dung: Nội dung đơn giản, dễ hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận.
* Được gọi là 7C, viết tắt từ các chữ cái đầu trong tiếng Anh: Content, Clarity, Credibility,
o Tính rõ ràng: Thơng điệp rõ ràng, định vị tốt, tránh hiểu nhầm.
o Tính tin cậy: Uy tín và độ tin cậy của nguồn phát thơng điệp.
o Tính liên tục: Đảm bảo tính liên tục và nhất quán của thông điệp.
o Kênh truyền thông: Sử dụng các kênh truyền thông theo đúng thói quen của cơng chúng và được cơng chúng tơn trọng.
o Bối cảnh: Phạm vi phân phối thông điệp phải thực tế và hài hoà với yêu cầụ
o Nhận thức của khán giả: Xem xét đến khả năng tiếp nhận và diễn giải thông điệp của công chúng.