Bản chất ở đây là giới thiệu các cách thức hay biện pháp nhằm khắc phục sự lãng phí thời gian. Mỗi cá nhân đóng vai trị nhƣ là bác sĩ bắt mạch, chẩn đoán căn bệnh lãng phí trong sử dụng thời gian và nguyên nhân của sự lãng phí đó. Ngun nhân nào thì phƣơng thuốc ấy để có thể trị tận gốc rễ của căn bệnh.
4.2.3.1. Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên trong sử dụng thời gian
Lập kế hoạch sử dụng thời gian kèm theo danh sách mục tiêu ưu tiên một cách bài bản, khoa học là giải pháp chữa căn bệnh lãng phí thời gian bắt nguồn từ khoảng trống trong kế hoạch sử dụng thời gian.
Trên thực tế, có nhiều ngƣời gặp vấn đề trong lập kế hoạch sử dụng thời gian, ví dụ nhƣ kế hoạch khơng đƣợc rõ ràng, không khoa học và chi tiết, thứ tự ƣu tiên trong sử dụng thời gian không đƣợc xác lập hoặc xác lập khơng chính xác, từ đó dẫn đến việc sử dụng thời gian không hiệu quả. Sẵn sàng hành động, bắt tay vào thực hiện công việc rõ ràng tốt hơn so với sự trì hỗn nhƣng nếu hành động mà khơng có kế hoạch sẽ dễ dẫn đến thất bại, khơng mang lại hiệu quả nhƣ mong muốn và làm lãng phí
thời gian. Để khắc phục điều này cần phải lập kế hoạch làm việc và sử dụng thời gian của mình một cách tổng quát, kế hoạch hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày, sắp xếp thời gian thích hợp cho từng cơng việc để đạt đƣợc mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Thói quen phác thảo kế hoạch làm việc sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của cá nhân và tổ chức. Chi tiết về lập kế hoạch sử dụng thời gian đã đƣợc trình bày tại chƣơng 2 của giáo trình.
Việc phân bổ thời gian để lập kế hoạch làm việc đƣợc thực hiện theo nguyên tắc 10/90 nghĩa là dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trƣớc khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn. Khi lập danh sách các công việc muốn làm cần đảm bảo Thiết lập mục tiêu rõ ràng và thứ tự ưu tiên sẽ khắc phục lãng phí thời gian do sử dụng thời gian theo cảm hứng, phân tâm vì những việc lặt vặt và mất thời gian cho việc thứ yếu. Sử dụng các cách thức phân chia công việc nhƣ: phƣơng pháp thiết lập thứ tự ƣu tiên ABCDE, Ngun lý Pareto, mơ hình Eisenhower... đã trình bày ở chƣơng 3.
Để đạt hiệu suất cao trong công việc, cần tập trung vào những cơng việc/nhiệm vụ có giá trị và quan trọng nhất. Đây là những ƣu tiên hàng đầu xét về giá trị đóng góp cho bản thân hay cho tổ chức. Một số câu hỏi về mặt tổ chức đƣợc đặt ra để xác định công việc trọng tâm mỗi ngày: Đối với nhân lực của tổ chức thì nhiệm vụ chính đƣợc th để hồn thành là gì? Tại sao lại đƣợc trả lƣơng Hay đối với sinh viên thì nhiệm vụ chính ở giảng đƣờng là gì? Lý do mà có mặt và học tập tại đây ...
Hộp 4.5: Ví dụ nhiệm vụ chính của nhà quản lý
(1) Lập kế hoạch (quyết định chính xác những việc cần thực hiện)
(2) Tổ chức (nhân lực, tài chính và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch);
(3) Tuyển dụng (tìm kiếm những người phù hợp để làm việc và thực hiện các mục tiêu);
nào và với chất lượng ra sao);
(5) Giám sát (đảm bảo mỗi công việc được thực hiện đúng tiến độ và đạt yêu cầu về chất lượng);
(6) Đo lường (đặt ra các tiêu chuẩn và cột mốc cũng như lộ trình để hồn thành các nhiệm vụ quan trọng);
(7) Báo cáo kết quả đạt được.
Một số kỹ thuật thƣờng đƣợc sử dụng để thiết lập các ƣu tiên và thực hiện các nhiệm vụ chính, mục tiêu ƣu tiên đã thiết lập:
Đặt ra áp lực: Lập danh sách những việc cần làm hàng ngày và tự
hỏi: “Nếu đƣợc cử đi khỏi thành phố trong một tháng kể từ ngày mai, thì những việc nào trong danh sách chắc chắn sẽ hoàn thành trƣớc khi đi ” Kẻ thù lớn nhất của việc quản lý thời gian và hiệu suất cá nhân là “tập trung vào những việc nhỏ nhặt”. Do mỗi ngƣời đều có khuynh hƣớng chọn lối đi ít bị cản trở nhất, với những nhiệm vụ và hoạt động nhỏ nhặt, dễ dàng, vui vẻ, thú vị và hài lòng với vùng an tồn của mình cho một ngày mới, mà đó thƣờng là những công việc không quan trọng. Những điều làm vào đầu ngày thƣờng dẫn dắt trong những giờ tiếp theo, dẫn đến việc dành tồn bộ thời gian vào những cơng việc nhỏ nhặt, vô nghĩa và sẽ khơng đạt đƣợc điều gì có giá trị thực sự khi đã hết ngày làm việc.
Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn khi có động lực đủ lớn: Hiệu suất công việc chủ yếu phụ thuộc vào sự lựa chọn, với một động lực đủ lớn và quyết định của bản thân. Ví dụ, một nhân viên A đi làm vào buổi sáng thứ Hai và đƣợc sếp thông báo là ông vừa trúng một kỳ nghỉ miễn phí cho hai ngƣời ở một khu nghỉ dƣỡng tuyệt đẹp cùng với vé máy bay hạng nhất nhƣng giải thƣởng này lại bị giới hạn về thời gian và cần phải đƣợc sử dụng ngay từ sáng ngày hôm sau trong khi ông lại đang rất bận. Sếp đã đƣa ra một thỏa thuận: nếu anh A có thể hồn thành tất cả những việc quan trọng nhất vào cuối ngày thứ Hai, ông ta sẽ tặng vợ chồng anh A kỳ nghỉ miễn phí này. Nếu nhận đƣợc một phần thƣởng hay động cơ nhƣ vậy, có thể chúng ta sẽ thấy kinh ngạc về khối lƣợng cơng việc mình có thể hồn thành trong ngày, có thể đƣợc 20% cơng việc quan trọng nhất đã lên kế hoạch cho cả tuần. Với một hình thức khuyến
khích nhƣ vậy, anh A khơng để lãng phí một phút nào, khơng tốn thời gian buôn chuyện với các đồng nghiệp mà bắt tay vào việc từ sớm, làm việc qua giờ nghỉ và tập trung tâm trí vào việc giải quyết các cơng việc tồn đọng bằng cách hồn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Quy luật của số ba: Quy luật này cho biết dù có làm bao nhiêu việc
khác nhau trong một tuần hay một tháng, sẽ chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạt động chiếm tới 90% giá trị đối với công việc. Nếu lập danh sách tất cả những việc mình làm trong một tháng, có thể nó sẽ bao gồm 20, 30 hay thậm chí 40 nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau. Nhƣng nếu xem xét danh sách đó một cách kỹ lƣỡng từng đề mục một, sẽ thấy rằng chỉ có 3 đề mục trong cả danh sách chiếm 90% đóng góp vào cơng việc. Lập danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm từ đầu tháng đến cuối tháng và trong cả năm. Sau đó, trả lời 3 câu hỏi đƣợc đƣa ra sau đây: (i) Nếu chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trong cả ngày, thì hoạt động nào sẽ có đóng góp lớn nhất cho cơng việc? Nhiệm vụ quan trọng nhất - điều sẽ có đóng góp lớn nhất với cơng việc có thể sẽ hiện lên rõ ràng trƣớc mắt từ danh sách. Thƣờng thì điều đó sẽ khá hiển nhiên cũng nhƣ với những ngƣời xung quanh. Hãy khoanh trịn mục đó lại. (ii) Nếu chỉ có thể làm hai việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ hai đối với cơng việc Thƣờng thì đề mục này cũng sẽ rất rõ ràng. Có thể sẽ phải suy nghĩ nhiều hơn một chút, nhƣng nó thƣờng sẽ sớm hiện ra. (iii) Nếu chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ ba đối với cơng việc? Khi phân tích các câu trả lời của mình, sẽ thấy rõ rằng chỉ có ba việc mình làm chiếm gần nhƣ tất cả giá trị mà mình tạo ra. Việc bắt đầu và hoàn thành những nhiệm vụ này quan trọng hơn tất cả những việc khác. Nếu không biết câu trả lời cho 3 câu hỏi này nghĩa là đang gặp vấn đề nghiêm trọng về việc lãng phí thời gian. Nhìn nhận lại hệ thống cơng việc của mình, trao đổi cùng ngƣời lãnh đạo, bạn bè đồng nghiệp, gia đình... để xác định đƣợc câu trả lời cho 3 câu hỏi trên.
Prioritization - Kỹ năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Các bƣớc để sắp xếp công việc theo thứ tự ƣu tiên:
- Xây dựng danh sách công việc tổng thể (Master checklist), sau đó bẻ nhỏ ra thành danh sách cơng việc cần làm theo tháng, theo tuần, theo ngày. Phải ghi ra, sắp xếp, trình bày rõ ràng chứ khơng "nhớ" trong đầu.
- Sắp xếp đầu việc theo biểu đồ của Eisenhower: Quan trọng/Gấp. Trong đó: Quan trọng - Gấp: làm ngay, ƣu tiên 1; Quan trọng - Không gấp: quyết định khi nào sẽ làm những việc này và lên kế hoạch thời gian thực hiện rõ ràng; Gấp - Không quan trọng: giao việc này cho ngƣời khác; Không gấp - Không quan trọng: bỏ ra khỏi kế hoạch.
Master checklist (Danh sách công việc tổng thể)
------ ------ ------- ------ ------ ------ ------ -------- ------ ------ ------ ------ -------- ------ ------- Monthly (tháng) ------- -------- ------- ------ ------- ------- Weekly (tuần) ------- -------- ------- Daily (ngày) ---------- ----------
Hình 4.1: Danh sách cơng việc tổng thể
- Xây dựng danh mục công việc theo thứ tự ƣu tiên hàng ngày, thực hiện cuối ngày hôm trƣớc chuẩn bị cho ngày hôm sau. Khi bắt đầu ngày mới, chỉ việc tập trung vào thực hiện các công việc đã đƣợc sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên. Mỗi ngày để tập trung tốt nhất chỉ nên đặt ra 3-4 ƣu tiên vì q nhiều ƣu tiên khiến tâm trí xao nhãng.
- Sắp xếp thứ tự ƣu tiên cho các nhóm cơng việc có cùng tính chất, bằng phƣơng pháp ABCDE. Trong đó, A là quan trọng nhất, B là quan trọng, C là ít quan trọng. Sau khi sắp xếp thành ABCDE rồi thì bắt đầu
đánh số thứ tự. Ví dụ A1 là quan trọng và cần làm trƣớc, rồi tới A2, A3, rồi mới tới B1, B2, B3,... Cách này tạo ra thứ tự ƣu tiên lần nữa.
- Tiến hành việc quan trọng mà khó khăn nhất trƣớc, không né tránh. Đầu ngày, khi năng lƣợng đang dồi dào, hãy dành cho việc khó. Sau khi hồn thành việc này, tạo động lực làm tiếp các việc khác.
- Sắp xếp thứ tự ƣu tiên trong cuộc đời bằng phƣơng pháp 5/25 của Warren Buffet. Có nghĩa là, trƣớc hết ghi ra 25 mục tiêu trong cuộc đời (sự nghiệp, học hành, gia đình, giải trí...). Sau đó, suy nghĩ và chọn 5 trong số 25 mục tiêu đó đƣa vào những mục tiêu sẽ tập trung thực hiện. Phần còn lại đƣơng nhiên nằm trong list các mục tiêu không cần để ý. Cách này giúp những ngƣời có quá nhiều mục tiêu có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng, tránh loay hoay hay mất tập trung.
- Tƣ duy linh hoạt (Agile Mindset) để tránh theo đuổi những mục tiêu khơng cịn quan trọng trong hoàn cảnh, bối cảnh mới. Ví dụ, cơng nghệ thay đổi hay hoàn cảnh và con ngƣời thay đổi thì mục tiêu cũng hoàn toàn phải thay đổi theo. Khi thấy hoàn cảnh yêu cầu phải bỏ mục tiêu cũ và xây dựng mục tiêu mới, hãy làm điều đó một cách nhanh chóng, linh hoạt, khơng cần suy nghĩ quá phức tạp.
Hộp 4.6: Nếu cuộc đời là chiếc bát rỗng, bạn sẽ bỏ cái gì vào trƣớc tiên?
Chuyện kể rằng, tại một ngôi chùa ở chân núi có vị tiểu hồ thượng vô cùng siêng năng và chăm chỉ. Dù là đi hoá duyên hay lo việc bếp núc thì từ sáпg ᵭến tối người này đều bận rộn không ngừng nghỉ. Làm việc chăm chỉ là vậy nhưng nội tâm của tiểu hoà thượng lại giằng xé, quầng thâm mắt của cậu ngày càng đen. Cuối cùng, cậu tìm đến sư phụ để hỏi những điều mình đã suy nghĩ bấy lâu nay. Tiểu hoà thượng hỏi vị thiền sư: “Thưa sư phụ, con mệt mỏi quá, bất kể điều gì con cũng làm được nhưng sao chẳng thấy thành tựu gì cả, sao con lại cảm thấy mệt mỏi thế này. Nguyên nhân tại sao ạ?”
Nghe câᴜ hỏi của đệ tử, vị thiền sư trầm tư một lúc rồi bảo người này mang cái bát thường ngày dùng để hố dun đến. Thiền sư nói “Hãy ᵭể bát ở ᵭây. Con đi lấy giúp ta vài qủa óc chó và bỏ đầy bát này nhé”. Chưa hiểu được dụng ý của sư phụ nhưng tiểu hồ thượng vẫn làm theo lời thầy nói. Cậu mang khoảng mười quả óc chó và xếp đầy bát. Lúc này, vị thiền sư hỏi đồ đệ” “Con cịn có thể cho thêm quả óc chó vào bát được khơng?”. Tiểu đồ đệ đáp: “Khơng thêm được nữa thầy ạ, bát này đã đầy rồi lại cho thêm vào nữa thì nó rơi hết ra ngồi mất”. “Vậy con bốc thêm ít gạo qua đây”. Thiền su nói tiếp. Tiểu hồ thượng lại mang đến một ít gạo. Khi rót gạo vào bát, dọc theo khe hở giữa những quả óc chó, thì có thể cho thêm được rất nhiều gạo vào. Cứ tiếp tục, cho đến lúc gạo bất đầu roi ra thì tiểu hồ thượng mới ngừng. Trong đầu cậu loé lên suy nghĩ: “À, thì ra vừa rồi bát vẫn chưa đầy”. “Bát đã đầy chưa con?”, vị Thiền sư hỏi. “Đầy rồi thầy ạ”, đệ tử đáp lại. Vị thiền sư tiếp tục bảo cậu: “Con lại lấy một ít nước tới đây”. Tiểu hồ thượng lại đi lấy nước, cậu lấy một gáo nước đổ vào trong bát, sau khi đổ vào nửa gáo nước, lần này ngay cả khe hở trong bát cũng đều bị lấp đầy hết cả. Thiền sư hỏi tiểu đồ đề: “Lần này đầy chưa?”. Tuy thấy cái bát đã đầy nhưng tiểu hoà thượng khơng dám trả lời. Cậu khơng đốn biết được có phải sư phụ có thể cho thêm đồ gì vào nữa hay không. Thiền sư cười nói: “Con lại đi lấy một muỗng muối qua đây”. Vị thiền sư hoà muối tan vào trong nước, nước khơng hề bị chảy ra ngồi. Tiểu hồ thượng dường như ngộ ra điều gì đó. Thiền sư hỏi cậu: “Con nói xem cái bát này nói lên điều gì?” Tiểu hồ thượng nói: “Con biết rồi, điều này nói lên rằng chỉ cần tận dụng, xử lý thời gian hiệu quả, thì ln sẽ có đủ thời gian để dùng”. Tuy nhiên, vị thiền sư cười và lắc đầu nói: “Đó khơng phải là điều ta muốn nói với con”.
Thiền sư lấy những thứ trong bát đặt vào chậu, lúc này chỉ còn một cái bát rỗng. Ông thao tác chậm rãi, theo thứ tự ngược lại. Trước tiên, ông cho một muỗng muối vào. Sau đó ơng rót nước, nước đầy rồi lại cho gạo vào trong bát. Nước đã bắt đầu tràn ra ngoài. Sau khi bát đựng gạo đầy rồi, Thiền sư hỏi tiểu đồ đệ: “Con xem, bây giờ trong bát cịn có thể thả thêm quả óc chó vào khơng?”. Ơng tiếp tục: “Nếu như cuộc đời con là một cái bát, khi trong bát tất cả toàn là những