- Người lãnh đạo thường quá bận rộn khơng có thời gian quan tâm tới nhân viên.
c. Xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền
Dựa trên việc phân tích nhiệm vụ ủy nhiệm, ủy quyền và phân tích năng lực cá nhân trong đơn vị, doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho nhà quản trị trong việc xác định đối tƣợng để ủy nhiệm, ủy quyền.
Nội dung trong bƣớc công việc này là chỉ rõ cá nhân ngƣời đƣợc ủy nhiệm, ủy quyền. Để ủy nhiệm, ủy quyền có hiệu quả cần lƣu ý:
- Phải rộng rãi với cấp dƣới;
- Sẵn sàng trao cho cấp dƣới những quyền hạn quan trọng, kể cả quyền ra quyết định;
- Phải tin tƣởng cấp dƣới;
- Biết chấp nhận thất bại của cấp dƣới; - Biết tổ chức kiểm tra theo dõi tình hình.
Triển khai ủy nhiệm, ủy quyền là bƣớc quan trọng trong quy trình ủy nhiệm, ủy quyền. Thực hiện ủy nhiệm, ủy quyền là quá trình giao cơng việc cho ngƣời đƣợc lựa chọn.
Trong giai đoạn này, ngƣời ủy nhiệm, ủy quyền cần trao đổi để làm rõ đƣợc tầm quan trọng của công việc đƣợc uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm đƣợc giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi kiểm sốt.
Trong giai đoạn này, việc làm rõ, phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn và thời hạn thực hiện công việc là nhiệm vụ quan trọng. Quá trình trao đổi này để ngƣời đƣợc ủy quyền biết, hiểu và có thể sử dụng một cách hiệu quả những quyền mà ngƣời ủy nhiệm đã chuyển giao để đạt đƣợc mục tiêu trong q trình thực hiện cơng việc.
Đặc biệt, ngƣời ủy quyền và ngƣời đƣợc ủy quyền cần xác định rõ mức độ quyền hạn của ngƣời đƣợc ủy quyền. Các loại quyền hạn gồm có: quyền đề xuất và quyền quyết định về tài chính, quyền đề xuất và quyền quyết định về con ngƣời, quyền đề xuất và quyền quyết định về thơng tin...
Ví dụ: Ngƣời ủy quyền - nhà quản trị có thể trao đổi với ngƣời đƣợc ủy quyền theo cách nhƣ sau:
- Anh/chị đƣợc toàn quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng hiện có của cơng ty tới thời điểm hiện tại (trao toàn quyền để truy cập dữ liệu).
- Anh/chị có quyền quyết định về giá bán sản phẩm với đại lý trong phạm vi không vƣợt quá 2% giá trị đã đƣợc quy định trong chính sách bán hàng của công ty (quyền quyết định về tài chính).
- Anh/chị đƣợc quyền đề xuất những chính sách đại lý gồm: phân cấp đại lý, giá bán đại lý, thời hạn nợ với đại lý... (quyền đề xuất).
- Anh/chị đƣợc quyền xây dựng và ký đơn đặt hàng với nhà cung ứng; chuyển đơn đặt hàng tới bộ phận mua hàng đồng thời chuyển một bản photo cho nhà quản trị qua hộp thƣ vào 14h00 thứ 6 hàng tuần (thực hiện quyền đƣợc giao và có trách nhiệm báo cáo lại với thời hạn cụ thể).
- Anh/chị đƣợc quyền xây dựng và ký đơn đặt hàng với nhà cung ứng rồi chuyển tới bộ phận mua hàng vào 14h00 thứ 6 hàng tuần, giữ lại một bản photo (giao tồn quyền).
Đồng thời cần thơng báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan về việc ủy nhiệm, ủy quyền để đảm bảo điều kiện giúp ngƣời đƣợc giao thực hiện công việc. Nhà quản trị phải thông báo công việc, nhiệm vụ giao và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.
Hộp 5.3: Một số nội dung trao đổi với ngƣời đƣợc ủy nhiệm, ủy quyền