ỦY NHIỆM, UỶ QUYỀN
5.2.1. Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền
Xác định mục tiêu và đối tƣợng ủy nhiệm, ủy quyền là nội dung đầu tiên cần làm khi thực hiện việc ủy nhiệm, ủy quyền; hoạt động này bao gồm 02 nội dung chính:
5.2.1.1. Xác định mục tiêu ủy nhiệm, ủy quyền
Xác định mục tiêu ủy nhiệm, ủy quyền gắn liền với việc xác định các nhiệm vụ cần ủy quyền, mức độ ủy quyền cho từng nhiệm vụ.
Với các nhà quản trị việc ủy nhiệm, ủy quyền là hoạt động quan trọng để nhà quản trị đạt đƣợc mục tiêu của cá nhân và tổ chức. Công tác ủy nhiệm, ủy quyền mang lại nhiều lợi ích nhƣng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro với nhà quản trị và tổ chức, doanh nghiệp.
Để công tác ủy nhiệm, ủy quyền đạt đƣợc hiệu quả, nhà quản trị cần xác định rõ những nhiệm vụ cần đƣợc ủy thác tới ngƣời khác, mức độ ủy thác nhiệm vụ đó: tồn phần hay chỉ một phần nhiệm vụ. Đặc biệt,
nhà quản trị cần làm rõ những mục tiêu cần đạt đƣợc với từng nhiệm vụ khi ủy thác tới nhân viên. Trong đó, có những mục tiêu công việc và những mục tiêu phát triển năng lực của nhân viên đƣợc ủy quyền để nhân viên có thể hiểu, biết và nắm rõ những mong đợi của nhà quản trị trong q trình triển khai cơng việc.
Nếu xét theo mức độ ủy nhiệm, ủy quyền có 4 loại: ủy nhiệm, uỷ quyền hoàn toàn; ủy nhiệm, uỷ quyền chủ yếu; ủy nhiệm và uỷ quyền giới hạn và ủy nhiệm và uỷ quyền tối thiểu.
(1) Ủy nhiệm, ủy quyền hoàn toàn
Đây là cấp độ cao nhất trong các cấp độ ủy quyền trong tổ chức, doanh nghiệp. Với cấp độ này, nhà quản trị có thể ủy quyền hoàn toàn cho nhân viên trong việc quyết định về nguồn lực (tài chính, con ngƣời, thời gian) để thực hiện cơng việc đƣợc giao. Cấp độ này có thể đƣợc thực hiện khi nhân viên đƣợc ủy quyền là những ngƣời lành nghề/ thành thạo công việc đƣợc ủy quyền. Nhà quản trị không cần hƣớng dẫn, kèm cặp nhân viên trong q trình họ thực hiện cơng việc. Ngƣời đƣợc ủy quyền đƣợc toàn quyền quyết định về cách thức thực hiện cơng việc. Nhà quản trị đóng vai trị là ngƣời giao việc với thời hạn hoàn thành xác định, cung cấp ý kiến nếu nhân viên cần thiết.
Hình 5.1: Các cấp độ ủy nhiệm, ủy quyền
Ở mức độ ủy nhiệm, ủy quyền này, nhà quản trị cần giải thích cho nhân viên và thiết lập thời hạn để hồn thành cơng việc. Ngƣời ủy nhiệm, ủy quyền cũng xác định rõ thời gian gặp gỡ để thảo luận về mức độ tiến bộ của ngƣời đƣợc ủy nhiệm, ủy quyền trong q trình hồn thành cơng việc. Ngƣời đƣợc ủy nhiệm, ủy quyền vẫn đƣợc tự do quyết định phƣơng án tiến hành công tác nhƣng định kỳ thông báo cho ngƣời ủy quyền về tiến độ. Trong trƣờng hợp này nhà quản trị không nên phủ quyết các phƣơng án và quyết định của nhân viên (ngƣời đƣợc ủy nhiệm, ủy quyền) trừ khi điều đó thật sự cần thiết vì hiệu quả cơng việc hoặc phục vụ mục tiêu quản lý.
Hộp 5.1: Quy tắc 70%
Hãy thực hành quy tắc 70%. Nếu ai đó cũng có thể hồn thành tốt 70% nhiệm vụ như bạn, hãy giao nhiệm vụ này cho người đó và đón nhận những nhiệm vụ mà chỉ mình bạn mới có thể hồn thành. Chúng ta thường có khuynh hướng rơi vào thói quen làm những việc mình ưa thích, đó là những cơng việc đã đưa chúng ta tới vị trí như ngày hơm nay và sau đó giữ những nhiệm vụ đó cho bản thân. Thay vì thế, bạn nên giao những cơng việc mà bạn đã thơng thạo này cho người khác để có thể sẵn sàng đón nhận những nhiệm vụ mới địi hỏi sự nhanh trí, nhiều kỹ năng và năng lực hơn.
(3) Ủy nhiệm, ủy quyền giới hạn
Trong cấp độ ủy nhiệm, ủy quyền giới hạn, nhà quản trị giao việc cho nhân viên, yêu cầu nhân viên xây dựng các phƣơng án để triển khai công việc. Với việc trao đổi về mục tiêu của nhà quản trị, nhân viên sẽ tìm hiểu thơng tin, suy nghĩ và đề xuất các phƣơng án để hoàn thành mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị sẽ cùng nhân viên trao đổi về các đề xuất, nhà quản trị có thể chấp nhận tồn bộ, một phần, hoặc điều chỉnh đề xuất của nhân viên. Cấp độ này giới hạn việc ủy quyền ở phạm vi những đề xuất của nhân viên, dựa trên nguồn lực, điều kiện thực tế của doanh nghiệp để nhà quản trị cân nhắc các phƣơng án triển khai.
Ví dụ: Doanh nghiệp cần đầu tƣ hệ thống phần mềm quản lý khách hàng để giảm thiểu những sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong q trình
chăm sóc kịp thời, nhân viên thiếu trách nhiệm trong liên lạc và chăm sóc khách hàng). Nhà quản trị cấp cao có thể mời Trƣởng phịng Chăm sóc khách hàng và trao đổi về mục tiêu của việc trang bị hệ thống phần mềm quản trị khách hàng, nhà quản trị yêu cầu trƣởng bộ phận chăm sóc khách hàng suy nghĩ và trình bày các phƣơng án đề xuất về: phần mềm có thể sử dụng, cơng dụng của phần mềm đó, chi phí doanh nghiệp cần phải đầu tƣ, hiệu quả mang lại khi đầu tƣ phần mềm đó.
(4) Ủy nhiệm, ủy quyền tối thiểu
Ở mức độ ủy nhiệm, ủy quyền này căn bản nhà quản lý chỉ ra lệnh cho nhân viên phải làm gì và làm nhƣ thế nào, mà không trao cho họ quyền quyết định trong quá trình thực hiện cơng việc.
Trong thực tế, khi thực hiện cơng việc, có những nhà quản trị tự thân thực hiện những công việc bao gồm cả những công việc quản lý và công việc chuyên môn của nhân viên hay còn gọi là nhà quản trị “ôm việc”. Khi đó nhà quản trị khơng tin tƣởng nhân viên để giao cho họ quyền thực hiện công việc hoặc họ luôn luôn lo lắng rằng nếu khơng có mình, nhân viên khơng thể hồn thành đƣợc cơng việc. Một cách khác, nhà quản trị khơng có những kỹ năng cần thiết để ủy nhiệm, ủy quyền công việc. Nguyên nhân khác của cấp độ này là do nhà quản trị không muốn ủy nhiệm công việc cho nhân viên do họ muốn thể hiện quyền lực của mình trong cơng việc.
Hộp 5.2: Những biểu hiện của hạn chế khả năng ủy quyền của nhà quản trị