ỦY NHIỆM, UỶ QUYỀN
5.1.1. Khái niệm uỷ nhiệm, uỷ quyền
Một cách chung nhất, quản trị đƣợc hiểu là tổng hợp các hoạt động của nhà quản trị nhằm đạt mục tiêu bằng và thông qua nỗ lực của những ngƣời khác. Tổng hợp hoạt động có thể là các hành vi hàng ngày nhƣ nghe, nói, đọc, viết,... hoặc thực hiện các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát, điều chỉnh. Để đạt mục tiêu bằng và thông qua nỗ lực của nhân viên dƣới quyền các nhà quản trị phải sử dụng các kỹ thuật và nghệ thuật quản trị khác nhau. Với tiếp cận này, công việc của các nhà quản trị không phải là những ngƣời làm tất cả những công việc từ lập kế hoạch, tới trực tiếp thực hiện công việc. Công việc của nhà quản trị trong doanh nghiệp gồm những công việc chuyên môn và công việc quản trị. Với đối tƣợng quản trị là ngƣời lao động trong bộ phận hoặc đơn vị họ phụ trách, những kỹ năng của nhà quản trị sẽ quyết định tới sự thành công trong công việc của đơn vị hoặc bộ phận họ phụ trách. Trong đó, kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền là kỹ năng quan trọng quyết định tới sự thành công trong công việc của cá nhân ngƣời lãnh đạo, nhà quản trị và ảnh hƣởng trực tiếp tới sự phát triển của nhân viên, kết quả công việc của nhân viên và kết quả công việc của đơn vị, tổ chức.
Theo tiếp cận của giáo trình, ủy nhiệm và ủy quyền là quá trình một
người (người ủy nhiệm, ủy quyền) giao cho một người khác (người được ủy nhiệm, ủy quyền) thay mặt để thực hiện cơng việc.
Từ khái niệm trên có thể thấy:
Thứ nhất, đây là quá trình nhờ ngƣời khác thực hiện hộ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Mỗi ngƣời trong tổ chức, doanh nghiệp ln có vị trí xác định và buộc phải thực hiện một số công việc theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn đã phân cơng. Tuy nhiên trong q trình thực hiện, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau, cá nhân đƣợc phân cơng thực hiện cơng việc có thể khơng thực hiện đƣợc cơng việc. Các ngun nhân này có thể do thời gian, do sức khỏe, do các yếu
tố tâm sinh lý khác nhau, do tiết kiệm chi phí,... Khi đó các cá nhân này có thể nhờ hoặc ủy nhiệm, ủy quyền cho ngƣời khác thực hiện hộ nhiệm vụ của mình.
Thứ hai, ủy nhiệm, ủy quyền là một quá trình. Để thực hiện hiệu quả việc giao cho một ngƣời khác thay mặt mình để giải quyết cơng việc thì việc uỷ nhiệm, uỷ quyền đƣợc thực hiện qua một số bƣớc công việc nhƣ sau: xác định mục tiêu và đối tƣợng ủy nhiệm, ủy quyền; triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền và kiểm soát ủy nhiệm, ủy quyền.
Thứ ba, cần phân biệt giữa ủy nhiệm, ủy quyền và phân công, phân quyền. Phân công, phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các cá nhân có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ đó. Khi đƣợc phân cơng, phân quyền, cá nhân có trách nhiệm thực hiện cơng việc đƣợc phân công, đƣợc giao quyền hạn tƣơng xứng với công việc và báo cáo với cấp trên về tình hình thực hiện cơng việc. Thông thƣờng, phân công, phân quyền đƣợc thực hiện theo một văn bản của cấp có thẩm quyền, thƣờng lâu dài, gắn với vị trí ổn định, với cơng việc thƣờng xun và chỉ đƣợc điều chỉnh, chấm dứt khi có một văn bản chính thức của cấp có thẩm quyền đó. Trong q trình thực hiện cơng việc đƣợc phân cơng, phân quyền cá nhân không thực hiện đƣợc công việc giao cho ngƣời khác thay mình giải quyết cơng việc thì đƣợc hiểu là ủy nhiệm, ủy quyền. Ví dụ: Ơng A, Giám đốc công ty X đƣợc Hội đồng quản trị giao cho việc điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty. Đồng thời trong Điều lệ công ty, ông A là ngƣời đại diện theo pháp luật của cơng ty, có thẩm quyền kí các hợp đồng kinh tế. Trong thƣơng vụ của Cơng ty X với cơng ty Y, ơng A có việc riêng của gia đình khơng thể có mặt tại công ty 2 tuần, ông A đã ủy quyền cho ơng B - Phó giám đốc kinh doanh thay mình để kí Hợp đồng kinh tế với cơng ty Y. Trƣờng hợp này, ông A đƣợc Hội đồng quản trị phân công, phân quyền nhƣng không thực hiện đƣợc trong 1 khoảng thời gian xác định nên đã ủy nhiệm, ủy quyền cho ông B.