7. Kết cấu của luận văn
3.4. Giải pháp nâng cao sự quan tâm của lãnh đạo đến từng cá nhân (IC)
3.4.2. Xây dựng và thực hiện chương trình họp định kỳ để chia sẻ
a. Mục tiêu giải pháp
Các cuộc họp giúp cho lãnh đạo và nhân viên có nhiều thời gian để trao đổi và chia sẻ thông tin cho nhau, giúp hai bên hiểu nhau nhiều hơn và có thể cùng nhau giải quyết các vấn đề còn vướng mắc.
b. Nội dung giải pháp
Văn hóa cuộc họp là một trong những yếu tố góp phần tạo nên thành công của một buổi họp. Việc họp khơng có mục tiêu và nội dung cụ thể, khơng giới hạn thời gian của các phần trong buổi họp làm cho mọi người dễ bị lang mang, không chốt được vấn đề. Buổi họp để chia sẽ cũng không ngoại lệ, nếu công tác chuẩn bị không tốt sẽ làm cho cuộc họp nhàm chán và không đạt được mục tiêu mong muốn. Để chuẩn bị cho cuộc họp cần thực hiện các việc sau:
Chủ đề họp:
Lãnh đạo tư vấn, hướng dẫn và trao đổi với nhân viên những vấn đề của nhân viên khơng có cơ hội hoặc khơng nói ra trong giờ làm việc;
Lãnh đạo tìm hiểu và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy các điểm mạnh;
Lãnh đạo trao đổi và tạo điều kiện cho nhân viên đạt được lộ trình cơng danh mà công ty đã đề ra.
Phác thảo kế hoạch tổ chức cuộc họp:
Xác định thời gian họp: 02 tiếng, từ 15h00 đến 17h00 vào thứ bảy tuần thứ nhất và tuần thứ tư trong tháng;
Địa điểm họp: Phịng họp của Cơng ty Văn Lang;
Lên danh sách thành viên tham gia: Tất cả lãnh đạo và nhân viên Công ty Văn Lang;
Phân công nhiệm vụ: Phịng Hành Chánh Nhân Sự lấy thơng tin và tổng hợp các nội dung sẽ họp từ các lãnh đạo và các trưởng phòng đại diện cho nhân viên. Nhân sự của Phòng Hành Chánh Nhân Sự được giao làm thư ký của cuộc họp.
Thông báo thời gian và địa điểm họp và phát tài liệu trước 01 ngày cho những người tham gia.
Trong các buổi họp cần tuân thủ nội qui của phịng họp và chương trình họp đã được thơng báo trước. Trước khi họp thì người chủ trì cần thơng báo mục đích và kết quả mong muốn của buổi họp để đính hướng cho mọi người khơng trao đổi về những
nội dung không liên quan, làm mất thời gian của buổi họp. Cần thống nhất những nguyên tắc mà những người tham gia họp phải tuân thủ, như là:
Thời gian bắt đầu và kết thúc đúng theo kế hoạch, khơng vì một cá nhân nào mà thay đổi thời gian làm cho những người còn lại phải chờ đợi;
Cách thức tham gia đóng góp ý kiến và cách cư xử của những người tham gia. Tất cả các ý kiến đóng góp và trao đổi đều phải được lắng nghe và tơn trọng, khơng có thái độ thái quá đối với bất kỳ ý kiến nào;
Cách thức giải quyết các xung đột khi có tranh luận gây gắt. Cách thức được áp dụng hiệu quả nhất là tạm ngưng tranh luận và chuyển sang chủ đề khác. Chủ đề gây ra xung đột sẽ được ghi nhận vào biên bản cuộc họp để giải quyết vào cuối cuộc họp nếu còn thời gian hoặc trong cuộc họp lần sau.
Lãnh đạo lắng nghe, tơn trọng có thái độ đánh giá cao những giải pháp, ý tưởng mới và các câu hỏi của nhân viên, đảm bảo tất cả các ý kiến đều được ghi nhận một cách công bằng. Thư ký cuộc họp ghi biên bản đảm bảo các nội dung sau:
Số lượng người tham dự, những vấn đề được thảo luận và những quyết định, thống nhất trong cuộc họp.
Tóm tắt lại những việc đã được giải quyết trong buổi họp và những gì chưa giải quyết được.
Xác định kế hoạch và nhiệm vụ tiếp theo sau buổi họp và phân công người triển khai các nhiệm vụ này.
Biên bản cuộc họp cần được những người tham gia ký xác nhận và được phát một bản sao để thực hiện và theo dõi.
Để có thể đánh giá được hiệu quả của các cuộc họp và có những thơng tin cần cho việc hồn thiện những thiếu sót và cải tiến chương trình họp thì cần theo dõi và ghi nhận các số liệu đầu đủ trong và sau buổi họp. Các nội dung cần theo dõi và ghi nhận như là:
Phân tích đánh giá hiệu quả của cuộc họp để hoàn thiện và cải tiến cho các cuộc họp sau.
Qui định thời gian hợp cố định theo định kỳ để giúp lãnh đạo có thói quen họp với nhân viên vào một ngày cố định. Tác giả đề xuất tổ chức cuộc hợp để chia sẻ định kỳ hai tháng một lần. Mỗi lần sẽ tổ chức trong thời gian hai tiếng vào lúc 8h00 đến 10h00 vào ngày thứ sau của tuần thứ tư trong tháng.
Qui định chế độ xử phạt các trường hợp tham gia họp trễ giờ, không tham gia, không tuân thủ các nội qui cuộc họp.
c. Nguồn lực triển khai
Nguồn lực chính: Nhân sự của Phịng Hành Chánh Nhân Sự
Nguồn lực hỗ trợ: Các Lãnh Đạo
Nguồn lực tài chính: Cơng ty Văn Lang chi trả.
d. Cách thức thực hiện
Bước 1: Xây dựng chương trình họp định kỳ để chia sẻ
Bước 2: Trình Tổng Giám Đốc duyệt chương trình
Bước 3: Triển khai thực hiện họp định kỳ
Bước 4: Đánh giá chất lượng và cải tiến chương trình họp
e. Thời gian triển khai
Thời gian để triển khai xây dựng và thực hiện chương trình họp định kỳ để chia sẻ tại Cơng ty Văn Lang cần được tuân thủ theo bảng tiến độ đã được lập, bảng tiến độ này cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai công việc.
Bảng 3.8. Tiến độ xây dựng & thực hiện họp nội bộ định kỳ để chia sẻ ở Cty Văn Lang
TT Nội dung Thời gian (tháng)
1 2 3 4 5 6
1 Xây dựng chương trình họp định kỳ để chia sẻ
2 Trình Tổng Giám Đốc duyệt chương trình 3 Triển khai thực hiện họp
định kỳ 1 buổi 1 buổi 1 buổi
4 Đánh giá chất lượng và cải tiến chương trình họp
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
f. Tính khả thi của giải pháp
Với cơ sở vật chất hiện tại của Cơng ty Văn Lang thì đầy đủ và thuận tiện cho