7. Cấu trúc của luận văn
2.2. Nhóm dịchvụ tra cứu và khai thác thông tin
2.2.3. Dịchvụ tra cứu tin OPAC
OPAC (Online public access catalog - Mục lục truy cập trực tuyến) là mục lục điện tử, thay thế mục lục phiếu và có khả năng tìm kiếm trực tuyến. OPAC đã bắt đầu thay thế mục lục phiếu truyền thống trong các thư viện từ những năm 1980. Đây là một cổng nối giúp NDT và thư viện giao tiếp với nhau tiện lợi và hiệu quả. OPAC là mục lục trực tuyến bao gồm các tài liệu được tổ chức trong một thư viện hay một hệ thống thư viện. Nó là một cơng cụ hữu ích, là thành phần quan trọng khơng thể thiếu của một thư viện hiện đại trước sự phát triển như vũ bão của CNTT như hiện nay. OPAC là bộ mặt của thư viện, là cầu nối trao đổi thông tin giữa NDT và thư viện. Hoạt động của một thư viện được đánh giá là hiệu quả khi làm thỏa mãn được tối đa các nhu cầu tin của NDT một cách nhanh chóng. Để làm được điều đó, ngồi việc trang bị nguồn tài liệu phong phú, thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ, mỗi thư viện cũng cần có một giao diện OPAC thân thiện, với nhiều tính năng, thiết kế phù hợp... dễ sử dụng để tạo điều kiện tối đa cho NDT có thể tra cứu và gửi các yêu cầu một cách nhanh chóng. [30]
Lựa chọn được phần mềm vừa thân thiện với NDT, lại vừa tích hợp được các tính năng kỹ thuật tiên tiến là bài toán cần lời giải ngay đối với Trung tâm. Phần mềm thư viện tích hợp Libol 5.5 là phần mềm trong nước được thiết kế rất linh hoạt, giá thành hợp lý, đáp ứng các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ của ngành song tính linh hoạt, khả năng bao quát, lưu trữ của phần mềm cịn hạn chế. Trong khi đó, tài liệu ngày càng gia tăng cả về số lượng và dung lượng. Tất yếu phải có sự lựa chọn phần mềm khác đáp ứng được yêu cầu mới đặt ra cho Trung tâm trong giai đoạn mới – giai đoạn hồn thiện q trình điện tử hóa tiến tới mơi trường số hóa. Qua khảo sát, nghiên cứu và cân nhắc, Trung tâm quyết định lựa chọn phần mềm quản lý thư viện Virtual để thay thế Libol 5.5. Phần mềm này bắt đầu được triển khai và cài đặt từ tháng 10/2010. Trong năm học 2009-2010, Trung tâm triển khai đào tạo, hướng dẫn, cài đặt, chuyển đổi dữ liệu để nhanh chóng đưa vào sử dụng hệ điều hành thư viện điện tử Virtual với nhiều tính năng ưu việt thay thế cho phần mềm thư viện cũ.
Phần mềm quản lý thư viện Virtual do công ty VTLS Inc- Mỹ xây dựng và được sử dụng tại hơn 90 thư viện trên toàn thế giới. Phần mềm này có khả năng quản lý tới hàng triệu biểu ghi, chạy ổn định trên hệ điều hành UNIX, hệ quản trị dữ liệu Orade. Về mặt kỹ thuật, Virtual được cấu trúc tới 3 tầng khách/chủ, hỗ trợ bảng mã Unicode cho từng loại ngơn ngữ. Giao diện người dùng dưới hình thức đồ họa sinh động và hỗ trợ chuẩn truy cập, tìm kiếm thơng tin qua cổng Z39.50. Phần mềm này tuân thủ đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ trên thế giới như chuẩn biên mục MARC, kết nối liên thư viện, chuẩn SIP2, tích hợp với hệ thống RFID và các thiết bị tự động. Số module mà phần mềm Virtual thiết kế ít hơn (biên mục, bổ sung, lưu thông, OPAC, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ), những tính năng tương hỗ được đặt chung vào một module.
Hệ thống Virtual bao gồm 3 thành phần chính: Giao diện người dùng; Hệ thống máy chủ; Hệ thống CSDL. [34]
năng thân thiện với người dùng, như: người dùng được lựa chọn ngôn ngữ trên máy trạm, Virtual sẽ hiển thị phần dịch tương ứng mà người dùng đã tạo thông qua “Virtual Language Editor”, sử dụng giao thức Z39.50 cho mọi hoạt động, chạy trên Windows và các trình duyệt web khác.
Hệ thống máy chủ giúp cán bộ quản trị mạng của Trung tâm tự chỉnh nhiều tính năng như thiết lập, xem và chỉnh sửa các thông số của từng module, thông tin người sử dụng, cấu hình nội dung biểu ghi xuất hiện trên OPAC, lưu thông và cổng thơng tin tích hợp iPortal. Hệ thống này kết nối thẳng với CSDL Oracle – một CSDL mạnh mẽ nhất thé giới, nó có tính an tồn, bảo mật cao, tính nhất qn và toàn vẹn dữ liệu, cho phép NDT truy nhập tới CSDL phân tán như một khối thống nhất.
Phần mềm Virtual cịn được hỗ trợ bởi cổng thơng tin tích hợp iPortal, cho phép người NDT sử dụng dịch vụ trên OPAC và lưu thông từ xa trên trình duyệt web và cơng nghệ hình ảnh đồ họa vector sinh động. NDT của Trung tâm tìm kiếm thơng tin theo phương thức tìm kiếm đơn giản hoặc nâng cao, có thể tìm kiếm cùng lúc nhiều CSDL.
Các tính năng nổi bật của OPAC trong phần mềm Vitual:
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ chuẩn Unicode: NDT có thể tra cứu và nhận kết quả hiển thị theo mộ trong số hơn 100 bảng chữ cái của các ngôn ngữ khác nhau theo chuẩn Unicode. Riêng với thơng tin tiếng Việt, ngồi bảng mã Unicode, NDT cịn có thể lựa chọn font TCVN 5712, VNI cho giao diện.
- Chức năng FRBD (Functional Requirement for Bibliographic Records – yêu cầu chức năng của biểu ghi thư mục) là một mơ hình khái niệm với mục đích cơ bản ban đầu là cải thiện biểu ghi thư mục. Khái niệm này do IFLA (Liên hiệp các hội thư viện quốc tế) phát triển, nhằm tạo ra sự liên hệ giữa các dạng thức truy cập và khai thác dữ liệu trên các thư viện trực tuyến với các CSDL thư mục dưới quan điểm của người dùng. Phương thức này thể hiện một cách tổng quan hơn trong việc truy cập và khai thác thơng tin bởi vì những mối liên hệ giữa các thực thể thư mục sẽ được chuyển thành những liên kết dữ liệu từ đó giúp NDT có thể di chuyển dễ
dàng trong toàn bộ hệ thống cấp bậc các quan hệ này. Mơ hình này độc lập với những chuẩn biên mục như AACR2 hoặc ISBD.[2];
- Giao diện có tính tùy biến cao;
- Đầy đủ chức năng tìm kiếm cơ bản và nâng cao;
- Chức năng tìm kiếm và chỉ mục từ khóa mạnh mẽ trong các trường tác giả, nhan đề, chủ đề, số kiểm sốt, các thuộc tính Z39.50, các trường cố định và tìm kiếm liên thư viện.
- Chức năng quản lý SDI (Selective Dissemination of Information - dịch vụ cung cấp thơng tin có chọn lọc). SDI là một qui trình lưu trữ thơng tin mà nó cho phép NDT (có thể là cá nhân hay nhóm người dùng) nhận thông tin liên quan một cách tự động thông qua bản mô tả (profile); là một phương thức chủ động nhằm cung cấp cho NDT những thông tin mới, phù hợp /liên quan với yêu cầu thường xuyên đã được đăng ký trước của họ; là dịch vụ cung cấp cho NDT những thông tin cập nhật theo một chủ đề nhất định. Những thông tin này được chọn ra từ tất cả các bản mô tả (profile) nội dung tài liệu (document profile – DP) mà cán bộ cung cấp thông tin mới nhận được trong thời gian đó. Có thể hiểu mỗi NDT sẽ tương ứng với một kiện/gói chứa các thơng tin thích hợp với NDT mà nhà cung cấp dịch vụ tạo ra.
- Hiện thị chính xác vị trí, tình trạng tài liệu ...
Mức độ sử dụng Chất lƣợng Thƣờng xuyên Thỉnh thoảng KBG Tốt Bình thƣờng Chƣa tốt Số TL Tỷ lệ (%) Số TL Tỷ lệ (%) Số TL Tỷ lệ (%) Số TL Tỷ lệ (%) Số TL Tỷ lệ (%) Số TL Tỷ lệ (%) 24 9 180 64 76 27 76 27 144 51 60 21
Qua Bảng 2.17, số lượng NDT sử dụng dịch vụ này nhiều nhưng mức độ chưa cao, chỉ có 9% NDT thường xuyên sử dụng trong khi 64% thỉnh thoảng mới sử dụng. Về chất lượng tra cứu thì vẫn có một lượng NDT không nhỏ đánh giá chưa tốt (21%) và đa số cho là dịch vụ tra cứu OPAC ở mức bình thường (51%).
Ngồi ra, để NDT khai thác, tra cứu được các nguồn tài liệu phong phú khác, Trung tâm còn đặt link tới Công cụ tra cứu, truy cập mở với Open DOAR (The Directory of Open Access Repositories). Truy cập mở là truy cập miễn phí tới các cơng trình nghiên cứu và các dữ liệu trên Internet mà khơng có bất cứ một u cầu nào về tài chính, pháp lý và các rào cản kỹ thuật hay công nghệ. Việc cho phép người dùng tự do truy cập giúp cho tác giả phổ biến rộng rãi, nhanh chóng, kiểm sốt được việc đạo văn và tăng số trích dẫn cơng trình khoa học của mình. Các tài liệu truy cập mở thường tập trung vào các bài báo, báo cáo hội thảo, luận văn, luận án, bài viết có phản biện,... OpenDOAR là một thư mục về các kho tài liệu nội sinh cho phép truy cập mở của các trường đại học, Viện nghiên cứu trên toàn thế giới. Các liên kết điện tử của các kho số nội sinh trong OpenDOAR khơng dựa vào việc phân tích tự động của các máy tìm kiếm mà được các nhân viên dự án kiểm tra, đánh giá chất lượng cẩn thận trước khi đưa vào thư mục. Ngoài việc cung cấp một danh sách các kho tài nguyên nội sinh truy cập mở theo vùng địa lý và các quốc gia, OpenDOAR còn liệt kê và cho phép người sử dụng tìm kiếm các kho số nội sinh theo chủ đề, dạng tài liệu (Bài báo, kết quả nghiên cứu, sách, sáng chế, luận án,...), ngôn ngữ, phần mềm quản trị,... Hiện có trên 2600 kho tài nguyên nội sinh trên tồn cầu được tích hợp trong OpenDOAR và được Trung tâm truyền thông của Đại học Nottingham (Anh) duy trì và phát triển.[36]
Mặt khác, đối với bạn đọc ngoài Trung tâm, từ ngày 1/1/2014, Trung tâm
Thông tin – Thư viện đã triển khai giải pháp Ezproxy (Giải pháp truy cập CSDL điện tử từ xa, cho người dùng máy tính ngồi mạng VNUnet), giải pháp này thay thế cho việc bạn đọc phải thiết lập mạng riêng ảo (VPN) trước đây. Để sử dụng Ezproxy, yêu cầu bạn đọc có tài khoản email ĐHQGHN ( xxx@vnu.edu.vn). Sau khi đăng nhập bằng tài khoản email qua giao diện web, bạn đọc sẽ được phép khai thác các CSDL điện tử mà Trung tâm Thông tin - Thư viện mua bản quyền.