7. Cấu trúc của luận văn
3.2. Giải pháp phát triển các dịchvụ thông tin – thƣ viện hiện đại
3.2.1. Dịch vụ trao đổi thơng tin
Có thể chia dịch vụ thơng tin thành hai nhóm chính: các dịch vụ đáp ứng nhu cầu được trao đổi thông tin và các dịch vụ đáp ứng nhu cầu được cung cấp thông tin. Nhu cầu giao lưu, trao đổi thông tin trong các hoạt động khoa học càng ngày càng rõ rệt và đòi hỏi ở mức cao. Nếu như xem xét đến bản chất của vấn đề thì hoạt động thơng tin khoa học chính là để tạo ra các phương tiện, khả năng, thực hiện các dịch vụ nhằm giúp người dùng tin duy trì và phát triển các q trình trao đổi thơng tin theo hai chiều không gian và thời gian.[21]
Các dịch vụ trao đổi thơng tin hết sức đa dạng để sao cho thích nghi cao với điều kiện, khả năng trao đổi thông tin cũng như tạo được sự thân thiện, tiện lợi đối với người sử dụng dịch vụ. Điểm chung đối với các loại dịch vụ trao đổi thông tin là người cung cấp dịch vụ không tham gia vào việc tạo ra nội dung thông tin được trao đổi giữa những người sử dụng dịch vụ, mà chỉ tạo ra các điều kiện, mơi trường thích hợp cho q trình trao đổi thơng tin giữa họ. Đối với người cung cấp dịch vụ, vấn đề ở đây là xác định được các nội dung và điều kiện thích hợp nhất để giúp người dùng tin tiến hành việc trao đổi thông tin.
Các loại dịch vụ trao đổi thông tin hiện phổ biến trong các cơ quan TT-TV khoa học bao gồm: hội thảo, hội nghị (workshop, conference) về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện, các giải pháp chia sẻ, trao đổi nguồn lực thông tin...; tổ chức tối
thiểu định kỳ 3-4 lần/năm các triển lãm, hội chợ (Fair, exhibition); các dịch vụ trao đổi thông tin trên mạng như truyền tệp, thư điện tử, hội thảo trực tuyến (E- Conference), điễn đàn điện tử…
Một điểm chung đối với các dịch vụ thông tin hiện nay là vấn đề áp dụng các thành tựu của công nghệ thông tin và truyền thơng trong việc tổ chức, triển khai và quản lí dịch vụ. Dịch vụ thơng tin được tồn tại, được quản lí trên mạng, được chia sẻ và được cung cấp cho người dùng tin trên môi trường mạng. Điểm thể hiện rõ nét nhất cho xu hướng này là việc phát triển các dịch vụ trao đổi thông tin trên mạng được triển khai bởi các ISP (Internet hay Individual Service Provider) và IXP (Internet Exchange Point).
Sự tồn tại và khả năng đáp ứng nhu cầu người dùng tin của các loại dịch vụ thơng tin nêu trên có nhiều điểm khác biệt nhau rất rõ rệt. Trong một số trường hợp, chúng có thể thay thế nhau, song nói chung, mỗi loại đều thực hiện các chức năng riêng của mình. Vì thế, chú trọng đồng thời phát triển các dịch vụ trên là cần thiết và hợp lý, nhất là trong hoàn cảnh người dùng tin có những khả năng, điều kiện khai thác, sử dụng thông tin khác nhau.
3.2.2. Dịch vụ cung cấp CSDL học liệu điện tử E-learning
Sự phát triển CNTT tác động sâu sắc đến mọi lĩnh vực xã hội trong đó có ngành giáo dục. Với việc đào tạo theo phương thức mới, việc học tập và nghiên cứu của sinh viên cũng thay đổi. Từ sự hiện đại của công nghệ đã sản sinh ra việc tạo dựng các lớp học ảo theo phương thức E-learning, hoạt động 24/24h với việc người học có thể học ở bất kỳ nơi đâu và thời gian nào.
E-learning theo quan điểm hiện đại, là sự phân phát các nội dung học sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng, các tài liệu đa phương tiện thơng qua một máy tính hay tivi. Người dạy và học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới hình thức như E-mail, thảo luận trực tuyến, diễn đàn, hội thảo video. Có thể xem đây như một phương thức dạy học mới, bổ sung và hỗ trợ cho các phương thức đào tạo truyền thống, tạo ra thêm cơ hội cho đông đảo tầng lớp xã hội và đặc biệt góp phần hiện đại hóa, nâng cao chất lượng giảng dạy.[17]
Để triển khai được dịch vụ này, nhất thiết phải xây dựng được các tài liệu học tập đa phương tiện, CSDL môn học, CSVC kỹ thuật hiện đại cùng các cán TT- TV chuyên nghiệp để tổ chức triển khai, hướng dẫn giảng viên và sinh viên trong việc trao đổi thông tin với nhau. Tuy nhiên, tại Trung tâm hiện nay, việc xây dựng CSDL môn học mới đang triển khai, chưa hoàn thiện. Do đó, Trung tâm cần tích cực đẩy mạnh việc phát triển dịch vụ này. Theo đánh giá NDT, 43% NDT đánh giá việc cần triển khai dịch vụ cung cấp CSDL môn học để triển khai E-learning.
3.2.3. Dịch vụ tư vấn thông tin
Dịch vụ tư vấn là một hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin trợ giúp cho việc ra quyết định.[20]
NDT chức năng mà dịch vụ này hướng tới là người ra quyết định. Đây là loại dịch vụ tương đối phức tạp, đòi hỏi được đầu tư lớn về nguồn lực nói chung, trong đó có các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực. Hệ thống các hoạt động nhằm thực hiện dịch vụ bao gồm các loại khác nhau, từ tìm kiếm thơng tin, cung cấp nội dung thông tin cho tới các loại hình hoạt động khác như nghiên cứu, phân tích tổng hợp thơng tin…
Để triển khai được dịch vụ tư vấn, cần thiết phải có: - Nguồn thơng tin thích hợp;
- Các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại;
- Đội ngũ chuyên gia tư vấn, bao gồm từ các chuyên gia thông tin đến các chuyên gia thuộc lĩnh vực tư vấn.
Các phương hướng triển khai dịch vụ:
- Điều kiện cần để có thể triển khai được dịch vụ này là cơ quan TT-TV phải có khả năng cung cấp đầy đủ các nguồn thơng tin có liên quan. Để có khả năng này, một mặt, cần khơng ngừng tăng cường nguồn thơng tin của mình, mặt khác cần có khả năng khai thác, trao đổi được với các nguồn thơng tin có liên quan trên thế giới. Các nguồn thơng tin có liên quan cần cho dịch vụ tư vấn hết sức đa dạng, phong phú. Ngồi ra, phần lớn các thơng tin cần cho dịch vụ tư vấn là chính bản thân nội
dung thông tin, chứ không phải các thông tin tra cứu. Do vậy, các dạng sản phẩm như CSDL dữ kiện, CSDL tồn văn… có vị trí quan trọng đối với dịch vụ này.
- Trang thiết bị kỹ thuật cần thiết. Thông tin được sử dụng trong nhiều loại dịch vụ tư vấn là những thông tin phụ thuộc chặt chẽ vào thời gian, đòi hỏi phải được cung cấp trong những điều kiện thời gian nghiêm ngặt. Do vậy, việc cung cấp thông tin cần được đảm bảo bởi những điều kiện cao về kỹ thuật, thời gian. Chính vì thế, các trang thiết bị kỹ thuật được sử dụng tại đây đòi hỏi phải đồng bộ và chất lượng cao. Nó khơng chỉ cần cho các q trình tìm kiếm và khai thác thơng tin, xử lý thơng tin mà cịn cần cho quá trình tương tác, trao đỏi giữa người thực hiện dịch vụ và người sử dụng dịch vụ. Bởi những vấn đề cần tư vấn đa số không nằm trong những khuôn mẫu định trước, mà ln thay đổi, ln địi hỏi phải có những ứng phó và xử lý tình thế kịp thời, hợp lý. Chính vì thế các u cầu về trang thiết bị như phần cứng, phần mềm chất lượng cao luôn là cần thiết cho dịch vụ này.
- Đội ngũ chuyên gia tư vấn, bao gồm các chuyên thông tin và các chuyên gia thuộc lĩnh vực cần tư vấn.
+ Các chuyên gia thông tin đảm nhận nhiệm vụ điều phối và tổ chức các nguồn lực để thực hiện dịch vụ, thực hiện các hoạt động tác nghiệp đòi hỏi kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cao (xác định các nguồn thông tin cần khai thác, thực hiện các quá trình tìm kiếm thơng tin trong các hệ thống có cấu trúc phức tạp, xử lý, phân tích và hệ thống hóa các thơng tin phù hợp…)
+ Các chuyên gia thuộc lĩnh vực cần tư vấn đảm nhận chủ yếu các nhiệm vụ xử lý phân tích tổng hợp, nghiên cứu đánh giá đối với các vấn đề có liên quan, đề ra một số xu hướng/ biện pháp/ giải pháp… khả thi nhằm cung cấp cho NDT dịch vụ một cách đầy đủ, hệ thống nguồn thơng tin có liên quan.
Đối với ĐHQGHN, đối tượng sử dụng dịch vụ này lớn, đó chính là các nhà lãnh đạo quản lý và theo đánh giá chủ quan thì nhu cầu của họ cũng cao. Cụ thể đối tượng cần tư vấn là Ban Giám đốc ĐHQGHN, Ban Giám hiệu các trường thành viên, Lãnh đạo các khoa, trung tâm, viện nghiên cứu. Nội dung tư vấn có thể tập trung vào một số vấn đề như:
+ Tư vấn về chính sách giáo dục hiện tại của Nhà nước;
+ Cách tổ chức và quản lý thư viện đại học hiện đại;
+ Các xu hướng phát triển về giáo dục mới, xu thế kết hợp giữa đào tạo và hoạt động thư viện;
+ Việc cơ cấu nhân sự phù hợp đúng với mơ hình phát triển với các nước trên thế giới (ví dụ như Giám đốc Trung tâm là 1 thành viên trong Ban Giám đốc ĐHQGHN).
+ Đối với lãnh đạo các đơn vị thành viên, cần tư vấn về việc chia sẻ nguồn lực thông tin và liên kết với Trung tâm TT-TV làm đầu mối để các nguồn tài liệu xám được phục vụ sâu rộng hơn tới NDT...
Để có thể xây dựng được đội ngũ chuyên gia tham gia và dịch vụ tư vấn một cách ổn định, thì mối quan hệ chặt chữ giữa cơ quan TT-TV với các đơn vị nghiên cứu triển khai có ý nghĩa tiền đề. ĐHQGHN là một cơ sở đào tạo lớn đa ngành, đa lĩnh vực, việc triển khai dịch vụ này rất thuận tiện bởi sự liên kết giữa Trung tâm TT-TV và các đơn vị đào tạo trong cùng hệ thống sẽ thuận tiện hơn. Theo đánh giá của NDT, 29% trong tổng số được hỏi cho rằng cần thiết triển khai dịch vụ này (hình 3.2). Do đó, Trung tâm cần tích cực nghiên cứu và phát triển loại hình dịch vụ này. DV tƣ vấn thông tin DV marketing thƣ viện DV cung cấp CSDL môn học Khác Số TL Tỷ lệ Số TL Tỷ lệ Số TL Tỷ lệ Số TL Tỷ lệ 82 29 70 25 120 43 8 3
Khác: Dịch vụ dịch thuật tài liệu
3.2.4. Dịch vụ marketing thư viện
Có rất nhiều định nghĩa đối với khái niệm Marketing, nhưng tựu chung lại, có thể hiểu “Marketing là hoạt động của con người hướng tới sự thỏa mãn nhu cầu
và ước muốn của mình, thơng qua tiến trình trao đổi”. Khác với ở khu vực sản xuất
kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ TT-TV được phát triển và vận động trên thị trường của mình trong mối quan hệ chặt chẽ giữa các cơ quan này với nhau.
Đặc biệt, từ khi nền kinh tế Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, các cơ quan, doanh nghiệp đều nhanh chóng tìm cách quảng bá thương hiệu qua việc maketing sản phẩm, dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, các cơ quan thư viện cũng khơng đứng ngồi cuộc. Tuy nhiên, để thực hiện việc marketing hiệu quả những sản phẩm và dịch vụ của mình đến được với người sử dụng thì khơng phải cơ quan thư viện nào cũng đạt được kết quả như mong muốn. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của mạng Internet cùng các công nghệ hiện đại, việc quảng cáo trực tuyến đang được quan tâm và triển khai mạnh mẽ. Đến nay, dịch vụ này đã dần chiếm lĩnh được thị phần rất lớn trên thị trường và đang có ảnh hướng mạnh mẽ đến các loại hình quảng cáo truyền thống. Có thể đưa ra một số loại hình dịch vụ marketing thư viện như:
- Sử dụng cơng cụ tìm kiếm: Chắc hẳn ai trong số chúng ta khi truy cập Internet và sử dụng cơng cụ tìm kiếm đều đã đơi lần sử dụng máy tìm tin, danh bạ chủ đề như Google, Yahoo… nổi tiếng để thỏa mãn nhu cầu tin của mình. Vậy các thư viện cũng nên thơng tin về các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ đa dạng của thư viện được đưa lên các cơng cụ tra tìm này. Khi đưa thơng tin lên mạng, thư viện sẽ phải trả một khoản phí cố định cho các từ khóa liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Khi đó, nếu người sử dụng tìm kiếm thơng tin qua các từ khóa liên quan, họ sẽ tìm thấy thơng tin về thư viện và về những sản phẩm dịch vụ của thư viện. Cách làm như trên là một phương pháp hiệu quả vì thư viện chỉ phải trả một khoảng phí hợp lý khi có lượt truy nhập vào xem website của thư viện (qua đường link từ kết quả của cơng cụ tìm kiếm) và đó chính là những đối tượng khách hàng mục tiêu của thư viện.
- Viết bài, đưa tin lên các website có uy tín: Việc viết các bài báo đăng trên các trang tin điện tử là một cách marketing rất hiệu quả thu hút được nhiều người sử dụng truy nhập và tạo dựng tên tuổi trên Internet. Để làm tốt việc này, các thư viện chỉ cần viết một bài báo về lĩnh vực, chủ đề là thế mạnh của thư viện; những sự kiện, nội dung triển lãm đang chuẩn bị tổ chức trong tương lai và gửi tới các địa chỉ cho đăng các bài viết trên các báo, tạp chí điện tử uy tín để có thể mượn uy tín đó phổ biến thơng tin về thư viện. Và một điều khơng thể qn đó là việc gửi bài viết này đến các website thư viện uy tín hàng đầu như website của Thư viện Quốc gia Việt Nam.
- Tham gia các diễn đàn: Nên đầu tư thời gian truy cập vào các diễn đàn thư viện tại các website thư viện trên Internet để cung cấp thông tin và tham gia trả lời các câu hỏi mà người sử dụng quan tâm, chia sẻ. Tại các diễn đàn này, việc quảng bá thông tin về thư viện sẽ đạt hiệu quả cao bằng việc tư vấn, chỉ chỗ cho người dùng tin đến thăm quan, sử dụng dịch vụ thư viện và nhận được sự giải đáp những khó khăn về nhu cầu tin. Qua phương thức này, các thư viện còn tạo được ấn tượng với người sử dụng qua việc chia sẻ và định hướng tốt cho người sử dụng. Hơn nữa, hoạt động này làm cho người sử dụng quên đi những hình ảnh “người thủ thư khó tính” mà thay thế vào đó là hình ảnh người cán bộ thư viện “chuyên nghiệp”. Đồng thời, các thư viện có thể tranh thủ tiếp thu ý kiến đóng góp của người sử dụng, tham khảo các ý kiến hữu ích khác từ các chuyên gia về lĩnh vực thư viện có tham gia diễn đàn.
Một số diễn đàn thư viện: http://nlv.gov.vn/yafnet/
http://www.thuvien.net/forum http://diendan.thuvientre.com
- Gửi thông tin qua Email và dịch vụ Chat: Sử dụng Email và Chat để marketing sản phẩm và dịch vụ của thư viện là một cách thức hết sức đơn giản và
nhắn ngắn gọn, người cán bộ thư viện có thể gửi đến rất nhiều đối tác tập thể, cá nhân, các thành viên của mình trong cùng một lúc, chỉ sau một phím “Enter” hay “Kích chuột”. Và từ đó, các thơng tin lại được chuyển đi đến các địa chỉ của những người quan tâm khác từ chính những tập thể, cá nhân, các thành viên của thư viện. Điển hình như việc gửi giấy mời, thơng cáo báo chí, hình ảnh về những sự kiện, thơng tin về sản phẩm và dịch vụ của mình đến được đơng đảo người sử dụng và khách hàng.
- Đặt các banner quảng bá thông tin lên các website: Trên các website uy tín, chúng ta thấy rất nhiền những banner quảng cáo nhấp nháy hấp dẫn và những banner này đã gây được sự chú ý rất nhiều của người sử dụng. Người sử dụng chỉ việc kích chuột vào banner này sẽ được dẫn đến một liên kết với nội dung mà thư viện mong muốn. Tuy nhiên, các thư viện sẽ phải trả một khoản kinh phí nhất định cho loại hình marketing này (kinh phí phụ thuộc vào kích thước của banner). Nếu các thư viện trở thành khách hàng tham gia và quảng cáo thường xuyên, kinh phí của dịch vụ sẽ được điều chỉnh với một mức phù hợp. Khi ấy, các sự kiện, sản