7. Cấu trúc của luận văn
3.1. Giải pháp hoàn thiện các dịchvụ thông tin thƣ viện hiện đại
3.1.1. Nhóm dịchvụ cung cấp thông tin
* Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Để hoàn thiện dịch vụ này, Trung tâm cần bổ sung máy móc hiện đại (máy photo và scan) cho toàn bộ các phòng phục vụ, nhằm giảm chi phí giá dịch vụ, đảm bảo chất lượng tài liệu và thỏa mãn nhu cầu NDT trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, Trung tâm cần xét đến trường hợp một NDT có thể sao chụp thành nhiều lần với các phần khác nhau để thành một tài liệu hoàn chỉnh. Để giải quyết vấn đề này, Trung tâm cần có nhật ký quản lý lịch sử sao chụp tài liệu trên máy tính điện tử.
Đối với dịch vụ số hóa tài liệu, Trung tâm cần quảng bá dịch vụ này và tạo điều kiện cho NDT trong ĐHQGHN được thỏa mãn nhu cầu của họ bằng việc phục vụ qua email. Bên canh đó, hiện nay, rất nhiều cơ quan TT-TV muốn xây dựng kho tài liệu số nhưng do không có kinh phí mua các thiết bị đắt tiền, Trung tâm có thể triển khai dịch vụ này rộng mở ngoài phạm vi ĐHQGHN để tăng thêm nguồn kinh phí hoạt động cho Trung tâm.
* Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu đặt trước:
+ Trung tâm cần tổ chức nhóm cán bộ phụ trách dịch vụ này, đầu tư đào tạo tập huấn chuyên sâu nghiệp vụ thư viện, để đảm bảo chuyên môn hóa, tập trung hoàn thiện phát triển dịch vụ, đảm bảo thời gian cung cấp thông tin nhanh nhất, đầy đủ nhất. Đồng thời, cần mở rộng việc đáp ứng toàn diện nhu cầu tin của NDT thông qua việc họ được đặt yêu cầu các tài liệu mà Trung tâm chưa có để Trung tâm có cơ sở bổ sung hợp lý và sát thực hơn. Để đảm bảo về chuyên môn, cần phối hợp với phòng bổ sung để bổ sung đầy đủ những tài liệu, thông tin phù hợp với NDT.
+ Bên cạnh đó, Trung tâm cần tích cực quảng bá dịch vụ này tới đối tượng NDT là nhà quản lý lãnh đạo, nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học...
+ Tăng cường trang thiết bị CSVC chuyên dụng phục vụ riêng cho việc triển khai tổ chức dịch vụ này như máy tính có cấu hình cao, dung lượng lớn để khai thác, lưu trữ và đáp ứng được các yêu cầu của NDT, nhất là thông qua mạng máy tính.
- Dịch vụ cung cấp thông tin nghiên cứu:
+ Tổ chức một nhóm cán bộ phụ trách chuyên dịch vụ này, chủ động đề xuất và triển khai xây dựng các chuyên đề phù hợp với NDT, không để tình trạng khi có yêu cầu mới thực hiện.
+ Xác định đối tượng có nhu cầu cao sử dụng dịch vụ như sinh viên năm cuối, các học viên cao học, giảng viên và các đối tượng nghiên cứu.
+ Triển khai các hoạt động: quảng bá sâu rộng dịch vụ; chủ động triển khai khảo sát nhu cầu thực sự nhóm NDT này, từ đó tổ chức, kết hợp với phòng Bổ sung – Trao đổi xây dựng các chuyên đề thông tin phù hợp từ chính các nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm.
+ Đảm bảo thời gian cung cấp thông tin nhanh và chất lượng thông tin hiệu quả, đầy đủ.
+ Trang bị máy tính chuyên biệt phục vụ triển khai dịch vụ này. * Dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thông tin:
+ Tích cực quảng bá và hướng dẫn NDT về việc sử dụng dịch vụ này, bởi lẽ việc hỗ trợ, giải đáp thông tin là điều thực sự rất cần thiết trong bất cứ hoạt động nào. + Thiết lập một nhóm ít nhất có 3-5 cán bộ hiểu sâu về các hoạt động thông tin nghiệp vụ, có khả năng sử dụng máy tính và các thiết bị khác thành thạo, đảm bảo có thể hỗ trợ và hướng dẫn NDT sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Trung tâm.
+ Cần trang bị đầy đủ phương tiện, máy tính chuyên dụng, tai nghe headphone, đường truyền lưu thông tốt… đảm bảo hiệu quả tối đa tới NDT.
* Mượn liên thư viện
- Đối với việc mượn liên thông giữa các phòng đọc trực thuộc ĐHQGHN, Trung tâm cần tích cực quảng bá, giới thiệu và hướng dẫn NDT cách sử dụng dịch vụ này. Đồng thời, cần đưa ra một chính sách mượn rõ ràng, đơn giản hóa các thủ tục để NDT không cảm thấy phức tạp và gây tâm lý “ngại sử dụng”; đảm bảo thời gian cung cấp tài tiệu, thông tin và đặc biệt là cung cấp tài liệu tại nơi mà NDT đặt ra yêu cầu. Để hoàn thiện dịch vụ này, Trung tâm cần đào tạo kỹ năng cho cán bộ phục vụ, để họ chủ động hơn trong môi trường cần phải chia sẻ nguồn lực thông tin như hiện nay. Đồng thời, đầu tư đồng bộ các phương tiện, trang thiết bị đảm bảo việc phục vụ tài liệu truyền thống, tài liệu số, điện tử cho NDT.
- Đối với mượn liên thư viện:
+ Trước tiên, cần có sự đồng thuận về mặt chủ trương giữa các ban lãnh đạo của các cơ quan thư viện và trung tâm thông tin. Cụ thể ở đây, tiến hành hoàn thiện việc mượn liên thư viện với các thành viên trong Liên hiệp thư viện đại học khu vực phía Bắc. Là một cơ quan đứng đầu liên hiệp, Trung tâm cần đứng ra tổ chức, điều phối hoạt động mượn liên thư viện giữa các thành viên. Trung tâm có trách nhiệm xây dựng chính sách mượn liên thư viện chung, xây dựng một tổng mục lục bao quát được tất cả vốn tài liệu của các thư viện thành viên và cấp mã cho mỗi thư viện tham gia.
+ Hoàn thiện việc thiết lập mạng cục bộ tại từng cơ sở thư viện và trung tâm thông tin. Kết nối mạng giữa các thư viện trong cùng một hệ thống và giữa hệ thống trong phạm vi từng tỉnh thành. Giai đoạn đầu có thể kết nối theo đường điện thoại, sau hình thành các đường truyền riêng của mình.
+ Sớm quy định quy trình, điều kiện, phổ biến và hướng dẫn các đơn vị thành viên thống nhất áp dụng.
+ Xây dựng một số CSDL dùng chung không chỉ cho các thư viện và trung tâm thông tin mà có thể phối hợp với nhiều cơ quan tổ chức khác.
+ Đào tạo, huấn luyện cán bộ về các kiến thức, kỹ năng liên quan đến tổ chức, xử lý, phân phối, chia sẻ nguồn lực thông tin cũng như các nguyên tắc, quy trình thủ tục tiến hành hoạt động phối hợp này.
Để giảm thiểu thời gian và công sức trong việc hình thành các điều kiện để tổ chức mượn liên thư viện, cũng có thể nên sát nhập hai liên hiệp thư viện đại học khu vực phía Bắc và Nam thành một liên hiệp đại học thống nhất toàn quốc và làm cho nó trở thành một tổ chức có thực lực và thực quyền. Mặt khác, cần hình thành các tổ hợp theo khu vực địa lý, không phân biệt thư viện đó thuộc hệ thống nào. Như vậy sẽ rất thuận lợi cho việc tổ chức triển khai, quản lý mạng (vật lý). Trên cơ sở các hệ thống thư viện ngành, các cụm tổ hợp thư viện theo địa dư đã hoàn chỉnh, từng bước xúc tiến thành lập Hội Thư viện Việt Nam.[29]
- Đối với mượn liên thư viện quốc tế: Trung tâm cần tính toán để liên triển khai dịch vụ này, bởi hiện tại Trung tâm rất có thế mạnh về việc hợp tác quốc tế nên việc mượn liên thư viện với các đơn vị này trở nên dễ dàng hơn. Quan trọng rằng, hai bên cần thực sự có thiện chí chia sẻ và hợp tác sâu rộng, lấy lợi ích NDT lên hàng đầu. Nếu thực hiện được thì NDT của ĐHQGHN có thêm rất nhiều nguồn thông tin quý đặc biệt là các nguồn tin có tính thời sự cao như công nghệ.
- Hoàn thiện quy trình mượn liên thư viện:
Sau khi tìm kiếm được tài liệu, NDT gửi yêu cầu mượn tới cán bộ phục vụ. Trường hợp tài liệu có trong cơ quan TT-TV và chưa có ai mượn, cán bộ phục vụ có thể tiến hành cho mượn. Nếu tài liệu đó không có trong thư viện nhưng lại có ở thư viện thành viên khác thì cán bộ sử dụng phân hệ Mượn liên thư viện tiến hành gửi yêu cầu mượn đến thư viện thành viên đó. Mỗi gói yêu cầu gửi đi là một giao dịch mượn liên thư viện (hay còn gọi là APDU) đều phải tuân thủ theo tiêu chuẩn mượn liên thư viện ISO ILL 10160 và 10161. Trường hợp yêu cầu mượn liên thư viện được chấp nhận, cơ quan TT-TV yêu cầu sẽ nhận được thông báo về thời gian tài liệu sẽ được chuyển tới thư viện. Dựa vào thông tin này, cán bộ thư viện hẹn NDT đến lấy và cho mượn như thông thường. Điểm khác biệt chính trong các công đoạn mượn liên thư viện so với mượn liên thư viện truyền thống là cơ chế tự động thông báo trạng thái các giao dịch thay đổi. Ví dụ, ngay sau khi cơ quan thư viện được yêu cầu mượn chấp nhận (thư viện B) cho thư viện gửi yêu cầu mượn tài liệu
Và khi thư viện A chấp nhận cho NDT mượn tài liệu, NDT có thể biết được ngay tình trạng yêu cầu mượn của mình bằng việc truy cập vào tài khoản của mình trên OPAC.
* Mượn – trả tài liệu
Dịch vụ mượn – trả tài liệu của Trung tâm mặc dù đã được ứng dụng công nghệ RFID nhưng chưa được ứng dụng trên khắp các khu vực phục vụ. Do đó, thời gian tới, Trung tâm cần đầu tư triển khai đồng bộ công nghệ này tại các phòng phục vụ. Hiện nay, ở một số thư viện lớn trên thế giới (Mỹ, Trung Quốc) họ đã ứng dụng các công nghệ hiện đại tiên tiến trong việc mượn – trả tự động hóa mà không cần tốn công sức và mất quá nhiều thời gian. Đối với việc mượn tài liệu, NDT chỉ cần đưa ra yêu cầu, cán bộ phục vụ có thể bằng một thao tác đơn giản trên máy tính điện tử để điều khiển máy lấy tự động tài liệu trong kho ra quầy phục vụ. Hoạt động này sẽ giảm thiểu thời gian tìm tài liệu, cũng sẽ giảm tải số lượng NDT khổng lồ ở ĐHQGHN. Đối với khâu trả tài liệu, NDT chỉ cần đến máy trả tự động, đưa tài liệu vào máy, sau khi kiểm tra tình trạng tài liệu, máy sẽ báo việc trả thành công. Việc mượn – trả tự động hóa sẽ đảm bảo NDT được phục vụ nhanh, thuận tiện, đồng thời cán bộ phục vụ cũng giảm tải được áp lực công việc. Thư viện sẽ trở nên thân thiện và tạo điều kiện mở để NDT tích cực đến sử dụng hơn. Tuy nhiên, việc đầu tư công nghệ này rất tốn kém, do đó, Trung tâm cần nghiên cứu để đưa ra giải pháp về kinh phí, đảm bảo trang bị để hoàn thiện việc xây dựng một Trung tâm TT-TV hiện đại.