Thực trạng về thủ tục kiểm soát các chu trình nghiệp vụ tại công ty

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH điện staniley việt nam (Trang 62 - 71)

Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận

4.1. Thực trạng hệ thống kim soát nội bội tại công ty tnhh điện Stanley Việt Nam

4.1.2. Thực trạng về thủ tục kiểm soát các chu trình nghiệp vụ tại công ty

Các nghiệp vụ tại Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam được chia thành 4 chu trình:

- Chu trình mua hàng và thanh toán (chu trình chi phí)

- Chu trình sản xuất (chu trình chuyển đổi)

- Chu trình bán hàng và thu tiền (chu trình doanh thu)

- Chu trình báo cáo tài chính

Nguyên cứu kiểm soát nội bộ trong quản lý SXKD của Công ty, chúng tôi đề cập tới 3 chu trình: mua hàng và thanh toán, sản xuất, bán hàng và thu tiền.

a. Chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán được mô tả như Sơ đồ 4.2 gồm các hoạt động từ việc tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.

- Các công việc cụ thể:

+ Lập đơn đặt hàng: Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh toán. Dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu, phòng Kỹ thuật công ty sẽ tính toán khối lượng nguyên vật liệu cần phải đặt, sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng của Phòng Kinh doanh. Bộ phận mua hàng sau khi đã khảo sát tìm kiếm nhà cung cấp về chất lượng và giá cả thì tiến hành lập đơn đặt hàng chuyển cho khách hàng, bộ phận kho kiểm hàng và kế toán.

+ Ký hợp đồng mua hàng: Đối với nhà cung cấp mới, trên cơ sở đơn đặt hàng đã được Công ty và người bán chấp thuận, thông thường việc hoàn chỉnh thủ tục mua hàng bằng hợp đồng sẽ được thực hiện, Hợp đòng mua hàng thường bao gồm những điều khoản chính về thông tin của hai bên, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian hiệu lực của hợp đồng và các điều khoản khác. Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, thì Công ty chỉ gởi nhà cung cấp đơn đặt hàng.

+ Nhận hàng: Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, người bán tiến hành giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng bao gồm người của Phòng KCS và kho tiến hành kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm và đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn của người bán. Sau đó bộ phận này lập 2 niên phiếu nhập kho có sự ký giao nhận đầy đủ và gửi phiếu nhập kho, hóa đơn người bán hàng cho bộ phận kế toán. Mọi sự khách biệt về chất lượng và số lượng được lập biên bản để làm cơ sở cho việc xử lý sau này. Kết thúc việc nhận hàng là thủ kho nhận hàng theo số lượng thực tế, cập nhật chi tiết hàng tồn kho và ký nhận vào phiếu nhập kho.

+ Ghi nhận và thanh toán nợ đối với nhà cung cấp: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng, bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết tăng hàng tồn kho và công nợ với nhà cung cấp. Đến kỳ hạn thanh toán, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

Sơ đồ 4.1. Chu trình mua hàng và thanh toán

Đơn đặt hàng

Hóa đơn người bán

Phiếu chi Nhận kế hoạch mua NVL Tìm kiếm nhà cung cấp Lập đơn hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập đã ký nhận Lưu Đơn đặt hàng

Đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng

KCS kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, kho kiểm hàng

và lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho đã ký nhận

Cập nhật chi tiết hàng tồn kho vào hệ thống

Hóa đơn người bán

Phiếu nhập kho đã ký nhận

Ghi nhận nợ phải trả người bán Thanh toán cho nhà cung cấp

Ký duyệt, và chi tiền cho người bán và lưu

Ký duyệt, chuyển ra ngân hàng và lưu

Phiếu chi

Ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi đã ký duyệt

- Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán:

Trong mua hàng và thanh toán, Công ty có các thủ tục kiểm soát sau: + Chính sách đặt hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của NVL để xác định thời điểm cần NVL và lập đơn đặt hàng;

+ Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được ghi nhận trong sổ theo dõi nhà cung ứng về chất lượng hàng hóa, báo cáo hàng mua bị trả về; đồng thời bộ phận mua hàng không ngừng tìm kiếm những nhà cung cấp mới với giá cả, chất lượng hàng hóa ưu đãi hơn;

+ Các biểu mẫu mua hàng được sử dụng thống nhất;

+ Mua hàng phaihr có đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng;

+ Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho;

+ Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu với đơn hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng, xác nhận biên bản kiểm tra chất lượng hàng của KCS; Thủ kho nhận hàng vào kho để bảo quản và ký nhận trong phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải được đánh số trước để tránh trường hợp thất lạc phiếu và ghi sót vào sổ mua hàng;

+ Kế toán đối chiếu lại hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng trước khi ghi sổ kế toán mua hàng và cập nhật công nợ đối với nhà cung cấp;

+ Kế toán ghi nhận hóa đơn vào sổ sách và lập hồ sơ thanh toán đính kèm theo phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi trình Giám đốc ký duyệt và thực hiện thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.

- Giám sát:

+ Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào và số liệu chi tiết từ nhà cung cấp;

+ Định kỳ đối chiếu giá trị NVL mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.

+ Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.

b. Chu trình sản xuất

Hoạt động sản xuất dây và cáp điện của Công ty TNHH Điện Stanley Việt Namcơ bản được tự động hóa. Chu trình sản xuất được thể hiện qua Sơ đồ 4.3.

- Các công việc cụ thể:

+ Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất là khâu đầu tiên trong chu trình sản xuất. Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch sản xuất căn cứ vào kế hoạch xuất hàng của phòng kinh doanh và mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của thành phẩm. Kế hoạch sản xuất được lập hàng tháng, và có thể có điều chỉnh theo tuần khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng;

+ Lập lệnh sản xất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, Phòng Kỹ thuật lập lệnh sản xuất và yêu cầu xuất vật tư gửi xưởng sản xuất, và thủ kho. Lệnh sản xuất gồm các thông tin: chủng loại sản phẩm, số lượng cần sản xuất, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, …

+ Xuất nguyên vật liệu và sản xuất:Thủ kho xuất và giao NVL theo yêu cầu trên yêu cầu xuất vật tư cho xưởng sản xuất. Cả hai bên cũng ký nhận và lưu giữ lệnh sản xuất, yêu cầu xuất vật tư. Tại xưởng sản xuất, xưởng trưởng chỉ đạo công nhân sử dụng nguyên liệu đưa vào dây truyền sản xuất, các nhóm công nhân phụ trách từng công đoạn của dây truyền theo sát công việc của mình. Nhân viên kỹ thuật của xưởng kết hợp với người của phòng kỹ thuật điều hành dây truyền máy, ghi nhận nhật ký sản xuất.

Lập kế hoạch sản xuất

Lệnh sản xuất

Yêu cầu xuất vật tư

Nhận NVL và ký nhận vào lệnh sản xuất

Đưa NVL vào sản xuất

Ghi nhận nhật ký sản xuất Báo cáo sử dụng vật liệu

Lưu

Báo cáo sản xuất

Ký nhận lệnh sản xuất, yêu cầu xuất vật tư và lưu KCS kiểm tra chất lượng thành

phẩm

Phiếu nhập kho đã ký nhận

Lệnh sản xuất

Yêu cầu xuất vật tư

Kiểm tra thành phẩm, và ký nhận phiếu nhập kho Phòng kỹ thuật Xƣởng sản xuất Bộ phận KCS Nhận kế hoạch xuất hàng từ Phòng Kinh doanh Lập lệnh sản xuất, và yêu cầu xuất vật tư

Lệnh sản xuất

Yêu cầu xuất vật tư

Nhập kho thành phẩm và báo cáo sản xuất

Lập phiếu nhập kho thành phẩm đạt chất lượng

Lưu

Xuất NVL và lập phiếu xuất kho NVL cho xưởng sản xuất

Lưu phiếu xuất kho NVL đã ký

Cập nhật thông tin NVL và thành phẩm tồn kho

Tới cuối ngày thống kê của xưởng lập báo cáo số lượng nguyên vật liệu đã sử dụng, thành phẩm sản xuất ra cho phòng Kỹ thuật và bộ phận KCS.

+ Nhập kho thành phẩm: Sản phẩm được sản xuất ra thông qua sự kiểm tra của bộ phận KCS, cán bộ KCS lập biên bản kiểm tra hàng hóa phân loại thành phẩm theo 2 loại (A và B) rồi lập phiếp nhập kho với những thành phẩm đạt chất lượng; Những thành phẩm không đạt chất lượng sẽ bị trả lại xưởng sản xuất tái sản xuất hoặc sẽ được tận dụng bán phế liệu.

- Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động sản xuất:

Trong chu trình sản xuất có các hoạt động kiểm soát sau:

+ Kế hoạch sản xuất được lập ra thành chứng từ có số và được Giám đốc ký duyệt;

+ Các chứng từ lưu chuyển có đầy đủ chữ ký của nhân viên có liên quan; + Hàng tháng Công ty tổ chức bảo trì bảo dưỡng toàn bộ hệ thống dây truyền máy móc 1 lần;

+ Định kỳ m i năm Công ty tiến hành đánh giá toàn bộ hoạt động sản xuất về tính hợp lý của quy trình sản xuất, quy trình cải tiến và những khắc phục phòng ngừa trong sản xuất;

+ Ghi nhận kết quả sản xuất căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập phải được đánh số liên tục;

+ Thường xuyên cập nhật thông tin tồn kho NVL và thành phẩm, theo dõi và đối chiếu với sổ sách ghi nhận của kế toán.

- Giám sát

+ Định kỳ đối chiếu sổ cái tài khoản NVL, thành phẩm với báo cáo chi tiết xuất NVL và báo cáo sản xuất chi tiết theo từng lệnh sản xuất;

+ Cuối tháng quy đổi số lượng thành phẩm dở dang với giá trị tài khoản chi phí dở dang.

c. Chu trình bán hàng và thu tiền

Qua tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam như Sơ đồ 4.4.

Sơ đồ 4.3. Chu trình bán hàng – thu tiền

Đơn đặt hàng

Hóa đơn GTGT Phiếu giao hàng đã ký nhận

Lập kế hoạch sản xuất, giao hàng

Lập hợp đồng bán hàng

Hợp đồng bán hàng đã ký

Lưu

Cập nhật công nợ phải thu khách hàng Xuất hàng từ kho giao cho

khách hàng, lập phiếu xuất kho và ký nhận lên phiếu giao

hàng

Phiếu xuất kho đã ký nhận

Cập nhật chi tiết hàng tồn kho vào hệ thống

Hóa đơn GTGT

Phiếu giao hàng đã ký nhận

Thu tiền và ký nhận phiếu thu

Cập nhật giảm công nợ khách hàng vào sổ Phiếu thu Sổ phụ ngân hàng Sổ phụ ngân hàng

Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kho Kế toán phải thu

Thủ quỹ /Ngân hàng Hợp đồng đã ký Đơn đặt hàng Phiếu thu đã ký nhận Lệnh xuất hàng

Lập hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng

Lập lệnh xuất hàng

Hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng

khách hàng, sau đó là hoạt động giao hàng và kết thúc là việc ghi nhận công nợ phải thu và thu tiền.

- Các công việc cụ thể:

+ Lập kế hoạch sản xuất: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, Bộ phận bán hàng lập kế hoạch sản xuất và giao hàng. Giá bán sẽ được thỏa thuận với khách hàng căn cứ trên giá thành sản phẩm. Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng, trình ký hợp đồng, giao cho khách hàng và một bản lưu lại phòng Kinh doanh, một bản chuyển Phòng Tài chính - kế toán.

+ In hóa đơn và phiếu giao hàng: Căn cứ vào hợp đồng và kế hoạch giao hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng và lệnh xuất hàng gửi cho phộ phận kho để làm căn cứ xuất hàng.

+ Giao hàng cho khách hàng: Bộ phận kho đối chiếu hóa đơn, phiếu giao hàng, xuất hàng khỏi kho, lập phiếu xuất kho và ký nhận lên phiếu giao hàng. Sau khi giao hàng và lấy đầy đủ chữ ký nhận của bên nhận hàng, thủ kho giao hóa đơn GTGT niên 2 và một bản phiếu giao hàng cho khách hàng. Chuyển niên 3 của hóa đơn và phiếu giao hàng, phiếu xuất kho lên bộ phận kế toán. Kho lưu giữ phiếu xuất kho hàng hóa. Bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa và giao chứng từ cho khách hàng.

+ Cập nhật công nợ khách hàng và thu tiền: Tại bộ phận kế toán, kế toán chi tiết phải thu sẽ đối chhiếu hóa đơn và phiếu giao hàng nhận được từ kho chuyển lên, với lệnh xuất hàng và cập nhật công nợ khách hàng. Kế toán tiến hành lập hồ sơ thanh toán, khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gửi thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền rồi ký nhận phiếu thu giao một niên cho khách hàng, một niên giao kế toán phải thu làm căn cứ cập nhật giảm công nợ. Đối với thanh toán qua ngân hàng, hàng tuần kế toán phải thu nhận được sổ phụ ngân hàng sẽ đánh số sổ phụ và cập nhật giảm côn nợ khách hàng.

Thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền:

+ Theo chính sách bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ thỏa thuận giá bán với khách hàng căn cứ vào giá thành của sản phẩm với mức lợi nhuận tối thiểu là 30%;

+ Công ty tách biệt các chức năng lập lệnh bán hàng, giao hàng, thủ kho và kế toán công nợ;

+ Chỉ những lệnh bán hàng có hợp đồng mới được in hóa đơn và phiếu giao hàng;

+ Khi chuyển sản phẩm khỏi công ty cần phải có hóa đơn và phiếu giao hàng đã được thủ kho ký nhận;

+ Phiếu giao hàng được đánh số liên tục và có tham chiếu số hóa đơn; + Đánh số lên sổ phụ ngân hàng nhận được hàng tuần;

+ Các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “Đã thanh toán” hoặc ghi số sổ phụ ngân hàng.

Giám sát:

+ Định kỳ đối chiếu số dư công nợ tổng hợp với chi tiết phải thu từng khách hàng;

+ Hàng tháng đối chiếu công nợ phải thu phát sinh với doanh số trong tháng; Đối chiếu công nợ với khách hàng giao dịch thường xuyên.

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH điện staniley việt nam (Trang 62 - 71)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(120 trang)