TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM
4.1.1. Thực trạng môi trƣờng kiểm soát trong công ty
Môi trường kiểm soát các nhân tố bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động KSNB. Môi trường kiểm soát tại công ty chịu ảnh hưởng của các nhân tố thuộc về nội tại của đơn vị như: đặc th về quản lý, cơ cấu tổ chức, cam kết về năng lực, ban kiểm soát và các nhân tố bên ngoài.
a. Đặc thù về quản lý
Với mục tiêu trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu chuyên cung cấp các mặt hàng dây và cáp điện uy tín, chất lượng,... Công ty đang từng ngày hoàn thiện đội ngũ nhân sự, cải tiến công nghệ nhằm tối đa hóa giá trị trên từng hạng mục cung cấp. Lấy khách hàng là mục tiêu phấn đấu và phát triển: công ty cam kết tối đa hóa lợi ích cho Quý khách hàng, cam kết về chất lượng, số lượng và thời gian để đem đến sự hài lòng nhất cho khách hàng.
Với phương châm hoạt động: Đối với khách hàng: Sứ mệnh được phục vụ
- Uy tín và chất lượng. Đối với cá nhân: Tôn trọng và kỷ luật – N lực và tận tâm. Đối với tập thể: Hợp tác và s chia – Đoàn kết để phát triển. Công ty có mục tiêu hoạt động rõ ràng dựa trên những nguyên tắc và phương châm hoạt động và những chính sách cụ thể như:
- Đảm bảo giao hàng đúng lịch: Công ty ghi nhận ngày, giờ xuất hàng và xử
phạt tài chính đối với những đơn hàng bị trễ hạn và khen thưởng nhân viên cho những tháng giao hàng đúng hẹn;
- Đảm bảo đúng yêu cầu chất lượng hàng hoá: Công ty giao cho Phòng kỹ
thuật, phòng KCS kết hợp với Xưởng trưởng thường xuyên kiểm tra đốc thúc sản xuất theo đúng quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng sản phẩm, xử phạt hành chính đối với những sản phẩm l i do sai sót của lao động;
- Ưu tiên xử lý các yêu cầu đổi hàng của khách hàng;
- Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng máy móc;
- Thường xuyên thực tập các hoạt động an toàn trong sản xuất và phòng cháy chữa cháy;
Để đạt được những mục tiêu, phương châm phát triển trên thì Ban Lãnh đạo Công ty cũng nhận thức rõ vai trò của KSNB- một chức năng không thể thiếu trong quản lý.
Thông qua câu hỏi phỏng vấn đối với Ban Lãnh đạo Công ty và các phiếu khảo sát đối với nhân viên từng bộ phận của cả hai cơ sở về tầm quan trọng và ý nghĩa của hoạt động KSNB trong Công ty. Tác giả đã tổng kết lại các ý kiến nhận định và đánh giá như sau:
Một là, quan điểm của Ban Lãnh đạo đối với KSNB thì việc KSNB là rất quan trọng đối với Công ty. Bởi bốn lý do sau: KSNB sẽ kiểm soát được các rủi ro giúp Công ty ngăn chặn, phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra. KSNB giúp Ban Lãnh đạo Công ty nắm được bản chất của doanh nghiệp đang diễn ra là như thế nào, rủi ro đang nằm ở đâu, giúp Ban Lãnh đạo có cái nhìn mang tính chất kịp thời hơn đối với các hoạt động đang diễn ra. KSNB giúp Công ty có một môi trường làm việc theo một hệ thống có tổ chức và tuân thủ các quy định tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. KSNB sẽ giúp Công ty kiểm soát được nguồn vốn Công ty bỏ ra để đầu tư từ đó có những phương án hoạt động ph hợp mang lại hiệu quả với nguồn vốn đó.
Hai là, BLĐ Công ty luôn đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc. Điều đó được thể hiện bằng việc BLĐ Công ty đã ban hành Thông báo về việc thực hiện nghiêm túc đạo đức nghề nghiệp khi thực hiện công việc để truyền đạt đến từng cá nhân trong Công ty yêu cầu m i thành viên trong Công ty chấp hành nghiêm túc các quy định và quy trình làm việc, nghiêm cấm tất cả các hành vi chủ ý xâm phạm tới thương hiệu, uy tín và lợi ích của Công ty nhằm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, trung thực, minh bạch và hiệu quả. Các quy tắc ứng sử, văn hoá giao tiếp trong Công ty được đề cao bằng việc hàng năm Công ty tổ chức đào tạo văn hoá doanh nghiệp cho toàn bộ nhân viên, tổ chức các sự kiện giao lưu văn hoá văn nghệ trong các ngày đặc biệt tạo nên một nét văn hoá văn hoá doanh nghiệp mang đậm bản chất công ty.
Ba là, Công ty đã xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng tiêu chuẩn 5S đó là: Sẵn sàng: phục vụ mọi nhu cầu của quý khách hàng. Sàng lọc: các nguyên nhân các loại bánh vị mới. Săn sóc: tận tình chu đáo đối với khách hàng. Sắp xếp: các vật dụng cần thiết theo một trật tự tối ưu sao cho dễ sử dụng. Sạch sẽ: giữ cho nơi làm việc và các máy móc thiết bị không bị bụi bẩn. Công ty
ban hành các hướng dẫn cụ thể về việc thực hiện 5S tại nơi làm việc như khu chứa nguyên vật liệu, khu cắt bánh, nướng bánh, …yêu cầu tất cả nhân viên tuân thủ quy định. Việc xây dựng tiêu chuẩn 5S sẽ giúp cho việc kiểm soát các hoạt động của Công ty được tốt hơn.
b. Cơ cấu tổ chức
Theo kết quả điều tra cũng như quan sát trực tiếp cho thấy Công ty đã có một bộ máy quản lý theo hệ thống, có cơ cấu tổ chức rõ ràng. Công ty sử dụng bảng mô tả công việc để mô tả chi tiết nội dung công việc cần thực hiện đối với m i vị trí chủ chốt, Giám đốc, phó giám đốc phụ trách tài chính, trưởng phòng kế toán tài chính, kế toán chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ.
c. Quy định về thời gian làm việc
Quy định về thời gian làm việc của Công ty được thể hiện qua bảng 4.1. Hiện nay Công ty TNHH Điện Stanley Việt Namđang tiến hành sản xuất theo 3 ca sản xuất, đây là hệ quả tất yếu của điều kiện về quy mô diện tích nhà máy nhỏ, cũng như quy mô vốn đầu tư dây truyền máy móc, và tình hình các đơn đặt hàng; đồng thời sản xuất theo 3 ca cũng là phương pháp tiết kiệm năng lượng, khấu hao trong sản xuất của công ty.
Bảng 4.1. Quy định thời gian làm việc
Nội dung Thời gian
Ca 1 6h - 2h
Ca 2 2h – 10h
Ca 3 10h – 6h sáng hôm sau
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
d. Cam kết về năng lực
Đối với Công ty thì nguồn nhân lực chính là một tài sản vô giá, bởi sự phát triển của Công ty luôn gắn với đội ngũ nhân viên trong Công ty. KSNB có thực sự phát huy hiệu quả hay không là phụ thuộc vào họ, chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
Theo kết quả khảo sát cũng như tìm hiểu và phỏng vấn trực tiếp Trưởng bộ phận KT-TCTH hiện tại cả hai cơ sở Công ty có 1080 cán bộ công nhân viên. Trong đó có tới 18,5% cán bộ công nhân viên là các Kỹ sư, Cử nhân kinh tế,
Thạc sỹ, thuộc các ngành nghề khác nhau: Bảo dưỡng máy móc, Quản trị kinh doanh, Kế toán- Tài chính, 30% cán bộ công nhân có bằng cấp từ cao đẳng, trung cấp, đào tạo nghề, 51,5% còn lại là lao động phổ thông. Công ty có một đội ngũ nhân viên có kỹ năng và trình độ chuyên môn cao giúp cho hoạt động của Công ty hiệu quả hơn. Từ khâu tuyển dụng cho đến khâu tiếp nhận lần lượt từng bước theo một hệ thống chuẩn. Điều đó cho thấy việc tuyển dụng nhân sự đối với Công ty cũng là một khâu rất quan trọng trong quá trình tạo ra được một đội ngũ nhân viên có tinh thần làm việc hết mình và có trách nhiệm cao.
e. Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng thành viên Công ty nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát thực tế và điều tra thì có đến trên 50% đánh giá rằng hiện nay Công ty chưa có Ban kiểm soát riêng, độc lập với các bộ phận khác. Thực tế thì Công ty chưa ban hành quyết định thành lập Ban kiểm soát một cách độc lập với các bộ phận và có chức năng nhiệm vụ quyền hạn riêng. Hiện tại, việc kiểm soát sẽ do các Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm soát quy trình hoạt động của bộ phận mình xử lý công việc trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. Bộ phận kế toán sẽ là bộ phận giám sát kiểm tra lại toàn bộ các hoạt động của các Bộ phận khác, hàng tuần sẽ tập hợp và gửi báo cáo KSNB cho các Bộ phận và Giám đốc. Tuy nhiên, việc kiểm soát này mới chỉ nhận diện được các vấn đề chưa đánh giá được mức độ rủi ro. Các thành viên vẫn chưa có đủ kinh nghiệm cũng như hiểu biết sâu về KSNB.
4.1.2. Thực trạng về thủ tục kiểm soát các chu trình nghiệp vụ tại công ty
Các nghiệp vụ tại Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam được chia thành 4 chu trình:
- Chu trình mua hàng và thanh toán (chu trình chi phí)
- Chu trình sản xuất (chu trình chuyển đổi)
- Chu trình bán hàng và thu tiền (chu trình doanh thu)
- Chu trình báo cáo tài chính
Nguyên cứu kiểm soát nội bộ trong quản lý SXKD của Công ty, chúng tôi đề cập tới 3 chu trình: mua hàng và thanh toán, sản xuất, bán hàng và thu tiền.
a. Chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán được mô tả như Sơ đồ 4.2 gồm các hoạt động từ việc tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
- Các công việc cụ thể:
+ Lập đơn đặt hàng: Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh toán. Dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu, phòng Kỹ thuật công ty sẽ tính toán khối lượng nguyên vật liệu cần phải đặt, sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng của Phòng Kinh doanh. Bộ phận mua hàng sau khi đã khảo sát tìm kiếm nhà cung cấp về chất lượng và giá cả thì tiến hành lập đơn đặt hàng chuyển cho khách hàng, bộ phận kho kiểm hàng và kế toán.
+ Ký hợp đồng mua hàng: Đối với nhà cung cấp mới, trên cơ sở đơn đặt hàng đã được Công ty và người bán chấp thuận, thông thường việc hoàn chỉnh thủ tục mua hàng bằng hợp đồng sẽ được thực hiện, Hợp đòng mua hàng thường bao gồm những điều khoản chính về thông tin của hai bên, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian hiệu lực của hợp đồng và các điều khoản khác. Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, thì Công ty chỉ gởi nhà cung cấp đơn đặt hàng.
+ Nhận hàng: Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, người bán tiến hành giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng bao gồm người của Phòng KCS và kho tiến hành kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm và đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn của người bán. Sau đó bộ phận này lập 2 niên phiếu nhập kho có sự ký giao nhận đầy đủ và gửi phiếu nhập kho, hóa đơn người bán hàng cho bộ phận kế toán. Mọi sự khách biệt về chất lượng và số lượng được lập biên bản để làm cơ sở cho việc xử lý sau này. Kết thúc việc nhận hàng là thủ kho nhận hàng theo số lượng thực tế, cập nhật chi tiết hàng tồn kho và ký nhận vào phiếu nhập kho.
+ Ghi nhận và thanh toán nợ đối với nhà cung cấp: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng, bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết tăng hàng tồn kho và công nợ với nhà cung cấp. Đến kỳ hạn thanh toán, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Sơ đồ 4.1. Chu trình mua hàng và thanh toán
Đơn đặt hàng
Hóa đơn người bán
Phiếu chi Nhận kế hoạch mua NVL Tìm kiếm nhà cung cấp Lập đơn hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập đã ký nhận Lưu Đơn đặt hàng
Đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng
KCS kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, kho kiểm hàng
và lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho đã ký nhận
Cập nhật chi tiết hàng tồn kho vào hệ thống
Hóa đơn người bán
Phiếu nhập kho đã ký nhận
Ghi nhận nợ phải trả người bán Thanh toán cho nhà cung cấp
Ký duyệt, và chi tiền cho người bán và lưu
Ký duyệt, chuyển ra ngân hàng và lưu
Phiếu chi
Ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi đã ký duyệt
- Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán:
Trong mua hàng và thanh toán, Công ty có các thủ tục kiểm soát sau: + Chính sách đặt hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của NVL để xác định thời điểm cần NVL và lập đơn đặt hàng;
+ Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được ghi nhận trong sổ theo dõi nhà cung ứng về chất lượng hàng hóa, báo cáo hàng mua bị trả về; đồng thời bộ phận mua hàng không ngừng tìm kiếm những nhà cung cấp mới với giá cả, chất lượng hàng hóa ưu đãi hơn;
+ Các biểu mẫu mua hàng được sử dụng thống nhất;
+ Mua hàng phaihr có đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng;
+ Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho;
+ Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu với đơn hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng, xác nhận biên bản kiểm tra chất lượng hàng của KCS; Thủ kho nhận hàng vào kho để bảo quản và ký nhận trong phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải được đánh số trước để tránh trường hợp thất lạc phiếu và ghi sót vào sổ mua hàng;
+ Kế toán đối chiếu lại hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng trước khi ghi sổ kế toán mua hàng và cập nhật công nợ đối với nhà cung cấp;
+ Kế toán ghi nhận hóa đơn vào sổ sách và lập hồ sơ thanh toán đính kèm theo phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi trình Giám đốc ký duyệt và thực hiện thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
- Giám sát:
+ Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào và số liệu chi tiết từ nhà cung cấp;
+ Định kỳ đối chiếu giá trị NVL mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.
+ Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.
b. Chu trình sản xuất
Hoạt động sản xuất dây và cáp điện của Công ty TNHH Điện Stanley Việt Namcơ bản được tự động hóa. Chu trình sản xuất được thể hiện qua Sơ đồ 4.3.
- Các công việc cụ thể:
+ Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất là khâu đầu tiên trong chu trình sản xuất. Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch sản xuất căn cứ vào kế hoạch xuất hàng của phòng kinh doanh và mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của thành phẩm. Kế hoạch sản xuất được lập hàng tháng, và có thể có điều chỉnh theo tuần khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng;
+ Lập lệnh sản xất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, Phòng Kỹ thuật lập lệnh sản xuất và yêu cầu xuất vật tư gửi xưởng sản xuất, và thủ kho. Lệnh sản