Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4.2. Yêu cầu và nguyên tắc cơ bản hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tạ
Thứ hai, tổ chức HTKSNB đảm bảo mọi hoạt động của Công ty có hiệu quả.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật tư điện, đây là một loại sản phẩm yêu cầu tính chính xác về thông số kỹ thuật và thông số an toàn cao. Sản phẩm của Công ty được kiểm tra kiểm định gắt gao trước khi đưa ra thị trường, vì vậy đòi hỏi hạn chế mọi sai sót trong quá trình sản xuất nếu không thiệt hại sẽ vô c ng lớn. Vì vậy HTKSNB đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý công ty nói chung và quản lý sản xuất nói riêng.
Mặt khác, phải đảm bảo tăng cường cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện hoạt động của Công ty. Vận dụng các quy định chung của Nhà nước xây dựng một số chính sách, chế độ có tính đặc th của Cong ty nhằm giúp cho cán bộ công nhân viên giảm bớt khó khăn, yên tâm công tác, cống hiến; đồng thời thu hút được những cán bộ tr có năng lực, phẩm chất chính trị tốt, tâm huyết, được đào tạo cơ bản để chuẩn bị tốt đội ngũ cán bộ kế cận.
Thứ ba, tổ chức HTKSNB phải được tiến hành đồng bộ trong tất cả các hoạt động của Công ty.
Khi xem xét để tổ chức HTKSNB trước hết phải rà soát tất cả các hoạt động tại Công ty, phát hiện ra những điểm yếu trong khâu quản lý, thực hiện nhiệm vụ. Tổ chức HTKSNB phải ph hợp với chế độ, chính sách của Nhà nước, ph hợp với trình độ cán bộ quản lý, lãnh đạo, ph hợp với các chức năng, nhiệm vụ của Công ty, đồng thời phải đáp ứng được yêu cầu của KSNB.
Thứ tư, tổ chức HTKSNB phải phù hợp với yếu tố con người.
Nhân tố con người có vai trò quyết định trong việc thực hiện các mục tiêu. Vì vậy, khi xem xét để tổ chức hoàn thiện HTKSNB cần phải xem xét đến năng lực, trình độ của cán bộ để đạt hiệu quả cao nhất.
4.4.2. Yêu cầu và nguyên tắc cơ bản hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty công ty
4.4.2.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
Việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong công ty phải đạt được những yêu cầu cơ bản sau:
Thứ nhất, phải đáp ứng nhu cầu ngăn ngừa và giảm thiểu tới mức thấp nhất ảnh hưởng của các rủi ro đến việc hoàn thành các mục tiêu của doanh
nghiệp. Với các đặc điểm từ ngành nghề kinh doanh chính và mô hình tổ chức hoạt động của các doanh nghiệp trong Tổng công ty được đánh giá là tiềm ẩn nhiều các nhân tố có thể gây ra các rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, các chính sách, thủ tục kiểm soát phải được xây dựng, áp dụng trên cơ sở nhận diện rủi ro và hướng đến việc ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.
Thứ hai, phải đảm bảo đồng bộ trên cả hai phương diện là thiết lập và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát đã xây dựng vào quá trình quản lý tại các doanh nghiệp trong công ty
Một trong những hạn chế lớn nhất của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp trong công ty hiện nay là Công ty mẹ chưa xây dựng đầy đủ các chính sách, quy chế, quy định quản lý chung thống nhất trong toàn Tổng công ty và bản thân m i doanh nghiệp cũng chưa xây dựng đầy đủ các chính sách, quy chế kiểm soát hoặc đã xây dựng nhưng không còn ph hợp. Tuy nhiên, bên cạnh đó tại các doanh nghiệp trong công ty cũng có những chính sách, quy chế đã được Nhà nước hoặc đơn vị ban hành nhưng lại không được tuân thủ một cách đầy đủ, nghiêm túc. Điều này xuất phát từ hạn chế trong nhận thức của m i cá nhân và công tác tuyên truyền, phổ biến cũng như công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình thực hiện của các doanh nghiệp trong Tổng công ty chưa thực sự hiệu quả. Vì vậy, các giải pháp hoàn thiện các chính sách và thủ tục kiểm soát tại các doanh nghiệp trong công ty phải được đề xuất đồng thời trên cả hai phương diện, đó là xây dựng đầy đủ hệ thống các quy trình, quy chế quản lý nội bộ và tuyên truyền, phổ biến, kiểm tra, giám sát, đánh giá thường xuyên quá trình áp dụng các quy trình, quy chế đó tại đơn vị.
Thứ ba, phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả Sự cần thiết của việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB là tất yếu xuất phát từ nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, khi xây dựng, áp dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát cần cân nhắc mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí phát sinh. Vì vậy, nhà quản lý tại các doanh nghiệp sẽ từ chối hoàn thiện hệ thống nếu chi phí thiết kế, vận hành hệ thống kiểm soát lớn hơn lợi ích mà nó mang lại. Điều này không có nghĩa là nhà quản lý sẽ nói không với bất cứ một hoạt động kiểm tra, kiểm soát nào được thực hiện tại đơn vị. Trên cơ sở cân nhắc giữa chi phí và lợi ích, họ sẽ quyết định lựa chọn cách thức hoặc công cụ kiểm soát nào ph hợp nhất với đặc điểm, mục tiêu hoạt
động và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống KSNB, thì là các chính sách, thủ tục kiểm soát được đề xuất hoàn thiện trước hết phải hướng tới những nghiệp vụ, hoạt động có mức độ rủi ro lớn nhất.
4.4.2.2. Nguyên tắc cơ bản hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong công ty
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong công ty cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, nguyên tắc phù hợp
Đảm bảo ph hợp với đặc điểm, yêu cầu, và trình độ quản lý của các doanh nghiệp trong công ty. M i một doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về hoạt động SXKD, yêu cầu, và trình độ quản lý. Với những nội dung cơ bản của hệ thống KSNB đã được thừa nhận nhưng khi thiết kế và vận hành vào từng doanh nghiệp phải có những điều chỉnh linh hoạt t y vào điều kiện cụ thể của m i doanh nghiệp.
Thứ hai, nguyên tắc kế thừa
Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong quản trị doanh nghiệp nên đã có nhiều nghiên cứu về hệ thống KSNB trên các khía cạnh khác nhau làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Do vậy, việc hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp trong công ty phải dựa trên cơ sở các nội dung cơ bản đã được nghiên cứu và thừa nhận.
Bên cạnh đó, hoàn thiện hệ thống KSNB cần phải kế thừa kinh nghiệm và các thành tựu đạt được trong công tác quản lý nói chung và kiểm tra, kiểm soát nói riêng của Công ty là đơn vị có bề dày truyền thống hơn 21 năm xây dựng và phát triển, có tốc độ phát triển vượt bậc về quy mô vốn, lực lượng lao động, đã khẳng định được vị trí hàng đầu trong các doanh nghiệp.Vì vậy, khi hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp trong công ty cần có những đánh giá khách quan về những thành công và hạn chế của hệ thống KSNB của Công ty, để những ưu điểm sẽ được tiếp tục kế thừa và nhân rộng ra các đơn vị thành viên.
Thứ ba, nguyên tắc khả thi và hiệu quả
Khi tổ chức bất cứ phương thức kiểm tra, kiểm soát nào, nhà quản lý luôn cân nhắc đến tính hiệu quả và hiệu lực của phương thức đó. Do đó, hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp trong công ty cần được xem xét trên quan điểm khả thi và hiệu quả. Bất cứ một phương thức quản lý nào cũng có tính hai
mặt đối với chủ thể quản lý. Nếu việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát một cách khoa học, bám sát các đặc điểm, yêu cầu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ quản lý đồng thời ph hợp với tình hình trang thiết bị cũng như việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác quản lý của đơn vị thì nó sẽ phát huy hiệu quả.
Ngược lại, nếu xây dựng các thủ tục KSNB một cách hình thức, không tính đến các điều kiện có thể thực hiện được ở tại doanh nghiệp thì các thủ tục KSNB đó sẽ không phát huy tác dụng, thậm chí còn tạo ra cơ chế kiểm soát chồng chéo làm giảm hiệu lực của các thủ tục kiểm soát khác.