Đơn đặt hàng
Hóa đơn người bán
Phiếu chi Nhận kế hoạch mua NVL Tìm kiếm nhà cung cấp Lập đơn hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập đã ký nhận Lưu Đơn đặt hàng
Đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng
KCS kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, kho kiểm hàng
và lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho đã ký nhận
Cập nhật chi tiết hàng tồn kho vào hệ thống
Hóa đơn người bán
Phiếu nhập kho đã ký nhận
Ghi nhận nợ phải trả người bán Thanh toán cho nhà cung cấp
Ký duyệt, và chi tiền cho người bán và lưu
Ký duyệt, chuyển ra ngân hàng và lưu
Phiếu chi
Ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi đã ký duyệt
- Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán:
Trong mua hàng và thanh toán, Công ty có các thủ tục kiểm soát sau: + Chính sách đặt hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của NVL để xác định thời điểm cần NVL và lập đơn đặt hàng;
+ Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được ghi nhận trong sổ theo dõi nhà cung ứng về chất lượng hàng hóa, báo cáo hàng mua bị trả về; đồng thời bộ phận mua hàng không ngừng tìm kiếm những nhà cung cấp mới với giá cả, chất lượng hàng hóa ưu đãi hơn;
+ Các biểu mẫu mua hàng được sử dụng thống nhất;
+ Mua hàng phaihr có đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng;
+ Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho;
+ Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu với đơn hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng, xác nhận biên bản kiểm tra chất lượng hàng của KCS; Thủ kho nhận hàng vào kho để bảo quản và ký nhận trong phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải được đánh số trước để tránh trường hợp thất lạc phiếu và ghi sót vào sổ mua hàng;
+ Kế toán đối chiếu lại hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng trước khi ghi sổ kế toán mua hàng và cập nhật công nợ đối với nhà cung cấp;
+ Kế toán ghi nhận hóa đơn vào sổ sách và lập hồ sơ thanh toán đính kèm theo phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi trình Giám đốc ký duyệt và thực hiện thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
- Giám sát:
+ Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào và số liệu chi tiết từ nhà cung cấp;
+ Định kỳ đối chiếu giá trị NVL mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.
+ Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.
b. Chu trình sản xuất
Hoạt động sản xuất dây và cáp điện của Công ty TNHH Điện Stanley Việt Namcơ bản được tự động hóa. Chu trình sản xuất được thể hiện qua Sơ đồ 4.3.
- Các công việc cụ thể:
+ Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất là khâu đầu tiên trong chu trình sản xuất. Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch sản xuất căn cứ vào kế hoạch xuất hàng của phòng kinh doanh và mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của thành phẩm. Kế hoạch sản xuất được lập hàng tháng, và có thể có điều chỉnh theo tuần khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng;
+ Lập lệnh sản xất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, Phòng Kỹ thuật lập lệnh sản xuất và yêu cầu xuất vật tư gửi xưởng sản xuất, và thủ kho. Lệnh sản xuất gồm các thông tin: chủng loại sản phẩm, số lượng cần sản xuất, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, …
+ Xuất nguyên vật liệu và sản xuất:Thủ kho xuất và giao NVL theo yêu cầu trên yêu cầu xuất vật tư cho xưởng sản xuất. Cả hai bên cũng ký nhận và lưu giữ lệnh sản xuất, yêu cầu xuất vật tư. Tại xưởng sản xuất, xưởng trưởng chỉ đạo công nhân sử dụng nguyên liệu đưa vào dây truyền sản xuất, các nhóm công nhân phụ trách từng công đoạn của dây truyền theo sát công việc của mình. Nhân viên kỹ thuật của xưởng kết hợp với người của phòng kỹ thuật điều hành dây truyền máy, ghi nhận nhật ký sản xuất.
Lập kế hoạch sản xuất
Lệnh sản xuất
Yêu cầu xuất vật tư
Nhận NVL và ký nhận vào lệnh sản xuất
Đưa NVL vào sản xuất
Ghi nhận nhật ký sản xuất Báo cáo sử dụng vật liệu
Lưu
Báo cáo sản xuất
Ký nhận lệnh sản xuất, yêu cầu xuất vật tư và lưu KCS kiểm tra chất lượng thành
phẩm
Phiếu nhập kho đã ký nhận
Lệnh sản xuất
Yêu cầu xuất vật tư
Kiểm tra thành phẩm, và ký nhận phiếu nhập kho Phòng kỹ thuật Xƣởng sản xuất Bộ phận KCS Nhận kế hoạch xuất hàng từ Phòng Kinh doanh Lập lệnh sản xuất, và yêu cầu xuất vật tư
Lệnh sản xuất
Yêu cầu xuất vật tư
Nhập kho thành phẩm và báo cáo sản xuất
Lập phiếu nhập kho thành phẩm đạt chất lượng
Lưu
Xuất NVL và lập phiếu xuất kho NVL cho xưởng sản xuất
Lưu phiếu xuất kho NVL đã ký
Cập nhật thông tin NVL và thành phẩm tồn kho
Tới cuối ngày thống kê của xưởng lập báo cáo số lượng nguyên vật liệu đã sử dụng, thành phẩm sản xuất ra cho phòng Kỹ thuật và bộ phận KCS.
+ Nhập kho thành phẩm: Sản phẩm được sản xuất ra thông qua sự kiểm tra của bộ phận KCS, cán bộ KCS lập biên bản kiểm tra hàng hóa phân loại thành phẩm theo 2 loại (A và B) rồi lập phiếp nhập kho với những thành phẩm đạt chất lượng; Những thành phẩm không đạt chất lượng sẽ bị trả lại xưởng sản xuất tái sản xuất hoặc sẽ được tận dụng bán phế liệu.
- Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động sản xuất:
Trong chu trình sản xuất có các hoạt động kiểm soát sau:
+ Kế hoạch sản xuất được lập ra thành chứng từ có số và được Giám đốc ký duyệt;
+ Các chứng từ lưu chuyển có đầy đủ chữ ký của nhân viên có liên quan; + Hàng tháng Công ty tổ chức bảo trì bảo dưỡng toàn bộ hệ thống dây truyền máy móc 1 lần;
+ Định kỳ m i năm Công ty tiến hành đánh giá toàn bộ hoạt động sản xuất về tính hợp lý của quy trình sản xuất, quy trình cải tiến và những khắc phục phòng ngừa trong sản xuất;
+ Ghi nhận kết quả sản xuất căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập phải được đánh số liên tục;
+ Thường xuyên cập nhật thông tin tồn kho NVL và thành phẩm, theo dõi và đối chiếu với sổ sách ghi nhận của kế toán.
- Giám sát
+ Định kỳ đối chiếu sổ cái tài khoản NVL, thành phẩm với báo cáo chi tiết xuất NVL và báo cáo sản xuất chi tiết theo từng lệnh sản xuất;
+ Cuối tháng quy đổi số lượng thành phẩm dở dang với giá trị tài khoản chi phí dở dang.
c. Chu trình bán hàng và thu tiền
Qua tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam như Sơ đồ 4.4.
Sơ đồ 4.3. Chu trình bán hàng – thu tiền
Đơn đặt hàng
Hóa đơn GTGT Phiếu giao hàng đã ký nhận
Lập kế hoạch sản xuất, giao hàng
Lập hợp đồng bán hàng
Hợp đồng bán hàng đã ký
Lưu
Cập nhật công nợ phải thu khách hàng Xuất hàng từ kho giao cho
khách hàng, lập phiếu xuất kho và ký nhận lên phiếu giao
hàng
Phiếu xuất kho đã ký nhận
Cập nhật chi tiết hàng tồn kho vào hệ thống
Hóa đơn GTGT
Phiếu giao hàng đã ký nhận
Thu tiền và ký nhận phiếu thu
Cập nhật giảm công nợ khách hàng vào sổ Phiếu thu Sổ phụ ngân hàng Sổ phụ ngân hàng
Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kho Kế toán phải thu
Thủ quỹ /Ngân hàng Hợp đồng đã ký Đơn đặt hàng Phiếu thu đã ký nhận Lệnh xuất hàng
Lập hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng
Lập lệnh xuất hàng
Hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng
khách hàng, sau đó là hoạt động giao hàng và kết thúc là việc ghi nhận công nợ phải thu và thu tiền.
- Các công việc cụ thể:
+ Lập kế hoạch sản xuất: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, Bộ phận bán hàng lập kế hoạch sản xuất và giao hàng. Giá bán sẽ được thỏa thuận với khách hàng căn cứ trên giá thành sản phẩm. Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng, trình ký hợp đồng, giao cho khách hàng và một bản lưu lại phòng Kinh doanh, một bản chuyển Phòng Tài chính - kế toán.
+ In hóa đơn và phiếu giao hàng: Căn cứ vào hợp đồng và kế hoạch giao hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng và lệnh xuất hàng gửi cho phộ phận kho để làm căn cứ xuất hàng.
+ Giao hàng cho khách hàng: Bộ phận kho đối chiếu hóa đơn, phiếu giao hàng, xuất hàng khỏi kho, lập phiếu xuất kho và ký nhận lên phiếu giao hàng. Sau khi giao hàng và lấy đầy đủ chữ ký nhận của bên nhận hàng, thủ kho giao hóa đơn GTGT niên 2 và một bản phiếu giao hàng cho khách hàng. Chuyển niên 3 của hóa đơn và phiếu giao hàng, phiếu xuất kho lên bộ phận kế toán. Kho lưu giữ phiếu xuất kho hàng hóa. Bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa và giao chứng từ cho khách hàng.
+ Cập nhật công nợ khách hàng và thu tiền: Tại bộ phận kế toán, kế toán chi tiết phải thu sẽ đối chhiếu hóa đơn và phiếu giao hàng nhận được từ kho chuyển lên, với lệnh xuất hàng và cập nhật công nợ khách hàng. Kế toán tiến hành lập hồ sơ thanh toán, khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gửi thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền rồi ký nhận phiếu thu giao một niên cho khách hàng, một niên giao kế toán phải thu làm căn cứ cập nhật giảm công nợ. Đối với thanh toán qua ngân hàng, hàng tuần kế toán phải thu nhận được sổ phụ ngân hàng sẽ đánh số sổ phụ và cập nhật giảm côn nợ khách hàng.
Thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền:
+ Theo chính sách bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ thỏa thuận giá bán với khách hàng căn cứ vào giá thành của sản phẩm với mức lợi nhuận tối thiểu là 30%;
+ Công ty tách biệt các chức năng lập lệnh bán hàng, giao hàng, thủ kho và kế toán công nợ;
+ Chỉ những lệnh bán hàng có hợp đồng mới được in hóa đơn và phiếu giao hàng;
+ Khi chuyển sản phẩm khỏi công ty cần phải có hóa đơn và phiếu giao hàng đã được thủ kho ký nhận;
+ Phiếu giao hàng được đánh số liên tục và có tham chiếu số hóa đơn; + Đánh số lên sổ phụ ngân hàng nhận được hàng tuần;
+ Các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “Đã thanh toán” hoặc ghi số sổ phụ ngân hàng.
Giám sát:
+ Định kỳ đối chiếu số dư công nợ tổng hợp với chi tiết phải thu từng khách hàng;
+ Hàng tháng đối chiếu công nợ phải thu phát sinh với doanh số trong tháng; Đối chiếu công nợ với khách hàng giao dịch thường xuyên.
4.1.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát thông tin kế toán tại công ty
Qua khảo sát thực tế tại công ty, việc kiểm soát thông tin kế toán được chúng tôi tổng hợp qua một số đặc điểm như sau:
Thứ nhất, nhân viên trong doanh nghiệp được khuyến khích báo cáo ngay
lập tức các sự cố xảy ra cho lãnh đạo cấp trên trực tiếp (Trưởng bộ phận) để có sự chỉ đạo.
Thứ hai, các nhân viên có được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ
không hợp lý cho cấp trên trực tiếp (Trưởng bộ phận).
Thứ ba, các chức năng chức năng ghi nhận, vào sổ tách rời khỏi chức năng
quản lý các tài sản như tiền mặt, chứng khoán, hàng tồn kho.
Thứ tư, những nhân viên chịu trách nhiệm việc ghi nhận, vào sổ, tổng hợp
không liên quan đến chức năng thanh toán, kinh doanh và giám sát kế toán?
Thứ sáu, công ty đã triển khai phần mêm kế toán chuyên biệt, đặc thù viết
riêng cho công ty. Kế toán thủ công chỉ được áp dụng tại các cửa hàng (tập hợp chứng từ).
Thứ bảy, công ty có quy định cụ thể về chính sách kế toán áp dụng đối với
tất cả các nghiệp vụ và số dư tài khoản quan trọng theo Quyết định số 260/QĐ/TĐ ngày 15/01/2010. Các thủ tục kế toán, sơ đồ kế toán … có cung cấp
thông tin về: Các khoản thu nhập, chi phí và số dư cân đối tính riêng biệt theo từng hợp đồng. Các phương thức để phân loại thu chi theo từng loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh.
4.1.4. Thực trạng thông tin và truyền thông tại công ty
Là một doanh nghiệp TNHH với hình thức góp vốn liên doanh, công tác
hạch toán kế toán tại công ty hiện nay được áp dụng theo chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đó là Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Nhiệm vụ chính của Ban Kế toán
Thứ nhất, tổ chức điều hành bộ máy tài chính, xây dựng các quy trình, quy
chế về công tác quản lý tài chính. Chấp hành nghiêm các quy định về công tác tài chính của Nhà nước.
Thứ hai, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các cơ quan đơn vị thực hiện chế
độ quản lý tài chính, thu hồi công nợ, thanh quyết toán theo quy định. Chủ trì về tổ chức và đôn đốc thu hồi công nợ.
Thứ ba, tổng hợp, phân tích, và ghi nhận thông tin trên cơ sở chứng từ kế
toán phát sinh, ghi sổ kế toán theo đúng quy định.
Thứ tư, lập báo cáo tài chính theo quy định Nhà nước và theo yêu cầu quản
lý nội bộ của Công ty.
Thứ năm, phân tích thông tin trên các báo cáo cung cấp cho Đảng uỷ, Ban
Giám đốc nhằm mục đích phục vụ quyết định kinh doanh và quyết định các hoạt động trong tương lai của công ty.
Thứ sáu, lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định.
4.1.5. Thực trạng hoạt động đánh giá rủi ro
Qua kết quả khảo sát, có 42/56 (chiếm 70,3%) nhân viên Công ty đều trả lời Công ty có tiến hành hoạt động đánh giá rủi ro thường xuyên và đánh giá định kỳ. Như vậy ở Công ty, việc đánh giá rủi ro đã được thực hiện nhưng mới dừng lại ở việc nhận diện rủi ro.
4.1.6. Thực trạng hoạt động giám sát tại công ty
Qua khảo sát thực tế tại Điện Stanley Việt Nam, các hoạt động giám sát được chúng tôi tổng hợp qua một số đặc điểm như sau:
Thứ nhất, Ban Tổng giám đốc và người đứng đầu các đơn vị thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm.
Thứ hai, hàng tuần, luôn có các cuộc họp giao ban trực tuyến toàn Tập đoàn
để đánh giá tình hình các hoạt động trong tuần và phương án xử lý các vấn đề phát sinh, kế hoạch tuần tiếp theo.
Thứ ba, việc lưu, kiểm tra chứng từ phát sinh được quy định cụ thể bằng văn bản. Các chứng từ phát sinh được kiểm tra và đóng thành từng bộ chứng từ.
Thứ tư, kết quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp có cung cấp bằng chứng đáng tin cậy cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ năm, mọi nghiệp vụ phát sinh bất thường trước khi ghi nhận vào sổ sách có được xét duyệt cụ thể.
Thứ sáu, việc công khai báo cáo tài chính và những thông tin trong doanh
nghiệp phải được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền.
Thứ bảy, các nhân viên và giám sát viên được xem như là một bộ phận