Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.2. Thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.3 Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các chính sách và thủ tục đảm bảo quá trình quản lý được thực hiện. Thủ tục kiểm soát được xây dựng và áp dụng trong mọi bộ phận, mọi cấp độ tổ chức của một đơn vị nhằm đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Trong một doanh nghiệp có nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau được thiết kế và áp dụng. Có những thủ tục kiểm soát chỉ đáp ứng được một mục tiêu cụ thể, nhưng cũng có những thủ tục kiểm soát đáp ứng được nhiều mục tiêu kiểm soát. Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát được xác lập, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế quản lý nhằm thực thi các thủ tục kiểm soát. Hay nói cách khác, thủ tục kiểm soát được cụ thể hóa bằng các quy định, và các quy định này được hệ thống hóa và tập hợp lại trong các quy chế quản lý của doanh nghiệp. Quy chế quản lý là tất cả các tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Các quy chế quản lý do doanh nghiệp ban hành sẽ không có ý nghĩa nếu như không chứa đựng các thủ tục kiểm soát. Các quy chế, thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau nhau giữa các doanh nghiệp và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, các quy chế, thủ tục kiểm soát đều được xây dựng theo các nguyên tắc kiểm soát cơ bản là:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách nhiệm phải được phân chia rõ ràng cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức, nhằm tạo ra sự chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc, không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc. Phân công, phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. Bởi vì trên cơ sở phân công, phân nhiệm rõ ràng m i người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp c ng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn do có sự kiểm tra chéo. Ở một đơn vị không có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không có hy vọng ở đó có hệ thống KSNB mạnh và hiệu quả.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị. Theo sự ủy quyền của nhà quản lý cấp trên, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền, và vì vậy vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền. Quá trình ủy quyền được thực hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung trong toàn đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi quyền hạn được giao. Phê chuẩn thể hiện sự đồng ý của nhà quảnlý đối với một nghiệp vụ được phép xảy ra. Để đảm bảo các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn này có thể là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban GĐ, Ban quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó. Phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm của m i nhân viên đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn. Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm. Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý. Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán;
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó;
+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
Việc thiết lập và vận hành các thủ tục kiểm soát trong một doanh nghiệp có thể thuộc một trong các trường hợp sau:
* Có hệ thống quản lý tương đối đầy đủ, nhưng các quy chế ít chứa đựng các thủ tục kiểm soát;
* Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, và trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các thủ tục kiểm soát, nhưng các quy chế quản lý này không được thực thi triệt để và do đó các thủ tục kiểm soát không được vận hành;
* Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các thủ tục kiểm soát, và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để và do đó các thủ tục kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu.