Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng hệ thống kim soát nội bội tại công ty tnhh điện Stanley Việt Nam
4.1.7 Kết quả công tác KSNB trong quảnlý SXKD của Công ty
Công tác KSNB trong quản lý SXKD của Công ty những năm qua đã phát hiện được nhiều sai sót, rủi ro trong quá trình quản lý SXKD; từ đó tăng cường quản lý và hạn chế các rủi ro.
4.1.7.1. Các sai sót, rủi ro trong xử lý hợp đồng dự án SXKD của Công ty
Những sai sót trong xử lý hợp đồng dự án SXKD của Công ty được thể hiện qua Bảng 4.2 Có thể nhận thấy sai sót hay mắc phải nhiều nhất trong quá trình xử lý hợp đồng dự án SXKD của Công ty là thời hạn thanh toán của hợp đồng quá dài, dẫn đến bất lợi cho công ty trong quay vòng vốn sản xuất.
Trường hợp phòng kinh doanh thỏa thuận với khách hàng lịch giao hàng quá gấp, mà không căn cứ vào kế hoạch sản xuất có trước của công ty dẫn đến không thể đáp ứng đã được hạn chế nhiều, nếu năm 2015 là 2 hợp đồng có sai sót này thì năm 2017 chỉ còn 1 hợp đồng bị sai sót. Tương tự việc ghi thông tin trên hợp đồng về chủng loại, chất lượng, đơn giá cũng được chú ý hạn chế.
Bảng 4.2. Các sai sót trong xử lý hợp đồng dự án SXKD của Công ty ĐVT: Hợp đồng ĐVT: Hợp đồng Chỉ tiêu 2015 2016 2017 So sánh(%) 2016/2015 2017/2016 - Lịch giao hàng theo hợp đồng không thể đáp ứng 3 1 1 33,33 100,00
- Ghi sai thông tin trên hợp đồng
về chủng loại, chất lượng, đơn giá 3 2 1 66,67 50,00 - Thời hạn thanh toán trong hợp
đồng quá dài 5 3 3 60,00 100,00
Nguồn: Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
4.1.7.2. Các sai sót, rủi ro trong quá trình sản xuất hàng hóa dự án của Công ty
Trong quá trình sản xuất của Dự án SXKD Công ty thường gặp 2 rủi ro lớn, đó là: sản xuất bị chậm tiến độ giao hàng và sai sót trong đóng gói, kiểm hàng và nhập kho.
Bảng 4.3. Các sai sót trong quá trình sản xuất hàng hóa của DA SXKD
ĐVT: Lượt
Chỉ tiêu
2015 2016 2017
So sánh(%) 2016/2015 2017/2016
1. Sản xuất bị chậm tiến độ giao
hàng 10 7 3 70,00 42,86
- Lập lệnh sản xuất sai số lượng,
chủng loại của đơn đặt hàng 4 2 50,00 -
- Thiếu NVL sản xuất do nhập
thiếu, nhập sai NVL 2 1 1 50,00 100,00
- Sự cố kỹ thuật khi sản xuất 0 1 0 -
- Hàng hóa sản xuất bị l i nhiều 1 1 100,00 -
- Kiểm hàng sai số lượng 3 2 2 66,67 100,00
2. Sai sót trong đóng gói, kiểm
hàng và nhập kho 15 11 11 73,33 100,00 - Đóng gói sai quy cách yêu cầu
của khách hàng 6 4 3 66,67 75,00
- KCS kiểm tra hàng hóa không
kỹ dẫn đến hàng l i, kém chất lượng 4 3 5 75,00 166,67 - Nhập kho sai số lượng hàng hóa 5 4 3 80,00 75,00 Nguồn: Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Bảng 4.3 cho thấy trong những năm qua số lần mắc phải sai sót sản xuất bị chậm tiến độ giao hàng năm 2015 là 10 lần, đến năm 2017 chỉ còn 3 lần, bình quân 3 năm giảm 45,23%. Các sai sót thường gặp dẫn tới sản xuất bị chậm tiến độ giao hàng là do lệnh sản xuất bị sai số lượng, chủng loại và do kiểm hàng sai số lượng, song những năm gần đây đã được Công ty kiểm soát hạn chế tới mức tối thiểu.
Sai sót trong đóng gói, kiểm hàng và nhập kho của Công ty vẫn chưa được khắc phục nhiều, đặc biệt là sai sót trong quá trình kiểm tra hàng hóa của KCS không kỹ còn tăng lên dẫn đến hàng hóa l i, kém chất lượng cũng nhập kho và giao cho khách hàng. Đây là hệ lụy của việc thiếu nhận lực của phòng KCS, không đáp ứng được nhu cầu sản xuất trong khi khối lượng hàng hóa sản xuất và các đơn hàng ngày càng nhiều.
4.1.7.3. Các sai sót, rủi ro trong quá trình nghiệm thu hàng hóa và giao hàng dự án SXKD của Công ty
Bảng 4.4. Các sai sót trong nghiệm thu hàng hóa và giao hàng dự án SXKD của Công ty
ĐVT: Lượt
Chỉ tiêu
2015 2016 2017
So sánh(%) 2016/2015 2017/2016
- Nhân viên Công ty giao hàng
không đủ tiêu chuẩn cho khách 7 5 4 71,43 80,00
- Nhân viên Công ty giao sai số lượng hàng hóa 6 5 2 83,33 40,00
- Nhân viên Công ty giao sai
chủng loại hàng hóa 10 7 4 70,00 57,14 - Khách hàng tráo đổi sản phẩm 5 2 2 40,00 100,00 - Nhân viên giao hàng khi chưa
được xét duyệt 6 3 2 50,00 66,67 - Giao hàng sai số lượng, quy
cách bị trả lại 7 4 4 57,14 100,00 Nguồn: Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Các sai sót, rủi ro trong quá trình nghiệm thu hàng hóa và giao hàng dự án SXKD của Công ty là: giao hàng không đủ tiêu chuẩn, giao hàng sai số lượng, chủng loại, quy cách, giao hàng khi chưa được duyệt và bị khách hàng tráo đổi sản phẩm. Trong đó đáng lo ngại nhất là các sai sót về nhân viên công ty giao hàng không đủ tiêu chuẩn, sai chủng loại, quy cách và bị khách hàng trả lại;
những sai sót này hiện vẫn còn xảy ra ở tần suất cao trong năm 2017 với 4 lần. Điều này cho thấy việc kiểm soát nội bộ trong quá trình nghiệm thu và giao hàng dự án SXKD của Công ty còn yếu, quy trình kiểm soát chưa chặt chẽ.
4.1.7.4. Các sai sót, rủi ro trong lập hồ sơ thanh toán
Khách hàng Dự án của Công ty chủ yếu là các cơ quan, đơn vị nhà nước do đó yêu cầu về hồ sơ thanh toán rất phức tạp và chặt chẽ. Kế toán của Công ty với thói quen thanh toán cho các doanh nghiệp nên nhiều khi vẫn để xảy ra tình trạng lập thiếu hồ sơ thanh toán, dẫn đến chậm tiến độ thanh toán (Bảng 4.5)
Bảng 4.5. Các sai sót trong lập hồ sơ thanh toán
ĐVT: Lượt Chỉ tiêu 2015 2016 2017 So sánh(%) 2016/2015 2017/2016 - Lập thiếu hồ sơ 8 7 5 87,50 71,43 - Lập sai số tiền so với giao nhận
thực tế 5 4 4 80,00 100,00
- Ký hồ sơ sai nội dung 4 3 2 75,00 66,67 Nguồn: Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Ngoài ra do Phòng Tài chính - kế toán thiếu nhân lực, trong khi khối lượng các đơn hàng của Công ty ngày càng lớn và khối lượng công việc của Phòng Tài chính - kế toán ngày càng gia tăng. Công việc quá tải và áp lực công việc dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, lập hồ sơ thanh toán sai số tiền giao thực tế, và trình ký hồ sơ sai nội dung vẫn còng chưa được khắc phục, riêng năm 2017 vẫn có tồn tại 4 sai sót do sai số tiền và 2 sai sót do ký hồ sơ sai nội dung.
4.1.7.5. Các sai sót, rủi ro trong ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng dự án SXKD của Công ty
Sai sót chủ yếu trong ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng dự án ở Công ty là việc quản lý nợ phải thu không chặt chẽ, khách hàng chậm thanh toán hay không thu hồi được nợ, năm 2015 Công ty đã 7 lần phát hiện sai sót này và đến năm 2017 thì con số này là 5 lần, bình quân 3 năm số sai sót này chỉ giảm xuống 15,48%.
Đứng thứ 2 về sai sót thường gặp trong ghi chép doanh thu và công nợ khách hàng đó là ghi sai số tiền, ghi tr ng, ghi sót hóa đơn, với 6 lần phát hiện năm 2015 và 3 lần phát hiện năm 2017.
Bảng 4.6. Sai sót trong ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng dự án SXKD
ĐVT: Lượt
Chỉ tiêu
2015 2016 2017
So sánh(%) 2016/2015 2017/2016
- Ghi sai số tiền, ghi tr ng, ghi
sót hóa đơn 6 4 3 66,67 75,00 - Ghi chép nhầm đối tượng khách
hàng 5 3 1 60,00 33,33
- Khoản thanh toán của khách
hàng bị chiếm dụng 2 -
- Quản lý nợ phải thu không chặt chẽ, khách hàng chậm thanh toán
hay không thu hồi được nợ 7 7 5 100,00 71,43 - Nợ phải thu bị thất thoát 3 1 33,33 - - Xóa sổ nợ phải thu nhưng
không được xét duyệt 1 -