Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.3. Mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ với quản trị rủi ro công ty
2.3.2. Quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ với quản trị rủi ro doanh nghiệp
Hệ thống KSNB và quản trị rủi ro trong doanh nghiệp có mối quan hệ h trợ lẫn nhau, điều đó được thể hiện:
Một là, hệ thống KSNB được xây dựng và áp dụng nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra gây nên những ảnh hưởng bất lợi tới các mục tiêu kiểm soát. Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng và áp dụng nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp: đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định; đảm bảo sự tin cậy của BCTC; bảo vệ tài sản và đảm bảo hiệu quả của hoạt động. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn tiềm ẩn các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, để đạt được các mục tiêu kiểm soát đã đặt ra, hệ thống KSNB trước hết phải đượcthiết lập nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Hay nói một cách khác, xây dựng hệ thống KSNB phải hướng đến kiểm soát rủi ro trong doanh nghiệp. Đây cũng chính là mục tiêu của quản trị rủi ro hiện đại. Bất kỳ hệ thống xử lý rủi ro nào cũng cần phải xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả. Tuy nhiên, d hệ thống KSNB được thiết lập và vận hành hiệu quả thì cũng không thể tránh được mọi rủi ro, vì vậy các phương thức quản trị rủi ro cần thiết khác vẫn có thể phải được sử dụng.
Hai là, hệ thống KSNB được xây dựng trên cơ sở nhận diện và phân tích rủi ro phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Với m i mục tiêu kiểm soát có thể chịu những ảnh hưởng bất lợi do một hoặc nhiều rủi ro gây ra và một rủi ro có thể gây ảnh hưởng bất lợi đến một hoặc nhiều mục tiêu kiểm soát. M i doanh nghiệp khác nhau do có sự khác biệt về hình thức pháp lý, ngành nghề kinh doanh, môi trường kinh doanh, quy mô các nguồn lực, trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật, trình độ, năng lực của cán bộ quản lý, cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý,... dẫn đến các loại rủi ro có thể xảy ra khác nhau. Để ngăn ngừa và giảm thiểu đối với m i loại rủi ro nhà quản lý tại m i doanh nghiệp sẽ phải thiết lập những chính sách và thủ tục kiểm soát ph hợp. Tuy nhiên, nếu nhà quản lý tại m i doanh nghiệp không có hiểu biết đầy đủ, chính xác, kịp thời về các loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến từng mục tiêu kiểm soát thì các chính sách và thủ tục kiểm soát được xây dựng sẽ không ph hợp, không đáp ứng được yêu cầu quản lý. Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp tốt sẽ giúp nhận diện đầy đủ các loại rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng bất lợi đến mục tiêu kiểm soát, các nhân tố phát sinh rủi
ro, các yếu tố có thể sai sót và gian lận, các loại tổn thất, cũng như tần xuất và mức độ nghiêm trọng mà rủi ro gây ra cho doanh nghiệp. Đây là cơ sở quan trọng để các cấp quản lý doanh nghiệp xây dựng, áp dụng một hệ thống KSNB hiệu quả. Trong quá trình hoạt động của m i doanh nghiệp do môi trường bên trong và môi trường bên ngoài luôn thay đổi nên các nguồn phát sinh rủi ro cũng thay đổi theo. Vì vậy, các chính sách và thủ tục kiểm soát phải thường xuyên được rà soát, đánh giá, điều chỉnh, bổ sung kịp thời, tránh bị lạc hậu so với sự biến động của các nhân tố gây lên rủi ro.
2.4. KINH NGHIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Ở MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI
Trong các công ty nước ngoài, họ có ba chế độ kiểm soát. Thứ nhất là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm toán thực hiện. Người này làm theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, các chủ nợ, thành viên hội đồng quản trị... Mục đích của việc ấy là để kiểm toán viên bên ngoài phát biểu ý kiến của họ về sự ngay thẳng (fair), chính xác và ph hợp với những nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận thể hiện trong sổ sách và báo cáo tài chính của công ty. Kết quả hoạt động của công ty như thế nào, kiểm toán viên bên ngoài xem xét những kết quả ấy và cho biết ý kiến của mình.
Thứ hai là kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm. Ngân sách bao gồm thu lẫn chi và nó là kế hoạch lời lãi của công ty. Có vai trò như kế hoạch của công ty Việt Nam, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có thuần sản lượng hay doanh thu như của bản kế hoạch. Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau. Các bộ phận trong công ty tự mình lên kế hoạch công việc cho năm tới trong phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn căn bản của công ty. Làm xong họ chuyển đổi các hoạt động thành tiền và do đó thành số thu của họ. Mặt khác, khi thực hiện kế hoạch họ cũng cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước... những thứ ấy cũng được tính thành tiền và trở thành số chi của họ. Ngân sách thu chi của từng đơn vị được ban lãnh đạo công ty xem xét và chấp thuận. Vì hoạt động của các đơn vị đã được chuyển hóa thành tiền, nên khi mua nguyên liệu hay lúc trả lương thì chúng sẽ được tự động ghi trong sổ sách kế toán, như là một thủ tục hàng ngày. Nhìn số thu và chi của từng đơn vị hay của toàn công ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề ra đã được thực hiện tới đâu. Ngân sách là một công cụ tự động kiểm soát việc đạt kế hoạch.
người của công ty thực hiện để kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quyển cẩm nang khi thi hành bổn phận. Mục đích sau c ng của kiểm soát nội bộ là xem các đơn vị có khả năng đạt được kế hoạch đã đề ra hay không. Nó không đo đếm kết quả đạt được với kế hoạch dự tr mà xem xét nhân viên, các hoạt động, chính sách, hệ thống, thể thức của công ty và thậm chí ngay cả cẩm nang điều hành, sơ đồ tổ chức, bảng mô tả chức danh đang hoạt động ra sao và nếu làm như thế thì có khả năng đạt được kế hoạch không. Chế độ kiểm soát nội bộ đòi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học. Cách quản trị theo khoa học đặt nền tảng trên sự tổ chức của doanh nghiệp với cơ cấu và cơ chế quy định trong các quyển cẩm nang. Các nhân viên và trưởng bộ phận làm việc và giao dịch với nhau theo cẩm nang. Họ ít khi trực tiếp nhận lệnh từ ông chủ; m i người trong phạm vi quyền hạn đã được ấn định tự quyết định; vì vậy họ có nhu cầu phải giao tiếp với nhau để làm xong việc. Điểm cốt lõi làm cho hai cách quản trị kia khác nhau nằm ở việc kiểm soát tiền bạc. Trong cách đầu, việc kiểm soát nằm trong tay cá nhân những người thân tín của ông chủ (vợ, mẹ, em gái); còn trong cách sau thì nó nằm ở các thủ tục và việc kiểm soát sự tuân thủ các thủ tục ấy; tức là việc kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ thực hiện được là nhờ hai yếu tố. Một, có các thủ tục ấn định trong các quyển cẩm nang và các nhân viên phải làm theo. Hai, khi ấn định các thủ tục ấy, người ta đã đưa vào đó những sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc. Thí dụ: một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối; người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó; yêu cầu mua hàng, đặt mua hàng và nhận hàng là ba người khác nhau; người đi đối chiếu tiền bạc để trong ngân hàng phải là người không kiêm nhiệm bất cứ nhiệm vụ nào mà có tiếp xúc với ngân hàng hay với thủ quỹ. Đó là nguyên tắc của chính trị “chia để trị”.
Dựa trên các quyển cẩm nang, kiểm soát viên nội bộ kiểm tra định kỳ, không chờ có vi phạm đã xảy ra. Người của công ty mẹ làm với công ty con, bộ phận tài chính của công ty làm với các đơn vị khác, họ là người của chủ cử đi. Họ kiểm tra việc thực hiện các thủ tục tại các phòng ban; đưa ra những biên pháp sửa chữa xuất phát từ kết quả kiểm tra; kết hợp với kiểm toán viên bên ngoài để xác định giá trị của hệ thống kiểm soát nội bộ. Họ cũng tìm ra các vị trí công việc, nhân viên, chính sách, và thể thức có thể cải tiến được để những đối tượng này có khả năng đạt được những kế hoạch lời lãi trong tương lai. Bằng cách làm
ấy, kiểm soát nội bộ thiết lập một sự bảo vệ tài sản của công ty và ngăn cản c ng khám phá những sự gian dối hay lừa đảo.