Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.2. Thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là hệ thống nhận biết, thu nhận, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị. Hệ thống kế toán luôn được coi là một mắt xích quan trọng của hệ thống KSNB, ngoài việc đáp ứng những yêu cầu thông thường của bất kỳ một hệ thống thông tin nào (thích hợp, kịp thời, chính xác,...) còn phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu kiểm soát chi tiết như: tính có thực của nghiệp vụ; sự phê chuẩn hợp lý; tính đầy đủ; sự đánh giá và tính toán; sự phân loại; tính đúng kỳ và kịp thời; quá trình chuyển sổ và tổng hợp.Để có hệ thống kế toán vận hành hữu hiệu, đạt được các mục tiêu nêu trên thì các nhà quản lý trong doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học, hợp lý bộ máy kế toán, quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán về thực chất là phân công, bố trí lao động kế toán và những phương tiện kỹ thuật vào từng khâu công việc thích hợp. Hệ thống kế
toán trong đơn vị gồm: hệ thống CTKT; hệ thống TKKT; hệ thống SKT; và hệ thống BCKT.
Thứ nhất, hệ thống CTKT
CTKT là vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính, nó chứng minhcho nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Tổ chức hệ thống CTKT gồm các công việc: xây dựng danh mục CTKT; tổ chức lập CTKT; tổ chức kiểm tra hoàn chỉnh CTKT; tổ chức luân chuyển CTKT. Quá trình thu nhận, phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các bản CTKT là khâu đầu tiên của quy trình kế toán, đồng thời cũng là khâu có nhiều rủi ro nhất, dễ nảy sinh các sai sót và gian lận. Vì vậy, quá trình lập và luân chuyển CTKT đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế tài chính, ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, và có tính quyết định đến sự chính xác, tin cậy của số liệu, tài liệu kế toán. Để phát huy vai trò kiểm soát của hệ thống CTKT, nhà quản trị trong đơn vị cần xây dựng và áp dụng các quy định sau:
- Xây dựng danh mục CTKT đảm bảo phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. Thiết kế các mẫu CTKT cần thiết ph hợp với đặc điểm hoạt động SXKD và yêu cầu thu nhận thông tin của đơn vị, đáp ứng tối đa quá trình KSNB cần thiết ngay trên phạm vi mẫu chứng từ đó, đồng thời đảm bảo mẫu biểu được thiết kế đơn giản, rõ ràng, tránh việc hiểu không đúng về các nghiệp vụ kinh tế tài chính từ đó ảnh hưởng đến việc phân loại nghiệp vụ và ghi SKT.
- Ban hành các quy định cụ thể về trách nhiệm lập, duyệt, kiểm tra, hoàn chỉnh, và xử lý các sai sót nếu có trên CTKT đối với từng loại CTKT cho các cán bộ và phòng ban có liên quan. Các quy định này nhằm đảm bảo CTKT được lập đủ số liên, lập kịp thời khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, CTKT do đơn vị phát hành phải được đánh số liên tục, CTKT được lập đúng mẫu biểu và phản ánh đầy đủ, chính xác các yếu tố theo quy định, CTKT sau khi được lập ở các địa điểm khác nhau phải được chuyển về phòng kế toán kịp thời để kiểm tra, hoàn chỉnh phục vụ ghi SKT, các sai sót nếu có trên CTKT phải được xử lý kịp thời theo đúng cách thức và thẩm quyền không để ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin kế toán hoặc làm thất thoát các nguồn lực của đơn vị.
- Xây dựng quy trình luân chuyển CTKT đối với từng loại CTKT đảm bảo CTKT được luân chuyển kịp thời đến các cá nhân và bộ phận có liên quan thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ quản lý và ghi SKT. Trên phương
diện kiểm soát, CTKT được sử dụng và bảo quản ở các bộ phận khác nhau trong đơn vị góp phần tăng cường công tác kiểm soát chéo giữa các cá nhân, bộ phận có liên quan.
Thứ hai, hệ thống TKKT
TKKT là hình thức biểu hiện của phương pháp TKKT được sử dụng để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Hệ thống TKKT là danh mục TKKT được sử dụng trong đơn vị. Trên phương diện kiểm soát, hệ thống TKKT có tác dụng kiểm tra, giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến khi chúng được tổng hợp vào các chỉ tiêu, khoản mục tương ứng trên các BCKT. Một trong những mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB đối với BCTC là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phải được phân loại đúng đắn. Mục tiêu này phụ thuộc vào hệ thống TKKT có được xây dựng ph hợp hay không, nội dung và các quan hệ đối ứng tài khoản có được quy định rõ ràng hay không. Vì vậy, để hệ thống TKKT thực sự là một công cụ kiểm soát hữu hiệu trong hệ thống KSNB thì các nhà quản lý trong đơn vị cần phải xây dựng hệ thống TKKT đáp ứng được các yêu cầu sau:
+ Hệ thống TKKT sử dụng ở đơn vị phải đảm bảo đủ để phản ánh được tất cả các đối tượng kế toán của đơn vị đó;
+ Hệ thống TKKT được xây dựng phải ph hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán;
+ Hệ thống TKKT được xây dựng phải đảm bảo mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo nguyên tắc mở để có thể bổ sung các tài khoản mới khi phát sinh thêm các đối tượng kế toán;
+ Nội dung phản ánh trên TKKT phải được hướng dẫn cụ thể thông qua sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ.
Thứ ba, hệ thống SKT
TKKT được thể hiện qua các SKT. SKT được sử dụng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. SKT và TKKT là những bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên CTKT để xử lý thành
thông tin trên các BCKT. Trong hệ thống KSNB, hệ thống SKT có một vai trò quan trọng. Thông qua việc mở các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu,... sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý có được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, hệ thống SKT còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa CTKT và BCKT, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập lại mọi CTKT đã cung cấp số liệu lập BCKT. Hệ thống SKT đầy đủ và chi tiết sẽ giúp cho đơn vị quản lý chính xác số lượng, giá trị, và bộ phận sử dụng của từng tài sản từ đó có biện pháp sử dụng và kiểm soát hợp lý, đồng thời làm cơ sở để đối chiếu với kết quả kiểm kê thực tế. Để phát huy vai trò của hệ thống SKT trong hệ thống KSNB, khi xây dựng hệ thống SKT nhà quản lý phải tuân thủ các yêu cầu: Lựa chọn và sử dụng một hệ thống SKT thống nhất và duy nhất cho một kỳ kế toán năm, xác định số lượng SKT tổng hợp và SKT chi tiết ph hợp với hình thức kế toán đã lựa chọn; Thiết kế các mẫu SKT ph hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý; Phân công trách nhiệm ghi SKT cho từng bộ phận kế toán, từng nhân viên kế toán đảm bảo việc ghi SKT và lưu trữ SKT được thực hiện đúng quy định; Thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa SKT tổng hợp với SKT chi tiết tương ứng, đối chiếu số liệu của SKT với số liệu kiểm kê để phát hiện những hiện tượng bất thường.
Thứ tư, hệ thống BCKT
BCKT là sản phẩm cuối c ng của công tác kế toán, là kết quả của việc tổng hợp số liệu từ các SKT thành những chỉ tiêu trên BCKT. Hệ thống BCKT gồmBCTC và báo cáo quản trị. Các BCTC là BCKT bắt buộc mà m i doanh nghiệp phải lập vào những thời điểm nhất định, trên mẫu biểu thống nhất theo quy định, theo những nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận chung nhằm công khai thông tin về tình hình tài chính, tình hình kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cho các bên liên quan. Độ tin cậy của thông tin trên BCTC quyết định đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Báo cáo quản trị là BCKT không bắt buộc, được lập tùy theo yêu cầu, mục tiêu quản trị cụ thể và khả năng tổ chức kế toán quản trị của m i doanh nghiệp. Do tính linh hoạt, yêu cầu nhanh, nhạy, chi tiết của thông tin quản trị nên mẫu biểu báo cáo quản trị rất đa dạng. Trên phương diện kiểm soát, thông tin trên các BCKT nếu được lập chính xác, trung thực sẽ là một công cụ quản trị hữu hiệu, là căn cứ để thực hiện việc phân tích, soát xét tình hình SXKD, tình hình tài chính của doanh nghiệp, qua đó phát hiện
những vấn đề không hợp lý, bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời chiến lược và kế hoạch của doanh nghiệp.