4.4.3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
a. Thiết lập cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm hợp lý - Cơ cấu tổ chức .
Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc của từng bộ phận. Nên tổ chức thành lập Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật thay cho Phòng Kỹ thuật và Phòng KCS ban đầu. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật nên phân chia thành 2 tổ: tổ kế hoạch và tổ kỹ thuật.
- Tổ kế hoạch có nhiệm quả theo dõi hoạt động sản xuất, căn cứ vào các
số liệu tồn kho hàng hoá nguyên vật liệu, các đơn hàng của Phòng Kinh doanh để lập kế hoạch sản xuất và mua hàng.
- Tổ kỹ thuật phụ trách kỹ thuật máy móc dây truyền trong quá trình sản
xuất và KSC NVL nhập vào cũng như hàng hoá sản xuất ra.
* Sự phân chia trách nhiệm hợp lý .
Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng hai nguyên tắc là ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm, và sự tách biệt giữa các chức năng.
Ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm : cần phải tập trung và quy trách
nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm đễ bị xem thường và không được quan tâm đúng mức sẽ có tác động không tốt đến hoạt động của những bộ phận khác.
Đối với Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam là một doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên tương đối ít, ngoài việc quy định trách nhiệm cho trưởng bộ phận, công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao
hẳn trách nhiệm cho một cá nhân nào đó, buộc người này phải có ý thức đến công việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn toàn tốt công việc với ít gian lận và sai sót.
- Sự vận hành của một công ty là kết hợp những hoạt động, những công
việc riêng lẽ với nhau. Do đó, trong việc ủy nhiệm và phân định trách nhiệm cần bao gồm cả trách nhiệm phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân lại với nhau.
Tách biệt giữa các chức năng : quy tắc này đòi hỏi công ty phải giao những phần việc khác nhau cho những cá nhân hoặc bộ phận riêng biệt vì những phần việc này nếu để cho c ng một cá nhân hoặc một bộ phận đảm nhân sẽ dễ xảy ra khả năng phát sinh sai sót hoặc gian lận:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng hạch toán các nghiệp vụ liên
quan. Ví dụ: thủ quỹ không thể là người hạch toán các nghiệp vụ chi tiền.
- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ liên
quan đến tài sản.
- Chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ và chức năng hạch toán các nghiệp
vụ. Ví dụ, một nhân viên không được phép vừa tìm kiếm nhà cung cấp và vừa phê chuẩn đơn đặt hàng gởi tới nhà cung cấp.
Nói cách khác, tách biệt các chức năng có nghĩa là không nên giao cho c ng một người hoặc c ng một bộ phận phụ trách một nghiệp vụ qua tất cả khâu. Hiện tại Công ty TNHH Điện Stanley Việt Namcòn có sự kiêm nhiệm có khả năng gây thất thoát tài sản, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Nhưng là một công ty nhỏ, sự kiêm nhiệm là một điều không tránh khỏi để tiết kiệm chi phí. Để hạn chế tác động tiêu cực của sự kiêm nhiệm.
- Hạn chế quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của Phó Giám đốc Tài chính. Chỉ cho nhân viên quyền đọc thông tin trên cơ sở dữ liệu. Khi phát hiện sai sót trên phần mềm kế toán cần phải chỉnh sửa thì phải giải trình rõ lý do và được sự chấp thuận của Kế toán trường, Phó Giám đốc tài chính mới được chỉnh sửa.
- Hạn chế việc cập nhật khoản trả tiền từ nhà cung cấp của kế toán nợ phải trả kiêm thủ quỹ.
b) Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên.
Bộ phận nhân sự trong công ty cần góp phần đào tạo những nhân viên có năng lực, giảm nguy cơ phát sinh các sai sót và gia tăng mức độ hiệu quả của các
nghiệp vụ thực hiện. Công ty cần ban hành chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ như h trợ kinh phí, thời gian học tập, khen thưởng cho những người có thành tích học tập tốt.
Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần được tổ chức vào thời gian linh hoạt để mọi nhân viên có liên quan đều có thể tham dự. Trong trường hợp việc huấn luyện do tổ chức bên ngoài thực hiện, cần thiết phải có sự tham gia của người chịu trách nhiệm chính. Người này có trách nhiệm huấn luyện lại cho các nhân viên có liên quan vào thời điểm thích hợp. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí do không phải kéo dài thời gian học tập.
Định kỳ luân phiên công việc giữa các thành viên trong bộ phận và giữa những bộ phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị ngưng trệ khi nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất.
Ngoài phúc lợi cho nhân viên, công ty cần quan tâm đến phúc lợi cho người nhà của nhân viên. Ví dụ công ty có chính sách trợ cấp và h trợ ngày phép cho nhân viên khi thân nhân (cha, mẹ, con, vợ, chồng) của họ bị đau ốm, hoặc tổ chức du lịch dã ngoại hàng năm cho nhân viên và thân nhân, …Có như vậy nhân viên sẽ an tâm làm việc và năng suất công việc được tăng cao.
c)Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Theo khảo sát, cấp quản lý của Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam có quan tâm đến kiểm soát nội bộ. Chính điều này ảnh hưởng đến tất cả các nhân viên, buộc họ không được lơ là với những nguyên tắc và thủ tục do công ty đặt ra. Tuy nhiên, để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên các thông tin kinh tế xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các văn bản pháp quy mới của nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động của công ty, hoặc tham dự các khóa đào tạo về KSNB.
* Thiết lập môi trƣờng văn hóa của công ty.
Văn hóa công ty là một hệ thống các chuẩn mực và giá trị được hình thành, gắn với quá trình thành lập và hoạt động của công ty. Với tư cách là những chuẩn mực, văn hóa công ty làm những tiêu chuẩn điều tiết các hoạt động của từng thành viên trong công ty, góp phần hình thành ý thức chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, tăng cường niềm tin vào các giá trị đạo đức. Các cấp quản lý cần
thực hiện tiết kiệm, khen thưởng các nhân viên tiết kiệm tài nguyên công ty nhưng vẫn đạt được hiểu quả và chất lượng.
* Dự kiến và phòng chống một vài rủi ro.
Công ty phải nghiêm túc thực hiện an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy. Các đợt tập dượt phòng cháy chữa cháy không được báo trước cho nhân viên. Đồng thời tính toán thời gian thực hiện của tất cả các nhân viên, xử phạt những nhân viên lề mề để buộc tất cả các thành viên trong công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh.
Công ty nên thực hiện biện pháp chia s rủi ro như mua bảo hiểm cho nhà máy.
Hiện nay, công tác quản lý của Công ty được sử dụng trên máy tính bằng các phần mềm tin học, tổng hợp và lưu trữ toàn bộ dữ liệu thông tin khách hàng, sản phẩm, giá cả, quy trình sản xuất của Công. Do đó công ty cần phải xây dựng các biện pháp ngăn ngừa virust phá hỏng dữ liệu hay lấy cắp dữ liệu.
4.4.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
a. Chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng, nhận hàng và thanh toán nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ của chu trình m a hàng – thanh toán, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, Công ty TNHH Điện Stanley Việt Namcần thực hiện một số biện pháp hoàn thiện như sau:
* Lập đơn đặt hàng.
- Ban hành chính sách tất cả các đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải có
phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua hàng vượt quá hoặc thiếu hụt so với nhu cầu. Ví dụ đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu, bao bì đóng gói phục vụ cho sản xuất phải có yêu cầu từ bộ phận sản xuất thay vì bộ phận này gởi nguyên lịch sản xuất như hiện tại.
- Trong đó, số phiếu yêu cầu được qui định cách đánh số: <2 ký hiệu đầu
của bộ phận><ngày thánh năm><số thứ tự>
- Trên đơn đặt hàng có tham chiếu số phiếu yêu cầu mua hàng và ngày
nhận phiếu yêu cầu.
- Lập dự toán ngân sách năm cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng mua
* Lựa chọn nhà cung cấp
- Lập danh sách những nhà cung cấp uy tín, có chất lượng đảm bảo dựa vào
báo cáo của bộ phận kiểm tra chất lượng và dữ liệu hàng bị trả lại trong hệ thống.
- Qui định mức giá trị tối thiểu của đơn đặt hàng phải cần đính kèm bảng
báo giá ít nhất từ 3 nhà cung cấp.
- Định kỳ đánh giá lại việc giao hàng của nhà cung cấp về số lượng, chấp
lượng, thời gian giao hàng để cập nhập danh sách nhà cung cấp uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau đó.
- Việc mua hàng phải được mua từ ít nhất 2 nhà cung cấp để tránh sự lệ
thuộc vào một nhà cung cấp nào đó.
* Nhận hàng:
Công ty TNHH Điện stanley Việt Nam Dương Xá – Gia Lâm – Hà Nội
BẢNG KÊ ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: …..
Đơn đặt hàng Nhà cung cấp
STT Mã Hàng Tên hàng Ngày dự kiến nhận hàng Al001 Công ty TNHH ABC 1 2 …. PE002 Công ty TNHH XYZ 1 … Người lập Ngày lập
- Bộ phận mua hàng chỉ gởi bảng kê các đơn đặt hàng với thông tin
chi tiết mặt hàng và ngày nhân hàng thay vì gởi đơn đặt hàng cho bộ phận này. Như vậy, bộ phận nhận hàng sẽ không biết trước được số lượng nhận cho m i đơn hàng là bao nhiêu. Bảng kê được đánh số liên tục.Trên đây là mẫu bảng kê đơn đặt hàng kiến nghị.
- Sửa đổi lại chu trình mua và nhận hàng.
Hàng Hàng +
Phiếu nhập kho
Bảng kê đặt hàng
Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho
Đơn đặt hàng
Hóa đơn Phiếu nhập kho
Sơ đồ 4.4. Quá trình mua hàng (Đề xuất)
Theo cách này, có 4 bộ phận liên quan đến việc mua và nhận hàng nhưng độc lập với nhau. Trong đó, phòng kế toán có tất cả những chứng từ mua hàng nhưng không tiếp cận với tài sản nên không thể hưởng lợi từ việc chỉnh sửa chứng từ để che dấu gian lận. Bộ phận nhận hàng được tiếp cận với tài sản nhưng không biết được số lượng hàng được mua vào trước đó.
- Việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận phải ký nhận vào sổ giao chứng từ và ghi rõ ngày giờ giao để chứng từ được giao kịp thời và tránh tình trạng thất lạc chứng từ.
- Bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập kho lên bảng kê hàng đặt mua.
- Trên phiếu nhập kho do bộ phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hóa đơn người bán và gởi toàn bộ chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập kho) sang bộ phận kho.
- Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng thực nhận vào kho với phiếu nhập kho trước khi kí nhận lên phiếu nhập kho và cho bộ phận kế toán. Thủ kho Bộ phận nhận hàng Người bán Bộ phận nhận hàng Bộ phận kế toán
* Ghi nhận công nợ và thanh toán với ngƣời bán
- Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, phiếu nhập kho với số lượng hàng
nhập kho được ghi nhận trong hệ thống trước khi cập nhật công nợ phải trả người bán.
- Tách biệt chức năng lập phiếu chi và chi tiền (thủ quỹ). Phân công việc
lập phiếu chi cho kế toán giao dịch ngân hàng để tiết kiệm chi phí.
- Việc lập phiếu chi phải có phiếu yêu cầu thanh toán từ bộ phận mua
hàng và các bộ phận có sử dụng dịch vụ mua ngoài.
- Qui định số tiền tối thiểu trên phiếu chi cần phải có sự phê duyệt của
phó giám đốc tài chính.
- Qui định số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà
cung cấp hàng tháng.
b. Chu trình sản xuất.
Mặc d qui trình sản xuất phần lớn là tự động hóa nhưng khi đó lại phụ thuộc vào máy móc và thao tác của người vận hành. Do đó, ngoài hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ, qui trình sản xuất cũng còn gặp phải một số hạn chế cần phải được khắc phục để nâng cao hiệu quả của nó cụ thể:
Trang bị thiết bị lưu điện cho hệ thống điều khiển ở xưởng sản xuất cũng như ở văn phòng. Có như vậy khi có sự cố mất điện đột ngột, các dữ liệu máy tính vẫn được truyền, xử lý và lưu trong máy tính trước khi nguồn điện bị cắt.
- Ban hành chính sách luân phiên và chia giờ giải lao cho nhân viên xưởng. Điều này giúp hạn chế xả ra sai sót do sự mệt mỏi gây ra như nhập liệu sai các thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng.
c. Chu trình bán hàng – thu tiền
Quy trình và các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tương đối chặt. Tuy nhiên cần một số thủ tục xin kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát.
* Lập lệnh bán hàng
- Công ty nên ban hành bảng giá bán thống nhất và có sự cập nhập lại
định kỳ. Tận dụng chức năng kiểm soát trên giá bán cho từng lệnh bán hàng của phần mềm kế toán bán hàng để chỉ cho nhân viên bán hàng thay đổi giá trong biên độ giao động cho phép. Như vậy, một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau t y vào khách hàng nhưng sẽ không sảy ra tình trạng thông đồng giữa nhân
viên bán hàng với khách hàng.
- Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng
cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng, ngoài hạn mức tín dụng, còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng.
- Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản
xuất và nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý.
* Theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng.
- Trong điều kiện sử dụng máy tính hiện nay, công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng mà sẽ bị ngừng giao dịch. Trường hợp khi cần phải giao dịch vơi khách hàng này cần phải có sự phê chuẩn của giám đốc bán hàng và chuyển sang khoản thanh toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn.
- Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho khánh hàng nợ quá lâu, làm ảnh hưởng đến hiểu quả kinh doanh.
* Phần thu tiền
- Tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt và vừa khuyến khính tăng doanh số.
- Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày. Nhân viên kế toán tổng