B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.4.3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là cơng việc mang tính chất pháp lý cao, đòi hỏi chuyên viên phải vận dụng lý luận, phương pháp kỹ năng cần thiết để xây dựng một văn bản hoàn chỉnh về cả thể thức lẫn nội dung. Tuy nhiên, để đạt được điều đó thì khơng thể làm trong một thời gian ngắn, nó địi hỏi sự tận tâm với nghề của cán bộ chuyên viên
thực hiện. Hiện nay, việc soạn thảo văn bản của Bộ đã thực hiện tương đối tốt, đúng theo quy định trong Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Kỹ thuật trình bày một số thành phần thể thức bắt buộc được Bộ thực hiện tương đối tốt, cụ thể:
Đối với tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu tiêu ngữ được trình bày như sau:
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đối với số, ký hiệu văn bản và trích yếu nội dung cơng văn được trình bày như sau:
Số: 378/LĐTBXH-BHXH V/v chế độ tử tuất đối với thân nhân
ông Nguyễn Quốc Trị
Đối với văn bản có tên loại được trình bày như sau:
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Tuy nhiên, trong q trình soạn thảo, có thể vì lý do thời gian và cơng việc quá nhiều mà người soạn thảo văn bản đã không để ý đến kỹ thuật soạn thảo mà chỉ hướng tới nội dung, mục đích của văn bản nên đơi khi cịn mắc một số lỗi nhỏ về thể thức như:
Đối với tên cơ quan nhận văn bản của cơng văn: Kính gửi: - Cục Bảo trợ Xã hội
- Trung tâm Thông tin
(Phụ lục 06)
Theo quy định, nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở
lên thì xuống dịng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dịng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Phải sửa lại như sau:
Kính gửi:
- Cục Bảo trợ Xã hội; - Trung tâm Thông tin.
Phần Nơi nhận, sau từ Lưu khơng có dấu hai chấm: Lưu VT, Vụ KHTC.
(Phụ lục 06)
Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, phần Nơi nhận thì riêng dịng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Phải sửa lại như sau: Lưu: VT, Vụ KHTC.
Đối với phần “Nơi nhận” của văn bản thì trình bày như sau:
Nơi nhận: - Như trên; - Lãnh đạo Bộ (để b/c); - Lưu: VT, HTQT. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Phụ lục 07)
Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm
phẩy. Phải sửa lại như sau: Nơi nhận: - Như trên; - Lãnh đạo Bộ (để b/c); - Lưu: VT, HTQT. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
Phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Hà Nội, ngày 6 tháng 7 năm 2012 (Phụ lục 08)
Theo quy định, việc ghi ngày tháng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Phải sửa lại như sau:
Hà Nội, ngày 06 tháng 7 năm 2012
Phần Nội dung văn bản thì trang trước và trang sau chưa thống nhất về cỡ chữ. (Phụ lục 08)
Tuy nhiên, về ký hiệu viết tắt tên cơ quan thì Bộ vẫn chưa thống nhất chung, có văn bản thì ghi là: Số: 858/QĐ-LĐTBXH; có văn bản lại ghi như sau: Số: 838/QĐ-BLĐTBXH (Phụ lục 09)