B. PHẦN NỘI DUNG
3.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng
Con người luôn là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của cơ quan, đơn vị. Khi biết cách khai thác sử dụng một cách có hiệu quả về thể lực cũng như trí tuệ con người thì sẽ có thể thành công trên mọi lĩnh vực. Tất cả các hoạt động của Bộ đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư cũng cần sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo Bộ về mọi mặt như: điều kiện làm việc, tích cực đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư.
Việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư đảm bảo đủ về số lượng, đạt yêu cầu về chất lượng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan.
Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm công tác liên quan đến công tác văn thư, hàng năm cấp Lãnh đạo cần tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư. Đây là khâu then chốt góp phần quan trọng vừa để chuẩn hóa công chức, viên chức theo tiêu chuẩn
ngạch, bậc quy định vừa đáp ứng nhiệm vụ được giao nhằm đưa công tác văn thư của Bộ đi vào nề nếp. Không những thế, việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn đã góp phần không nhỏ trong việc cập nhật kiến thức, các quy định mới của nhà nước và kết quả nghiên cứu cũng như kinh nghiệm từ thực tiễn mà các giảng viên mang lại.
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công việc mang tính khoa học và kỹ thuật cao. Những cán bộ làm công việc liên quan đến công tác văn thư nói chung và những cán bộ chuyên trách công tác văn thư nói riêng tùy theo yêu cầu cụ thể, phải được đào tạo ở những mức độ khác nhau. Các hình thức tổ chức đào tạo từ Trung cấp, Cao đẳng, Đại học đến những lớp triển khai các văn bản quy phạm pháp luật cần phải phù hợp với từng cấp bậc, trình độ.
Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư. Thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo thêm, cử đi đào tạo ở nước ngoài, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài, từ các cơ quan, tổ chức khác về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử cán bộ đi tập huấn bên ngoài vừa nâng cao trình độ cho bản thân, vừa mang kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác của cơ quan mình.
Đầu tư thêm kinh phí để mời các chuyên gia hoặc mở các lớp tập huấn ngắn hạn hướng dẫn về công tác lập hồ sơ. Bên cạnh đó, cấp Lãnh đạo cần ban hành văn bản quy định cụ thể hóa trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ làm công tác văn thư, từ đó làm căn cứ để đánh giá, khen thưởng, kỷ luật.
Cấp Lãnh đạo cần có kế hoạch tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự sao cho phù hợp với trình độ của cán bộ và với công việc của cơ quan. Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng theo nhu cầu công việc. Đối với nhân viên Văn thư thì phải tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – lưu trữ; nhân viên Hành chính thì tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng.
Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cấp lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan về trình độ chuyên môn và mức độ am hiểu về công nghệ thông tin. Tổ chức hội nghị triển khai các quan điểm chủ trương về ứng dụng công nghệ thông tin; tăng cường kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cho Lãnh
đạo và đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên.
Tập huấn nghiệp vụ về văn thư, bước đầu hướng dẫn việc quản lý, chuyển giao văn bản điện tử trên môi trường mạng, áp dụng chữ ký số và triển khai thực hiện tài liệu điện tử.
Bên cạnh đó, cán bộ, công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng và phẩm chất cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư.
Cấp Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của cán bộ, trong công việc thì cần chỉ đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo không khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu.
Nghiên cứu đề xuất các chế độ đãi ngộ như phụ cấp cho cán bộ văn thư chuyên trách chịu trách nhiệm về quản lý con dấu, chính sách cho cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị, khen thưởng kịp thời những cán bộ hoàn thành tốt công việc được giao.
Xây dựng cho cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải tạo thời gian, cơ hội cho các nhân viên; ngoài công việc thì cần tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các buổi giao lưu về nghiệp vụ với các đơn vị thuộc Bộ.
Khi có cán bộ, nhân viên trong phòng đến thời gian nghỉ chế độ thai sản hoặc chuyển công tác, thì Trưởng phòng Hành chính cần đề xuất với lãnh đạo Bộ tuyển dụng nhân sự làm hợp đồng thay thế vào vị trí đó, nhằm đảm bảo đủ về mặt số lượng và chất lượng để việc thực hiện, giải quyết công việc được đảm bảo kịp thời và hiệu quả.