B. PHẦN NỘI DUNG
3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
Trong giai đoạn hiện nay, công tác văn thư ngày càng thể hiện vai trị quan trọng của mình đối với hoạt động chung của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư sẽ tạo ra một sự cải biến trong phương thức hoạt động đối với các khâu nghiệp vụ của công tác này. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin sẽ đáp ứng nhanh chóng, chính xác những yêu cầu của hoạt động quản lý và góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Lãnh đạo Bộ cần tăng cường ứng
dụng công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ sau:
Trong soạn thảo và ban hành văn bản: Bộ cần xây dựng một chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính với việc mẫu hóa các loại văn bản. Trên cơ sở các quy định của văn bản quy phạm pháp luật quy định về các mẫu văn bản cần cụ thể hóa thành các mẫu văn bản của cơ quan mình. Cài đặt các mẫu văn bản trên một chương trình soạn thảo văn bản dùng chung, đảm bảo chuẩn hóa các yếu tố thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày. Việc này giúp cho cán bộ soạn thảo có nhiều thuận lợi khi tiến hành soạn thảo như: tiết kiệm được thời gian, tập trung vào việc soạn thảo nội dung chính của văn bản; trong q trình soạn thảo có thể thay đổi, sửa chữa ngơn ngữ, văn phong dễ dàng mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ của văn bản. Đồng thời, việc chuẩn hóa các mẫu văn bản cũng góp phần nâng cao chất lượng của văn bản, tạo sự thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày và tăng hiệu lực pháp lý của các văn bản do Bộ ban hành.
Trong việc quản lý văn bản: hiện nay, việc quản lý văn bản của Bộ vẫn thực hiện theo hai hình thức là quản lý bằng phần mềm và quản lý theo cách truyền thống là bằng các mẫu sổ. Văn bản mật đến vẫn đăng ký vào sổ riêng, chưa được quản lý hồn tồn bằng phần mềm. Vì vậy, cấp Lãnh đạo cần có chương trình, kế hoạch cụ thể và phối hợp với Trung tâm Thông tin của Bộ lên kế hoạch để nâng cấp phần mềm quản lý văn bản một cách hoàn thiện hơn.
Tăng cường cải tạo, nâng cấp hệ thống mạng LAN (mạng nội bộ) trong tồn cơ quan để các cán bộ nhanh chóng cập nhật những văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên cũng như các văn bản quản lý của Bộ. Mạng LAN nối các máy tính với nhau và cho phép người sử dụng liên lạc với nhau, chia sẻ thông tin và chia sẻ tài nguyên. Điều này sẽ giúp cho công việc được giải quyết đúng tiến độ, khoa học và mang lại hiệu quả cao. Mạng LAN là một nhân tố thiết yếu để thực hiện liên kết các đơn vị, bộ phận của cơ quan và ngày càng có tầm quan trọng chiến lược. Việc cải tạo, nâng cấp hệ thống mạng LAN là cơ sở, điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư.
Cần triển khai việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào các quy trình của cơng tác văn thư: Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quy
trình quản lý văn bản đi – đến; quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan. Việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý cơng việc hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm sốt được q trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan; giúp cho cơ quan có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai sót trong cơng việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ, công chức, nhân viên nâng lên rõ rệt; khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện cơng việc. Qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư.
Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử M-Office trong công tác văn thư. Việc ứng dụng phần mềm giúp tăng cường khả năng của người quản lý bằng cách giao việc và thu hồi các ý kiến xử lý công việc qua mạng. Phần mềm giúp người quản lý bất cứ lúc nào cũng có thể biết chính xác tiến độ xử lý cơng việc và kiểm sốt được trách nhiệm của mỗi người, giúp liên kết nhiều người cùng tham gia vào một công việc. Ứng dụng phần mềm M-Office sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ cơng tác cải cách hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết cơng việc, mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, trong cơng tác văn thư thì tiết kiệm được một số lượng đáng kể giấy tờ, văn phịng phẩm, từng bước thay đổi thói quen từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Lãnh đạo cần có dự án, kế hoạch triển khai về việc thực hiện số hóa tài liệu, ứng dụng chữ ký số, con dấu điện tử trong thời gian gần nhất.