B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.8. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của công tác văn thư và là khâu tiền đề của công tác lưu trữ. Lập hồ sơ được thực hiện tốt và khoa học ở bộ phận văn thư sẽ có tác dụng nâng cao năng suất cơng tác, quản lý tài liệu được chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan và trong việc tra cứu, sử dụng văn bản sau này.
Qua khảo sát thực tế, công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Bộ LĐTB&XH chưa được thực hiện tốt, chưa được thực sự quan tâm và còn hạn chế.
Đối với các đơn vị, phòng, ban:
Các hồ sơ, tài liệu của các đơn vị nộp vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, các tài liệu từ các đơn vị gửi xuống Lưu trữ chưa được sắp xếp theo đúng nguyên tắc và giao nộp không đúng thời gian quy định. Chất lượng hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan còn chưa đảm bảo yêu cầu, nhiều tài liệu chưa được lập hồ sơ hồn chỉnh khi nộp lưu. Tình trạng lập hồ sơ như vậy không chỉ dẫn đến tài liệu dễ bị thất lạc, mất mát mà mỗi khi đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, cán bộ Lưu trữ phải chỉnh lý tài liệu vất vả và khó khăn hơn.
Đối với cán bộ văn thư cơ quan:
Tại Văn thư Bộ thì các tập văn bản lưu đã được cán bộ văn thư thực hiện khá tốt, cịn các tài liệu, hồ sơ cơng việc thì chưa được thực hiện nghiêm túc.
Vì văn bản do Bộ ban hành được đánh số cho từng tên loại văn bản nên Văn thư Bộ thường xếp các tập lưu văn bản theo tên loại văn bản và sắp xếp theo số văn bản, văn bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau. Cụ thể như sau:
Tên loại văn bản + Tác giả + Thời gian Ví dụ: Cơng văn của Bộ tháng 8/2015
Mặc dù cán bộ văn thư đã tiến hành lập hồ sơ nhưng chất lượng hồ sơ chưa cao, nộp vào Lưu trữ cơ quan không đúng thời hạn quy định vì hồ sơ cịn thiếu văn bản do các đơn vị, phòng ban mượn bản lưu. Khi sắp xếp văn bản trong hồ sơ, cán bộ văn thư không đánh số tờ cho văn bản để cố định trật tự, vị trí của các văn bản.
quan trọng của cơng tác lập hồ sơ, và xem đó là nhiệm vụ của cán bộ văn thưnên việc lập hồ sơ chưa được thực sự chú trọng.
Cán bộ văn thư mỗi người được giao một nhiệm vụ riêng biệt khi thực hiện công việc nên thời gian để tiến hành việc lập hồ sơ còn hạn chế.
Bộ LĐTB&XH chưa xây dựng bản Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm của Bộ, dẫn tới việc lập hồ sơ tại các đơn vị cịn gặp nhiều khó khăn, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác lưu trữ của Bộ.
Do đó, cấp Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác lập hồ sơ, sớm tham mưu cho Lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản quy định cụ thể trách nhiệm của văn thư cơ quan và văn thư tại các đơn vị đối với công tác lập hồ sơ để công tác lập hồ sơ được đi vào nề nếp và đúng với quy định, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ được thực hiện tốt và phục vụ cho cơng tác tra tìm tài liệu sau này.