B. PHẦN NỘI DUNG
3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư
Công tác Văn thư tại Bộ LĐTB&XH đã đạt được những kết quả khích lệ, cần phát huy những ưu điểm đó, bên cạnh đó cịn gặp phải những khó khăn. Để khắc phục những hạn chế, khó khăn đó, nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước và hội nhập quốc tế, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau:
3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư thư
Để công tác văn thư đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài thì rất cần sự thay đổi nhận thức của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan, đặc biệt là cấp lãnh đạo. Cấp lãnh đạo cần được trang bị đầy đủ kiến thức về công tác văn thư. Muốn cơng tác văn thư đạt chất lượng thì vai trị quản lý rất quan trọng, việc định hướng, chỉ đạo phải đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao. Lãnh đạo Văn phòng cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm của các cơ quan khác để tham mưu cho Lãnh đạo Bộ vận dụng trong cơ quan.
Để mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí của cơng tác văn thư, các cấp Lãnh đạo cần phải tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, tọa đàm về hoạt động quản lý công tác văn thư. Từ đó, cần có một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của cơ quan về công tác văn thư, phát huy trách nhiệm của cấp lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư.
Cấp Lãnh đạo thường xuyên cập nhật những văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác văn thư.
Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về cơng tác văn thư cịn có hiệu lực của các cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để tuyên truyền, phổ biến rộng rãi các văn bản pháp luật về công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan như: Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư;
Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công tác liên quan đến nhiều đối tượng, không chỉ riêng cán bộ, đơn vị soạn thảo văn bản mà liên quan đến lãnh đạo, đến các đơn vị, bộ phận khác, tồn bộ cán bộ, cơng chức, nhân viên trong cơ quan. Vì vậy, cần mở rộng đối tượng để thông tin, tuyên truyền về công tác soạn thảo văn bản, khơng nên bó hẹp trong số cán bộ văn thư chuyên trách, văn thư kiêm nhiệm hay Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng phụ trách công tác văn thư mà phổ biến đến tồn thể cán bộ, cơng chức trong cơ quan Bộ.
Việc phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của cơng tác văn thư và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của cơ quan.
Tăng cường xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi – đến và văn bản mật; quản lý và sử dụng con dấu.
Xây dựng văn bản quy định về tổ chức quản lý công tác văn thư tới các phòng ban, đơn vị thuộc Bộ: quy định rõ trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, các cán
bộ chuyên môn hoặc kiêm nhiệm đối với công tác văn thư; quy định về khen thưởng và kỷ luật việc thực hiện công tác văn thư.
Ban hành những quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, trong đó xác định rõ trách nhiệm của văn thư cơ quan và văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị cũng như quy định thời hạn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cho từng loại văn bản.
Văn phòng Bộ cần tham mưu cho Lãnh đạo trong việc ban hành Danh mục hồ sơ cho cơ quan. Đây là bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong một năm. Bản Danh mục hồ sơ này sẽ giúp cho các cán bộ lập hồ sơ chun mơn của đơn vị mình một cách đầy đủ, chính xác; nêu cao tinh thần trách nhiệm của từng cán bộ trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời giúp cho các cấp Lãnh đạo của Bộ nắm được đầy đủ tồn bộ cơng việc của cơ quan cũng như của từng đơn vị, cá nhân.
Cấp Lãnh đạo có kế hoạch tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác văn thư và phổ biến tới toàn bộ cán bộ, cơng chức, nhân viên trong tồn cơ quan. Đặc biệt là văn thư cơ quan và văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị, khuyến khích các đề tài nghiên cứu khoa học về công tác văn thư nhằm hồn thiện cơng tác văn thư trong cơ quan.