B. PHẦN NỘI DUNG
3.6. Nhóm giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá
Kiểm tra, đánh giá là công việc không thể thiếu đối với cơ quan, tổ chức, trong đó có cơng tác văn thư.
Để công tác văn thư của Bộ đi vào nề nếp, nghiêm túc thì lãnh đạo Bộ cần xây dựng những biện pháp kiểm tra công tác văn thư một cách cụ thể. Quan tâm hơn nữa đến công tác tổng kết thực tế của công tác văn thư.
Cấp Lãnh đạo cần ban hành văn bản quy định nội dung và các hình thức kiểm tra, đánh giá công tác văn thư. Tăng cường kế hoạch kiểm tra định kỳ về công tác văn thư, kiểm tra định kỳ theo tháng hoặc theo q; bên cạnh đó đơi khi
cần tiến hành kiểm tra đột xuất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi – đến, số lượng văn bản ban hành và tiếp nhận văn bản đến trong ngày. Từ đó, kịp thời phát hiện những thiếu sót về chun mơn để đề ra các biện pháp khắc phục nhằm từng bước nâng cao chất lượng của công tác văn thư.
Văn thư cơ quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản chặt chẽ hơn, cương quyết khơng đóng dấu đối với những văn bản đi không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Cơng tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện quy định pháp luật về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ và tại các đơn vị cần phải được tiến hành thường xuyên hơn. Có kế hoạch tổ chức kiểm tra công tác văn thư tại các đơn vị là một năm một lần.
Tăng cường tổng kết công tác văn thư, thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư và yêu cầu mỗi cán bộ, công chức, viên chức tự báo cáo, đánh giá về những kết quả mà mình đã đạt được. Hàng năm cần phải tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư. Hiện nay, công tác báo cáo văn thư tại Bộ chỉ tiến hành báo cáo theo năm. Do đó, cần tăng cường cơng tác báo cáo theo định kỳ, có thể là theo quý để nắm bắt được tình hình thực hiện cơng việc một cách kịp thời.
Giao cho từng bộ phận chuyên môn, từng cán bộ công chức chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình. Từ đó, thực hiện giám sát việc lập hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc đơn vị quản lý.
Sau mỗi đợt kiểm tra, lãnh đạo Bộ cần đưa ra những đánh giá, xếp loại giữa các đơn vị, cá nhân và có hình thức khen thưởng đối với đơn vị, cá nhân thực hiện tốt cơng việc; có hình thức phê bình, nhắc nhở đối với các đơn vị, cá nhân thực hiện chưa đạt yêu cầu và bình xét vào thi đua khen thưởng.
Trên đây là một vài giải pháp tơi đưa ra nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý cơng tác văn thư tại Văn phịng Bộ LĐTB&XH. Hy vọng với những đóng góp của tơi, cơng tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bộ sẽ ngày một hoàn thiện hơn, đáp ứng được mọi yêu cầu về cải cách hành chính tại các cơ quan hành chính nhà nước mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.