B. PHẦN NỘI DUNG
2.2.7.2.Sử dụng con dấu
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.7.2.Sử dụng con dấu
Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản. Tuy nhiên, đơi khi vì khối lượng công việc nhiều nên cán bộ văn thư không kiểm tra được kỹ về thể thức và kỹ thuật trình bày, hoặc do tâm lý ngại và nể nên cán bộ văn thư không yêu cầu cán bộ chuyên môn soạn thảo lại văn bản trong trường hợp văn bản bị sai về thể thức (sai định dạng lề văn bản, cỡ chữ,…) nên cán bộ văn thư vẫn đóng dấu vào văn bản.
Chỉ nhân viên văn thư mới được phép đóng dấu. Khi nhân viên văn thư vắng mặt thì bàn giao con dấu cho Trưởng phịng tạm thời quản lý.
Khơng xảy ra tình trạng đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ khi chưa có chữ ký của lãnh đạo, cấp có thẩm quyền hoặc văn bản chưa có nội dung.
Con dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tay trái, dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định
Đối với các phụ lục kèm theo: dấu được đóng lên trang đầu,trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục về phía góc trái của văn bản.
Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản, cán bộ Văn thư đã thực hiện theo quy định, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Bộ LĐTB&XH được thực hiện khá tốt theoQuy chế Văn thư và lưu trữ của Bộ, đảm bảo an toàn và được quản lý chặt chẽ. Một số loại dấu được bảo quản tại Văn thư như sau: dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh, dấu “Đến”, dấu chỉ các mức độ,… Con dấu được treo trên giá sắt vào bảo quản trong két sắt.