B. PHẦN NỘI DUNG
2.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư
2.3.1. Ưu điểm
Bộ LĐTB&XH là cơ quan của Chính phủ, nhận thấy được vai trị của cơng tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, Bộ đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư từ mặt nhân sự đến trang thiết bị phục vụ ngày càng hồn thiện.
Cơng tác văn thư là đầu mối thông tin không thể thiếu được trong hoạt động của Bộ. Chính vì vậy, cơng tác văn thư của Bộ trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện. Việc giải quyết các văn bản, giấy tờ được nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả, đúng với quy định của Nhà nước, của cơ quan về công tác văn thư.
Mơ hình văn thư khá ổn định, Bộ là cơ quan có cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ công tác tương đối lớn, số lượng văn bản ban hành hàng năm là tương đối nhiều. Các đơn vị, phòng ban khi ban hành văn bản đều phải qua văn thư cơ quan, do đó văn thư cơ quan kiểm tra được chặt chẽ hơn công tác ban hành văn bản của Bộ.
Số lượng cán bộ văn thư chính thực hiện công tác văn thư đến thời điểm hiện tại là 02 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ có thâm niên 10 năm cơng tác tại Bộ, có 01 cán bộ từ bộ phận khác sang hỗ trợ; cán bộ, nhân viên nhanh nhẹn và làm việc cẩn thận. Hàng ngày văn thư phải giải quyết văn bản đến với số lượng nhiều, nhưng với nhiều năm kinh nghiệm làm việc mà cán bộ văn thư đã thực hiện tốt trách nhiệm của mình, xử lý văn bản nhanh chóng, cơng việc khơng bị tồn đọng. Có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư của cơ quan, có thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện với mọi người trong cơ quan khi trao đổi, giao dịch công việc.
Về cơ bản, việc soạn thảo văn bản đã thực hiện đúng thủ tục, đúng quy trình, có đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc của một văn bản, trình bày tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước và được tiến hành khá chặt chẽ, đúng thẩm quyền ký ban hành. Việc ban hành văn bản đã được thực hiện nhanh chóng, đúng thời gian ban hành kể từ khi ký ban hành văn bản.Văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành đều căn cứ vào những chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, do vậy, các văn bản ban hành luôn phù hợp với pháp luật.
các bước quy định tại Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ, đều được tập trung tại văn thư nên tình trạng văn bản bị mất, thất lạc ít khi xảy ra và tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý.
Quản lý và giải quyết văn bản đến đều tập trung tại văn thư, được thực hiện tốt, xử lý nhanh chóng, đảm bảo việc chuyển giao văn bản kịp thời. Các văn bản mật được đăng ký vào Sổ đăng ký riêng được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an tồn tuyệt đối về bí mật nội dung văn bản. Văn bản khẩn, hỏa tốc đều được giải quyết trước.
Cung cấp đầy đủ các loại sổ dùng để quản lý văn bản riêng biệt, điều đó tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu, văn bản khi cần thiết.
Hoạt động quản lý và sử dụng con dấu đã thực hiện nghiêm túc, quản lý chặt chẽ theo quy định của nhà nước và quy chế văn thư – lưu trữ của Bộ. Con dấu được bảo quản chặt chẽ trong két sắt, đặt trong ngăn tủ, đảm bảo tính an tồn cao và được đặt tại trụ sở cơ quan.
Cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy scan, máy Fax,….., góp phần nâng cao chất lượng thực hiện công việc, đạt hiệu quả cao, nhờ có các cơ sở vật chất, trang thiết bị mà nhân sự làm công tác văn thư mới thực hiện được hết cơng việc của mình.
Phịng làm việc được bố trí một cách khá khoa học, có ngăn cách giữa không gian làm việc bên trong của nhân viên văn thư với khơng gian bên ngồi tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu, giữ bí mật các thông tin quan trọng, tránh tình trạng thất thốt, mất mát tài liệu. Bàn làm việc của nhân viên cũng được bố trí khá là hợp lý: nhân viên chuyên đóng dấu và nhân viên chuyên tiếp nhận văn bản đến ngồi gần ngoài chỗ bàn ngăn cách, tạo điều kiện cho việc đóng dấu văn bản, tra cứu văn bản khi có yêu cầu, ghi số văn bản và tiếp nhận văn bản đến.
Văn phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ công nghệ thông tin vào việc giải quyết văn bản là sử dụng phần mềm eMolisa – Phần mềm quản lý văn bản. Do đó, việc quản lý văn bản được thực hiện nhanh chóng, ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Đồng thời, việc quản lý văn bản trên máy tính giúp cho việc tra tìm văn bản cũng dễ dàng, nhanh chóng. Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý văn bản không chỉ
giúp cho lãnh đạo cơ quan theo dõi tình hình quản lý văn bản đi – đến của nhân viên được dễ dàng, kịp thời đưa ra các chính sách chỉ đạo, điều hành mà cịn giúp tốc độ xử lý, giải quyết cơng việc của cán bộ, nhân viên được nhanh chóng.
Bộ đã kết nối hệ thống mạng LAN, các máy tính đều được kết nối Internet, do đó việc trao đổi thơng tin trở nên thuận tiện. Lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất tạo điều kiện xử lý, giải quyết cơng việc được nhanh chóng, kịp thời.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì cơng tác văn thư của Bộ khơng thể tránh khỏi những nhược điểm, hạn chế cần được nhìn nhận, khắc phục:
Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
+ Từ khi văn bản được soạn thảo đến khi được gửi đi phải qua nhiều bước thực hiện, rườm rà, gây mất nhiều thời gian, nhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.
+ Bên cạnh những văn bản đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức thì cịn tồn tại không nhỏ các văn bản mắc lỗi về kỹ thuật trình bày. Các lỗi mà cán bộ soạn thảo thường mắc phải như: cỡ chữ chưa thống nhất giữa các trang văn bản, cách trình bày các thành phần bắt buộc chưa thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Những sai sót này phần nào đã làm mất đi tính nghiêm túc, thống nhất và làm giảm hiệu lực pháp lý của văn bản.
Về quản lý văn bản đi: theo quy định, trước khi văn bản được gửi đi, cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuy nhiên, đôi khi do khối lượng công việc nhiều nên cán bộ văn thư đã không kiểm tra được kỹ về thể thức và kỹ thuật trình bày nên vẫn cịn tình trạng văn bản sai về thể thức.
Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến nhưng chưa được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. Do đó, việc quản lý văn bản có thể cịn gặp khó khăn, vì quản lý văn bản trên phần mềm nguy cơ mất cơ sở dữ liệu hoặc virus máy tính.
Việc đăng ký văn bản đi – đến trong môi trường mạng thực hiện theo công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng hiện nay là khơng cịn phù hợp.
Việc thực hiện lưu văn bản của các đơn vị cịn hạn chế, đơi khi cịn phụ thuộc nhiều vào văn thư cơ quan khi tra tìm tài liệu.
Về cơng tác lập hồ sơ:
+ Các đơn vị chưa có kế hoạch thống nhất và cụ thể về thời gian nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, khi nào nhiều văn bản thì các đơn vị chuyển xuống lưu trữ cơ quan, tài liệu cịn trong tình trạng bó gói.
+ Bộ chưa ban hành văn bản quy định cụ thể về xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm, chưa ban hành văn bản nêu rõ trách nhiệm của cán bộ văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị đối với cơng tác lập hồ sơ, vì vậy việc này chưa được các đơn vị quan tâm thực hiện. Đa số các cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm ở các đơn vị đều không lập hồ sơ, nếu có lập thì chất lượng hồ sơ cơng việc chưa cao.
Các mẫu sổ văn bản chưa được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiện cịn mang tính chủ quan, cịn tình trạng viết chung các năm trong một sổ.
Cơ sở vật chất đã được trang bị đầy đủ nhưng vẫn cịn có máy tính bị virus, hoạt động chậm, đơi khi gây ảnh hưởng đến q trình thực hiện cơng việc.
Nhân sự làm cơng tác văn thư có 03 người thực hiện, nhưng hiện nay có 01 cán bộ nghỉ chế độ thai sản nên lãnh đạo phải thường xuyên điều cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác để hỗ trợ thực hiện công việc, mà hàng ngày số lượng văn bản gửi đến Bộ nhiều dẫn đến ùn tắc, đôi khi văn bản đến phải để ngày hôm sau giải quyết.
2.3.3. Nguyên nhân
Công tác văn thư của Bộ vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Nguyên nhân của những hạn chế đó như sau:
Sự quan tâm của lãnh đạo về cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế, việc ban hành các văn bản của cơ quan hướng dẫn về nghiệp vụ cịn ít, chưa ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm.
Cán bộ soạn thảo văn bản đôi khi chỉ tập trung vào nội dung văn bản nên đã không chú trọng nhiều đến hình thức trình bày văn bản. Có thể là thực hiện theo chủ quan hoặc truyền từ người này sang người khác nên tình trạng văn bản sai cịn tồn tại.
Bên cạnh đó, cơng tác lập hồ sơ của văn thư cơ quan chưa được thực hiện tốt do tại bộ phận văn thư được phân công mỗi người một nhiệm vụ riêng biệt nên thời gian cho việc lập hồ sơ còn hạn chế. Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị chưa thực sự hiểu rõ về cơng tác lập hồ sơ, trình độ chun mơn về cơng tác văn thư chưa cao nên cơng tác này cịn nhiều yếu kém.
Cấp Lãnh đạo chưa có kế hoạch tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư.
Lãnh đạo Bộ không thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm đối với những trường hợp chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa tốt nên chưa tạo nề nếp trong công tác văn thư. Khơng đưa ra các hình thức khuyến khích, khen thưởng để nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn thư và cán bộ chuyên môn trong cơ quan trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của cơng tác văn thư.
Đội ngũ nhân sự cịn có cán bộ chưa đúng chun ngành, bố trí và sắp xếp chưa phù hợp. Cán bộ văn thư phải làm việc vất vả, khối lượng công việc nhiều nên đơi khi cịn phải làm việc ngồi giờ hành chính, nhưng tiền lương của họ thì vẫn cịn ở mức thấp dẫn đến tư tưởng của họ thay đổi, làm ảnh hưởng đến tâm lý, họ cần sự quan tâm và thích đáng.
Việc soạn thảo văn bản đơi khi vẫn cịn những văn bản ban hành sai về thể thức. Do tâm lý ngại và nể nên cán bộ văn thư không yêu cầu cán bộ chuyên môn soạn thảo lại văn bản trong trường hợp văn bản bị sai về thể thức.
Nhìn chung, nguyên nhân của những hạn chế về công tác văn thư tại Bộ LĐTB&XH là do cấp lãnh đạo cũng như cán bộ chưa nhận thức đầy đủ và sâu sắc tầm quan trọng của cơng tác văn thư. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư cần sự quan tâm chỉ đạo, giám sát của lãnh đạo Bộ; đòi hỏi sự nỗ lực của cán bộ văn thư cũng như các cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị và các cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ