B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.3. Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư
Do Bộ là cơ quan chuyên môn giúp việc cho Chính phủ quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội trong phạm vi cả nước. Do vậy hàng ngày phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến: + Nhận văn bản đến
+ Phân loại, bóc bì, đóng đấu đến + Trình văn bản đến
+ Đăng ký văn bản đến + Chuyển giao văn bản đến
+ Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến
- Đối với việc quản lý văn bản đi:
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi; + Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi;
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Giúp Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. + Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ cơ quan. - Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan. Để thực hiện tốt được các cơng việc, các hoạt động đó thì yếu tố khơng thể thiếu đó là về nhân sự. Các cơng việc, các hoạt động có được thực hiện tốt, đạt hiệu quả hay khơng thì phụ thuộc một phần rất lớn đến con người. Tại mỗi cơ quan, tổ chức thì các hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Để thực hiện, quản lý được tốt các văn bản, tài liệu đó thì nhân sự làm cơng tác văn thư có vai trị quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động đó, giữ vị trí then chốt trong cơng tác văn phịng.
Hiện nay, các cán bộ làm công tác văn thư tại Bộ đều có trình độ chun mơn nghiệp vụ tương đối cao, thực hiện được tốt các công việc được giao, các quy trình nghiệp vụ đều được thực hiện đầy đủ từng bước, theo đúng quy trình. Cụ thể về tình hình cán bộ làm cơng tác văn thư tại Bộ như sau:
Bảng 1. Bảng số lượng nhân sự làm công tác văn thư STT Họ và tên Năm
sinh Trình độ Chuyên ngành Số năm công tác
1 Vũ Thị Thu Hoài
1984 Đại học Văn thư – Lưu trữ 10 2 Bùi Đắc Hoàng 1988 Đại học Quản trị văn phòng 4
3 Vũ Thị Hòa 1988 Đại học Thư viện 4
Có 03 cán bộ thực hiện công tác văn thư, mỗi cán bộ được phân chia một trách nhiệm riêng biệt. Chuyên viên Vũ Thị Thu Hoài – chịu trách nhiệm về quản lý văn bản đi và đóng dấu. Nhân viên Bùi Đắc Hồng - chun trách về xử lý, trình
văn bản đến. Nhân viên Vũ Thị Hòa - chuyên trách về tiếp nhận văn bản đến và nhập văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản. Tuy là nhân viên không thuộc chuyên ngành Văn thư nhưng đồng chí Hịa đã làm quen và thường xun học tập nâng cao sự hiểu biết về cơng tác văn thư và đã có kinh nghiệm 4 năm tại vị trí này.
Việc bố trí, sắp xếp nhân sự tại bộ phận Văn thư của Bộ về trình độ đã tương đối hợp lý, đều là những cán bộ, nhân viên có trình độ Đại học.
Nhân sự làm cơng tác văn thư tại cơ quan là những chuyên viên, nhân viên trẻ, năng động, ln nhiệt tình trong cơng việc, giải quyết nhanh chóng cơng việc được giao và hồn thành xuất sắc cơng việc dựa trên kiến thức của mình.
Bộ phận văn thư có 03 cán bộ thực hiện, đảm nhiệm công tác văn thư. Tuy nhiên, khối lượng công việc tương đối nhiều nhưng số lượng cán bộ làm cơng tác văn thư ít, dẫn đến địi hỏi nhân sự làm công tác văn thư ngày càng phải tập trung hơn, cố gắng, làm việc tâm huyết, tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực hiện các cơng việc của mình để đạt được chất lượng cơng việc cao. Hiện nay, bộ phận văn thư có 01 nhân viên nghỉ chế độ thai sản nên công việc nhiều, lãnh đạo phải thường xuyên điều cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác để hỗ trợ.
Bên cạnh đó, mức thu nhập của cán bộ còn thấp dẫn đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, cơng chức, nhân viên cịn nhiều khó khăn, từ đó sẽ ảnh hưởng đến tâm lý của các cán bộ, nhân viên, người lao động. Do đó, họ sẽ có suy nghĩ chuyển cơng tác, chuyển đơn vị, dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng công việc và công tác tuyển dụng sau này.