B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư
Tổ chức bộ máy là việc thiết lập ra phịng hoặc bộ phận làm cơng tác văn thư.
Bộ LĐTB&XH là cơ quan thuộc Chính phủ, hàng ngày Bộ nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến, đồng thời cũng phát hành một số lượng không nhỏ văn bản đi.
Căn cứ vào khối lượng công việc, Bộ tổ chức văn thư theo hình thức tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, đóng dấu,…đều tập trung tại bộ phận văn thư.
Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của Văn thư trong mọi hoạt động của Bộ, Bộ đã thiết lập Phịng Hành chính để quản lý cơng tác văn thư của cơ quan, bao gồm 01 Trưởng phòng quản lý chung hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm về công tác văn thư. Phịng Hành chính được bố trí một phịng làm việc riêng, bên trong là phịng làm việc của Trưởng phịng Hành chính tạo điều kiện cho việc giải quyết, xử lý văn bản và dễ dàng trong việc quản lý nhân viên. Phịng Hành chính được bố trí ngay tầng 1 gần cổng ra vào của cơ quan nên thuận tiện cho việc giao nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến.
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay. Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việc của các đơn vị, phòng ban trong cơ quan rút ngắn thời gian ban hành vì khơng phải mất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán. Bên cạnh đó việc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quả hơn nhất là đối với cơ quan có khối lượng cơng việc nhiều như Bộ LĐTB&XH.
các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến; đóng dấu, đăng ký vào phần mềm quản lý và làm thủ tục gửi văn bản đi của Bộ và các Vụ đều tập trung ở bộ phận Văn thư.
Tuy nhiên, tổ chức văn thư tập trung cũng có những mặt hạn chế:
Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lý theo mơ hình tập trung, thống nhất thực hiện nghiệp vụ, vì vậy khơng có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong cơng tác văn thư.
Mơ hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc cơng việc tập trung nhiều dẫn đến ứ đọng, cán bộ, nhân viên văn thư làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong cơng việc.
Văn bản đến tập trung tại Văn thư Bộ dẫn đến việc đi lại lấy văn bản của các đơn vị sự nghiệp khơng nằm trong khn viên của Bộ mà cịn ở khu vực khác như: Cục Người có cơng, Tạp chí Lao động và Xã hội,….. cịn gặp khó khăn, mất nhiều thời gian, đôi khi gây ảnh hưởng đến việc giải quyết công việc.