Thẩm quyền ký văn bản

B. PHẦN NỘI DUNG

2.2.4.4.Thẩm quyền ký văn bản

2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng

2.2.4.4.Thẩm quyền ký văn bản

Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 của Bộ trưởng Bộ LĐTB&XH về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ LĐTB&XH và các quy định khác của pháp luật.

Bộ trưởng Bộ LĐTB&XH có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Bộ LĐTB&XH ban hành.

Ngồi ra, Bộ trưởng cịn giao cho các Thứ trưởng điều hành, giải quyết và ký các văn bản khác mà Thứ trưởng đó phụ trách.

Bộ trưởng giao cho Chánh Văn phòng và Vụ trưởng của các Vụ ký thừa lệnh các văn bản khi Bộ trưởng cho phép.

Các Trưởng phòng ký thừa lệnh Chánh Văn phòng Bộ ký các văn bản mà thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

Nhìn chung, việc ký ban hành văn bản của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là đúng thẩm quyền ban hành theo quy định.

2.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến

Bên cạnh việc ban hành văn bản, Bộ LĐTB&XH còn nhận được nhiều văn bản từ các cơ quan, tổ chức khác gửi đến. Văn bản gửi đến Bộ từ nhiều tác giả khác nhau: từ cấp trên gửi xuống (Quốc hội, Chính phủ,..), từ các cơ quan ngang cấp gửi đến (Bộ Nội vụ, Bộ Y tế,…..), từ cấp dưới gửi lên (các Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở Lao động – Thương binh và Xã hội,….), đơn thư của các cá nhân.

Tất cả văn bản đến Bộ đã được Văn thư Bộ thực hiện theo Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ và được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Bước 2. Trình, chuyển giao văn bản đến

Bước 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến * Tiếp nhận văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhận văn bản đến đã thực hiện nghiêm túc khi tiếp nhận văn bản từ cơ quan, tổ chức khác gửi đến như: kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong,.. trên bì văn bản với sổ giao nhận, sau đó mới ký nhận văn bản. Có những trường hợp gửi nhầm địa chỉ thì Văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi.

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư Bộ đã kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện sai sót thì Văn thư đã kịp thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

(Nguồn: Báo cáo cơng tác năm Phịng Hành chính (Phụ lục 05), Bộ phận Văn thư)

Qua biểu đồ trên, có thể thấy được hàng năm Bộ tiếp nhận văn bản đến từ các cơ quan, tổ chức khác gửi đến với số lượng lớn và hầu như đều tăng qua các năm, riêng năm 2014 thì số lượng văn bản đến có giảm so với các năm cịn lại. Số lượng văn bản đến có sự chênh lệch tương đối đồng đều giữa các năm.

Số lượng văn bản mật đến gửi đến Bộ qua các năm hầu như đều tăng, năm 2014 giảm một lượng không đáng kể. Từ năm 2010 đến năm 2011 tăng 51 văn bản; năm 2012 tăng 124 văn bản so với năm 2011; năm 2013 tăng 72 văn bản so với năm 2012; năm 2014 giảm 23 văn bản so với năm 2013; năm 2015 tăng một số lượng tương đối nhiều là 132 văn bản.

Ngoài việc tiếp nhận văn bản đến và văn bản mật đến thì hàng năm Bộ còn tiếp nhận một số lượng đơn thư gửi đến. Số lượng đơn thư đến thì có sự tăng giảm không đồng đều giữa các năm. Từ năm 2010 đến năm 2011 tăng 27 văn bản; năm 2012 giảm 489 văn bản so với năm 2011; năm 2013 tăng 640 văn bản; năm 2014 thì tăng nhanh so với năm 2013 với số lượng là 3154 văn bản; năm 2015 giảm 2314 văn bản so với năm 2014.

Nhìn chung, Bộ là cơ quan của Chính phủ có cơ cấu tổ chức lớn, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động, người có cơng và xã hội trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh

vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ nên số lượng văn bản gửi đến Bộ hàng năm là rất lớn, do đó trách nhiệm của cơ quan, đơn vị đối với việc xử lý các văn bản cần phải thực hiện, giải quyết một cách nghiêm túc, chính xác và khoa học.

* Phân loại và bóc bì văn bản:

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư tiến hành phân loại và bóc bì văn bản. Việc phân loại văn bản đã giúp cho cán bộ Văn thư xác định chính xác loại văn bản cần đăng ký vào Phần mềm quản lý văn bản và loại văn bản không phải đăng ký.

- Phân loại văn bản bao gồm:

+ Loại được phép bóc bì: Gồm các văn bản gửi đến Bộ, gửi đến các Vụ.

+ Loại khơng được phép bóc bì: Gồm tất cả các văn bản mà ngồi bì thư ghi đích danh cá nhân, các Cục, Tổng Cục, Thanh tra Bộ, Trung tâm, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ. Ví dụ như: ngồi bì thư gửi đích danh tên của Bộ trưởng Phạm Thị Hải Chuyền, tên Thứ trưởng hoặc tên Chánh Văn phòng Bộ; gửi tới Cục Việc làm, Cục An tồn lao động, Tạp chí Lao động và Xã hội,…thì Văn thư Bộ khơng được bóc bì.

- Bóc bì văn bản: Khi thực hiện việc bóc bì văn bản, nhân viên Văn thư đã thực hiện rất thận trọng và tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Những phong bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn”, “Hỏa tốc” gửi đến cho Bộ thì được nhân viên Văn thư bóc ngay sau khi nhận được để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, các Cục, Tổng Cục, Thanh tra Bộ, Trung tâm thì nhân viên Văn thư khơng bóc bì và đã phân chia để vào các ô đựng tài liệu của từng đơn vị.

+ Khi bóc bì văn bản, nhân viên Văn thư đã thực hiện nhẹ nhàng và khéo léo, chưa có trường hợp nào văn bản bị rách hoặc cắt vào văn bản. Sau đó lấy văn bản, đối chiếu số, ký hiệu ghi ở ngồi phong bì với số, ký hiệu ghi ở bên trong văn bản. Những văn bản gửi khơng đúng địa chỉ thì nhân viên văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản, nhân viên Văn thư đã ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so

với ngày đến thì nhân viên Văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó.

+ Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: được nhân viên văn thư đảm bảo tuyệt đối về bí mật nội dung thơng tin của văn bản và được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản mật đến của Bộ và trình kịp thời cho Lãnh đạo.

* Đóng dấu Đến, ghi số đến, ngày đến

- Mọi văn bản gửi đến cho Bộ được nhân viên văn thư đóng dấu “Đến” lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày, tháng đến Bộ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Mẫu dấu “Đến” của Bộ (Phụ lục 10)

- Sau khi đã phân loại, bóc bì văn bản thì nhân viên văn thư đóng dấu “Đến” lên các văn bản. Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải đóng dấu “Đến”, những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng dấu “Đến”.

- Dấu “Đến” được nhân viên Văn thư đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số, ký hiệu của những văn bản có tên loại, dưới phần trích yếu nội dung đối với cơng văn hoặc khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Sau khi văn bản đã được đóng dấu “Đến” thì sẽ được Trưởng phịng Hành chính xử lý sơ bộ (ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào mục Chuyển trên dấu “Đến”).

* Đăng ký văn bản đến:

Để quản lý văn bản được chặt chẽ, khoa học và tra tìm nhanh chóng, chính xác thì hiện nay, bộ phận văn thư của Bộ đang sử dụng phần mềm eMolisa – Phần mềm quản lý văn bản do chính Trung tâm Thơng tin của Bộ tạo ra và được đưa vào sử dụng từ năm 2008. Các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản.

Hình ảnh giao diện đăng ký văn bản đến (Phụ lục 11)

Ngoài các loại văn bản đăng ký vào phần mềm thì các văn bản mật được đăng ký riêng vào Sổ văn bản mật

Ngoài các văn bản gửi đến Bộ thì cịn có các đơn thư khiếu nại. Đơn thư được đăng ký vào chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại.

Hình ảnh giao diện chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại (Phụ lục 13)

* Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình kịp thời cho Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng Bộ xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn đã được Văn thư Bộ trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được cho Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng.

Căn cứ vào ý kiến phân phối của Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng Bộ, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn thư ghi số, ký hiệu văn bản đi của Bộ, của Văn phòng Bộ và ghi số đến đối với những văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối của Lãnh đạo vào Sổ giao nhận tài liệu của các đơn vị, sau đó được để vào ơ đựng tài liệu của từng đơn vị. Hàng ngày, Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị sẽ đến lấy văn bản và ký nhận vào Sổ.

Việc chuyển giao văn bản đã được cán bộ văn thư bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định, theo quy định của cơ quan. Những văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn đã được các đơn vị, cá nhân giải quyết trước.

Phòng Thư ký – Tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định để việc giải quyết văn bản được tiến hành nhanh chóng, kịp thời nhất là với những văn bản khẩn.

Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đi, văn bản đến báo cáo Chánh Văn phòng theo tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu.

Đối với những văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ đã có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến đã được nhân viên văn thư thực hiện khá đầy đủ theo các bước, các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều

được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản, tạo điều kiện giải quyết nhanh chóng trong việc tra tìm văn bản so với tra tìm thủ cơng, quản lý văn bản cũng chặt chẽ hơn và tính bảo mật cao. Vì muốn đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản của Bộ thì phải có tên truy cập và mật khẩu truy cập. Các văn bản mật đến được đăng ký vào một sổ riêng, tạo điều kiện cho việc tra tìm, mặc dù là theo hình thức thủ cơng. Tuy nhiên, một số văn bản trình Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phịng để xử lý đơi khi còn chưa đảm bảo về thời gian do Lãnh đạo đi vắng.

2.2.6. Quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi tại Bộ LĐTB&XH được văn thư Bộ thực hiện theo Quy chế văn thư và lưu trữ và được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1. Văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành của văn bản

Bước 2. Đăng ký văn bản đi

Bước 3. Nhân bản văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).

Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản.

Bước 5. Lưu văn bản đi

* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành của văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ đã kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản + Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan được ghi theo hệ thống số chung của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý: Quyết định, Cơng văn, Tờ trình, Báo cáo, Văn bản mật, Chỉ thị, Đơn thư đi, Văn bản của Văn phòng Bộ, Văn bản của Ban Cán sự mỗi loại văn bản được nhân viên văn thư ghi riêng một hệ thống số.

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

Việc ghi số văn bản hành chính được cán bộ Văn thư thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

+ Ghi ngày, tháng của văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Văn bản mật đi được cán bộ văn thư đánh số riêng.

* Đăng ký văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan được văn thư đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản. Việc đăng ký văn bản đi vào phần mềm được thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mơi trường mạng.

Hình ảnh giao diện đăng ký văn bản đi (Phụ lục 14)

* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Nhân bản:

Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm nhân bản văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Số lượngvăn bản cần nhân bản được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản hoặc theo yêu cầu cụ thể của người có thẩm quyền ký văn bản.

- Đóng dấu cơ quan:

Sau khi đã nhân bản văn bản theo đúng số lượng xác định, văn thư Bộ tiến hành đóng dấu cơ quan lên văn bản. Nhân viên văn thư Bộ đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định và đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: được cán bộ Văn thư thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Đóng dấu chỉ các mức độ mật và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

- Đóng dấu giáp lai: dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản, 01 dấu tối đa là 05 trang văn bản. (Phụ lục 15)

- Đối với các phụ lục kèm theo: dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một