Quy trình soạn thảo văn bản

B. PHẦN NỘI DUNG

2.2.4.1.Quy trình soạn thảo văn bản

2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng

2.2.4.1.Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các cơng việc cần tiến hành trong q trình soạn thảo một văn bản để ban hành.

2.2.4.1.1. Quy trình soạn thảo Thơng tư

Quy trình soạn thảo Thơng tư của Bộ được thực hiện theo Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 của Quốc hội Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1. Lập chương trình xây dựng Thơng tư

- Cơ sở thực tiễn: thực trạng đời sống kinh tế - xã hội của đất nước - Cơ sở pháp lý: những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan - Cơ sở chính trị: các văn bản của Đảng

- Nội dung của chương trình xây dựng Thơng tư

+ Danh mục các văn bản cần ban hành, được xây dựng trên cơ sở cân nhắc nhu cầu điều chỉnh pháp luật, khả năng xây dựng pháp luật trong thời gian thực hiện chương trình.

+ Cơ quan soạn thảo được xác định trên cơ sở thẩm quyền và năng lực thực tiễn của các chủ thể có liên quan tới hoạt động xây dựng pháp luật.

+ Dự kiến thời gian trình dự thảo văn bản.

+ Dự trù kinh phí cần thiết cho việc thực hiện chương trình.

Bước 2. Thành lập Ban soạn thảo Thơng tư

Tùy từng trường hợp mà Ban soạn thảo có thể chỉ bao gồm cán bộ, công chức trong một cơ quan, tổ chức nhất định, nhưng cũng có thể là người của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau hoặc đơn vị khác nhau phối hợp.

Bước 3. Soạn thảo Thông tư

Xây dựng đề cương chi tiết của dự thảo Thông qua đề cương

Soạn thảo văn bản

- Bộ trưởng chỉ đạo việc xây dựng, ban hành thông tư; phân cơng đơn vị thuộc Bộ chủ trì phối hợp với tổ chức pháp chế trong trường hợp tổ chức pháp chế khơng chủ trì soạn thảo và các đơn vị có liên quan tổ chức soạn thảo thơng tư.

- Trong quá trình soạn thảo, Bộ phải lấy ý kiến đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản; nêu những vấn đề cần xin ý kiến phù hợp với từng đối tượng lấy ý kiến và xác định cụ thể địa chỉ tiếp nhận ý kiến; đăng tải toàn văn dự thảo

trên Cổng thơng tin điện tử của Chính phủ và cổng thơng tin điện tử của Bộ trong thời gian ít nhất là 60 ngày.

Tùy theo tính chất và nội dung của dự thảo, Bộ có thể lấy ý kiến của các Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức khác, các chuyên gia, nhà khoa học. Cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị góp ý kiến.

- Đơn vị được phân công soạn thảo chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu, tiếp thu ý kiến, hoàn thiện dự thảo.

Bước 4. Thẩm định dự thảo thông tư

Vụ Pháp chế có trách nhiệm thẩm định dự thảo thơng tư trước khi trình Bộ trưởng. Sau đó, gửi hồ sơ thẩm định bao gồm:

+ Tờ trình về dự thảo thơng tư + Dự thảo thông tư

+ Bản tổng hợp, giải trình tiếp thu ý kiến của cơ qan, tổ chức, cá nhân và đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của dự thảo; bản chụp ý kiến góp ý.

+ Báo cáo đánh giá tác động; bản đánh giá thủ tục hành chính trong trường hợp được luật giao quy định thủ tục hành chính; báo cáo về lồng ghép vấn đề bình đẳng giới (nếu có)

+ Tài liệu khác (nếu có)

Bước 5. Thơng qua Dự thảo thơng tư

Ban soạn thảo có văn bản trình dự thảo rồi sau đó gửi hồ sơ dự thảo thơng tư trình Bộ trưởng. Hồ sơ dự thảo gồm:

+ Tờ trình Bộ trưởng về dự thảo thơng tư + Dự thảo thông tư

+ Báo cáo thẩm định; báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định.

+ Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân và đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của dự thảo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

+ Báo cáo đánh giá tác động; bản đánh giá thủ tục hành chính trong trường hợp được luật giao quy định thủ tục hành chính; báo cáo lồng ghép vấn đề bình

đẳng giới (nếu có).

+ Tài liệu khác (nếu có)

Bước 6. Xem xét, ký ban hành Thơng tư

Đơn vị chủ trì soạn thảo báo cáo Bộ trưởng về dự thảo Thông tư. Trong trường hợp dự thảo cịn vấn đề có ý kiến khác nhau giữa các đơn vị thì Vụ Pháp chế chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan thống nhất ý kiến trước khi trình Bộ trưởng. Căn cứ vào ý kiến tại cuộc họp này, đơn vị chủ trì soạn thảo phối hợp với Vụ Pháp chế, các đơn vị có liên quan chỉnh lý, hồn thiện dự thảo Thơng tư trình Bộ trưởng.

Bộ trưởng xem xét và ký ban hành Thông tư.

2.2.4.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính của Bộ được thực hiện theo Quy chế Văn thư và Lưu trữ của Bộ và được thực hiện như sau:

Bước 1. Chuẩn bị

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập và xử lý thông tin;

- Xây dựng đề cương.

Bước 2. Viết bản thảo

Căn cứ thông tin đã thu thập và đề cương, tiến hành viết bản thảo. Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. Bản thảo được viết đi viết lại nhiều lần và kiểm tra về hình thức và nội dung.

Bước 3. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung bản thảo theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký.

Trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Chánh Văn phịng Bộ giúp Bộ trưởng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ và ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Bước 5. Ký văn bản

Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 của Bộ trưởng Bộ LĐTB&XH về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ LĐTB&XH và các quy định khác của pháp luật.

Bước 6. Hoàn thiện thể thức văn bản

- Văn thư ghi số, ngày tháng văn bản - Nhân bản văn bản

- Đóng dấu

Bước 7. Làm thủ tục ban hành, chuyển giao văn bản.

Về công tác xây dựng và ban hành văn bản, hàng năm Bộ xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Thông tư và ban hành các loại văn bản hành chính. Hàng năm, Bộ đã ban hành các loại văn bản hành chính với số lượng lớn, như: Cơng văn, Quyết định, Tờ trình, …… Có thể thấy rõ số lượng văn bản ban hành qua số liệu từ bảng thống kê sau:

Bảng 2. Bảng thống kê một số loại văn bản của Bộ được ban hành từ năm 2010 – 2015

Đơn vị: Văn bản STT Tên loại văn bản ban hành Năm 2010 2011 2012 2013 2014 2015 1 Quyết định 1626 1734 1922 1829 1691 1863 2 Công văn 4448 4683 4920 4713 4913 5232 3 Báo cáo 109 108 109 102 116 107 4 Thông tư 36 41 36 31 31 53 5 Tờ trình 80 69 90 90 101 108 6 Văn bản mật 72 57 92 135 125 148 7 Chỉ thị 02 01 02 01 01 01

8 Đơn thư đi 379 268 244 141 120 58 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

(Nguồn: Báo cáo công tác năm Phịng Hành chính (Phụ lục 05), Bộ phận Văn thư)

Cơng văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, là phương tiện giao tiếp của cơ quan, tổ chức với các cơ quan Nhà nước cấp trên, cấp dưới và với công dân. Đặc biệt Bộ LĐTB&XH là cơ quan của Chính phủ, có cơ cấu tổ chức lớn, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động, người có cơng và xã hội trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Do đó, số lượng Cơng văn của Bộ ban hành trong các năm đều nhiều.

Qua bảng số liệu trên, ta có thể thấy rõ số lượng Công văn ban hành qua từng năm như sau: từ năm 2010 đến năm 2012, số lượng văn bản tăng đều qua các năm. Từ năm 2010 đến năm 2011 tăng 235 văn bản, từ năm 2011 đến năm 2012 tăng 237 văn bản. Tuy nhiên đến năm 2013 thì số lượng văn bản của Bộ ban hành lại giảm xuống, giảm 207 văn bản so với năm 2012. Đến năm 2014, số lượng văn bản lại tăng lên 200 văn bản so với năm 2013. Năm 2015, số lượng văn bản tăng 319 văn bản so với năm 2014.

Nhìn chung, số lượng Cơng văn của Bộ ban hành qua các năm nhiều và hầu như đều tăng qua các năm, chỉ riêng năm 2013 là giảm. Với số lượng văn bản ban hành nhiều, điều đó cho thấy hoạt động trao đổi cơng việc của Bộ với các cơ quan, tổ chức khác ngày càng nhiều, giúp cho hoạt động của Bộ thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực mà Bộ quản lý.

Song song với Cơng văn thì số lượng Quyết định của Bộ ban hành với một lượng đáng kể. Tuy nhiên, số lượng văn bản qua các năm có sự tăng giảm khơng đồng đều. Từ năm 2010 đến năm 2011 tăng 108 văn bản; năm 2012 tăng 188 văn bản so với năm 2011; năm 2013 giảm 93 văn bản so với năm 2012; năm 2014 giảm 138 văn bản so với năm 2013; năm 2015 lại tăng 172 văn bản so với năm 2014. Nhìn chung, với số lượng Quyết định ban hành qua các năm cho thấy hoạt động và khối lượng công việc của Bộ nhiều, khẳng định đến việc tăng cường quản lý của Bộ đối với lĩnh vực mà Bộ quản lý.

Số lượng báo cáo, tờ trình, văn bản mật của Bộ qua các năm cũng có sự thay đổi và tăng giảm không đều.

Số lượng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ là Thông tư được ban hành qua các năm cũng đáng kể, có sự tăng giảm khơng đều qua các năm. Tuy nhiên, cho đến năm 2015 thì số lượng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ ban hành tăng lên nhanh chóng. Điều đó cho thấy hoạt động chỉ đạo, quản lý và điều hành của Bộ trong lĩnh vực mà Bộ quản lý đối với cấp dưới ngày càng được quan tâm, chỉ đạo các cơ quan cấp dưới phải tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ.

Số lượng văn bản Chỉ thị ban hành của Bộ qua các năm là rất ít, chỉ 01 đến 02 văn bản trong một năm.

Ngoài các văn bản do Bộ ban hành thì cịn có đơn thư đi của Bộ, số lượng đơn thư đi giảm nhanh và liên tục qua các năm. Qua đó, cho thấy hoạt động quản lý của Bộ những năm gần đây ngày càng có hiệu quả, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực Bộ phụ trách.

Ngoài các loại văn bản của Bộ ban hành thì Văn phịng Bộ cũng ban hành một số lượng văn bản tương đối nhiều, có thể thấy rõ số lượng văn bản qua biểu đồ sau:

(Nguồn: Báo cáo cơng tác năm Phịng Hành chính (Phụ lục 05), Bộ phận Văn thư)

Không những văn bản của Bộ được ban hành với số lượng nhiều mà văn bản của Văn phòng Bộ cũng được ban hành tương đối nhiều, có sự tăng giảm khơng đồng đều qua các năm. Từ năm 2010 đến năm 2011 tăng 155 văn bản; từ năm 2011 đến năm 2012 tăng 74 văn bản; năm 2013 thì số lượng văn bản lại giảm 19 văn bản so với năm 2012; năm 2014 tăng 157 văn bản; năm 2015 tăng 49 văn bản. Với số lượng văn bản ban hành như trên, cho thấy hoạt động của Văn phịng cũng đóng góp một phần lớn trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ.

Nhìn chung, các loại văn bản của Bộ ban hành qua các năm đều tăng, khối lượng công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của Bộ ngày càng nhiều, hoạt động quản lý và điều hành của Bộ và của Văn phòng Bộ ngày càng lớn.

Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ LĐTB&XH đều được tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan. Văn bản được kiểm tra tương đối kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được sai sót, bảo đảm đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có tính khả thi và tính khoa học cao. Những năm gần đây thì việc soạn thảo văn bản của Bộ đã được thực hiện khá tốt, việc sai sót là đã hạn chế về thể thức và kỹ thuật trình bày. Tuy nhiên, từ khi văn bản được soạn thảo đến khi được gửi đi phải qua rất nhiều khâu rườm rà, mất nhiều thời gian, gây tâm lý không tốt cho người soạn thảo, nhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.