B. PHẦN NỘI DUNG
2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH Bộ LĐTB&XH
2.1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH Bộ LĐTB&XH
Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH.
2.1.1.1. Vị trí, chức năng
Bộ LĐTB&XH là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ LĐTB&XH thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án, dự thảo, chỉ thị, chương trình mục tiêu quốc gia,…. chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, các dự án, cơng trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ hoặc theo phân công.
Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia,…; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Bộ còn quy định, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát trên một số lĩnh vực sau:việc làm và bảo hiểm thất nghiệp; người lao động Việt Nam đi làm
việc ở nước ngoài theo hợp đồng; dạy nghề; lao động, tiền lương; bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện; an tồn lao động; người có cơng; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phịng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới; dịch vụ công; thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội.
Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu.
Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội theo quy định của pháp luật.
Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;
Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội.
Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Bao gồm Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTB&XH (Phụ lục 01)
2.1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ được quy định cụ thể tại Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng 7 năm 2013 của Bộ LĐTB&XH.
2.1.2.1. Chức năng
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ LĐTB&XH, có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ. Văn phịng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Tổng hợp, xây dựng và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác, các văn bản hành chính thơng thường của Bộ; lập báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ đã được phê duyệt.
2. Trình Bộ phân cơng nhiệm vụ và đơn đốc, giám sát việc thực hiện các nội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết, chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nước ban hành.
3. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo
4. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ.
5. Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ.
6. Công tác Thi đua - Khen thưởng
7. Tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt động của ngành LĐTB&XH ở trong nước và ngoài nước.
8. Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
9. Tổ chức thực hiện công tác hậu cần: Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp cho cơ quan; Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của cơ quan. Quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của
pháp luật và của Bộ. Công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt, bão. Bảo đảm an tồn vệ sinh, mơi trường, cơng tác y tế đối với cơ quan Bộ. Tổ chức thực hiện cơng tác quốc phịng, an ninh của Bộ và cơ quan Bộ. Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ. Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất - kỹ thuật.Thực hiện cơng tác kế tốn, tài chính của cơ quan Bộ.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định.
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Văn phịng Bộ có Chánh Văn phịng Bộ, các Phó Chánh Văn phịng Bộ và một số công chức, viên chức, người lao động
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục 02)
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phịng Bộ LĐTB&XH
2.2.1. Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư 2.2.1.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng 2.2.1.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
Chánh Văn phòng Bộ là người trực tiếp giúp Bộ trưởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chung của Văn phịng, trong đó có cơng tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm làm các cơng việc sau: - Đối với văn bản đi:
+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;
+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do Văn phòng Bộ ban hành;
+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng;
+ Xem xét và chịu trách nhiệm ký về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đối với tất cả các văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Bộ ký;
- Đối với văn bản đến:
Chánh văn phòng xem xét các văn bản và cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Lãnh đạo Bộ những công việc quan trọng.
- Đối với việc lập hồ sơ:
Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng kế hoạch lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
Chánh văn phòng giúp Bộ trưởng kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định.
Thơng qua các hoạt động này, lãnh đạo Văn phịng đã thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản trên cơ sở các quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
2.2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư thư
2.2.1.2.1. Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP;
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
2.2.1.2.2. Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư.
Xác định được vị trí và vai trị của hoạt động Văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng, trên cơ sở các văn bản của Nhà nước ban hành quy định về công tác văn thư, Lãnh đạo Văn phòng Bộ đã tham mưu cho Bộ trưởng ban hành các văn bản chỉ đạo nhằm cụ thể hóa các quy định nêu trên.
+ Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc sử dụng tờ trình và phiếu trình khi trình lãnh đạo Bộ;
+ Cơng văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Công văn số 3043/LĐTBXH-VP ngày 31 tháng 8 năm 2006 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về soạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh;
+ Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế làm việc của Bộ;
+ Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30 tháng 3 năm 2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lao động, thương binh và xã hội;
+ Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03 tháng 10 năm 2013 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư (Phụ lục 03)
Công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư của Bộ được thực hiện theo các quy định của Nhà nước và các văn bản của Bộ ban hành. Dựa trên các văn bản của Nhà nước mà Bộ cũng đã xây dựng được một số văn bản riêng cho cơ quan. Tuy nhiên, các văn bản đó cịn mang tính chất chung và đã ban hành từ lâu. Năm 2013, Bộ đã ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ, chưa ban hành thêm một
số văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác văn thư, cơng tác lập hồ sơ. Do đó, cấp Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác văn thư, sớm tham mưu cho Lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, công chức, nhân viên đối với việc thực hiện công tác văn thư.
2.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư
Tổ chức bộ máy là việc thiết lập ra phịng hoặc bộ phận làm cơng tác văn thư.
Bộ LĐTB&XH là cơ quan thuộc Chính phủ, hàng ngày Bộ nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến, đồng thời cũng phát hành một số lượng không nhỏ văn bản đi.
Căn cứ vào khối lượng công việc, Bộ tổ chức văn thư theo hình thức tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, đóng dấu,…đều tập trung tại bộ phận văn thư.
Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của Văn thư trong mọi hoạt động của Bộ, Bộ đã thiết lập Phịng Hành chính để quản lý cơng tác văn thư của cơ quan, bao gồm 01 Trưởng phòng quản lý chung hoạt động của phịng và chịu trách nhiệm về cơng tác văn thư. Phịng Hành chính được bố trí một phịng làm việc riêng, bên trong là phòng làm việc của Trưởng phòng Hành chính tạo điều kiện cho việc giải quyết, xử lý văn bản và dễ dàng trong việc quản lý nhân viên. Phịng Hành chính được bố trí ngay tầng 1 gần cổng ra vào của cơ quan nên thuận tiện cho việc giao nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến.
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay. Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việc của các đơn vị, phòng ban trong cơ quan rút ngắn thời gian ban hành vì khơng phải mất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán. Bên cạnh đó việc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quả hơn nhất là đối với cơ quan có khối lượng cơng việc nhiều như Bộ LĐTB&XH.
các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến; đóng dấu, đăng ký vào phần mềm quản lý và làm thủ tục gửi văn bản đi của Bộ và các Vụ đều tập trung ở bộ phận Văn thư.
Tuy nhiên, tổ chức văn thư tập trung cũng có những mặt hạn chế:
Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lý theo mơ hình tập trung, thống nhất thực hiện nghiệp vụ, vì vậy khơng có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong cơng tác văn thư.
Mơ hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc cơng việc tập trung nhiều dẫn đến ứ đọng, cán bộ, nhân viên văn thư làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai